Какую функцию выполняет личное дело?
Дело позволяет проследить, как применялись права и обязанности от возникновения трудовых отношений до их прекращения. Трудовой договор, отпуск, заработная плата, рабочее время, обучение, медицинская пригодность и документы о прекращении должны подтверждать друг друга. Папка, в которой подпись получена только при приёме на работу и которая не обновляется годами, эту функцию не выполняет.
Статья 75 не устанавливает закрытого перечня, в котором по одному перечислялись бы все документы, которые работодатель обязан хранить. Помимо сведений об удостоверении личности она отсылает к обязанностям по ведению записей, вытекающим из Закона о труде и иного законодательства. Поэтому любой готовый перечень под названием «двадцать обязательных по закону документов» нельзя использовать без учёта различий должностей и рабочих мест. [K01]
Хранить документ и доказать событие — не одно и то же
Подписанная форма обучения сама по себе не устраняет того, что обучение фактически не проводилось, форма отпуска — того, что работника фактически привлекали к работе, а ведомость — того, что платёж не производился. Доказательственная сила дела зависит от согласованности с фактической практикой и иными записями. Сохраняя документы, которые он считает выгодными для себя, работодатель не должен убирать из дела объяснения и возражения работника.
Выстраивайте дело на трёх этапах работы
| Этап | Основные группы записей | Цель контроля |
|---|---|---|
| Приём на работу | Удостоверение личности, договор, должность, необходимые сведения о здоровье/квалификации, уведомления и обучение | Установление условий начала работы |
| Период работы | Заработная плата, табель, отпуск, изменения, эффективность, обучение и объяснения | Отслеживание фактического применения прав |
| Увольнение | Уведомление, при необходимости объяснение и соответствующий процесс, расчёт, оплата, передача и справка о работе | Документирование прекращения и последующих обязанностей |
Эта классификация является рекомендуемым управленческим порядком. Может потребоваться вести медицинское дело физически или электронно отдельно и с более ограниченным доступом. Категория персональных данных, основание и срок хранения каждой группы записей должны определяться отдельно.
Записи раздела «Приём на работу»
Хранятся подписанная версия договора и приложений, документы и сертификаты, которых действительно требует должность, уведомления в социальное страхование и информирование работника. Неверно переносить в личное дело без отбора все документы кандидата, поданные при обращении. Сведения, которые для целей приёма на работу больше не нужны, должны быть отделены.
Заявление о семейном положении для AGİ (минимальный прожиточный вычет, asgari geçim indirimi), значащееся в старых контрольных листах, не следует запрашивать так, как будто для актуальных выплат заработной платы по-прежнему существует общая обязанность предоставлять новый документ. С отменой практики AGİ с 2022 года актуальный порядок изменился. Законное хранение документа за прошлый период и повторный сбор одних и тех же сведений у всех работников сегодня — разные вещи. [K18]
Записи периода работы
Определение заработной платы и её изменения, ведомость и платёж, фактический табель, согласие на сверхурочную работу и уведомление об отзыве, запись заявления/одобрения/использования отпуска, обучение и изменение должности необходимо вести раздельно. Наличие заявления об отпуске само по себе может не показывать фактического использования, а составление ведомости — выплаты заработной платы.
Если используется система оценки эффективности, должны сохраняться уведомление о целях, метод оценки и возражение работника. В дисциплинарном деле событие, требование объяснения, ответ и решение — отдельные записи. Эти документы нельзя создавать впоследствии задним числом; история редакций должна оставаться видимой.
Записи раздела «Увольнение»
Уведомление о прекращении, вручение, при наличии — объяснение и оценка, расчёт требований, банковский след платежа, возврат материальных ценностей и справка о работе должны быть согласованы между собой. Порядок справки о работе по ст. 28 Закона о труде не должен ставиться в зависимость от подписания расписки об отсутствии претензий (ibraname). Запись об увольнении в SGK — административное действие, отдельное от уведомления о расторжении. [K01][K11]
Если используется расписка об отсутствии претензий, условия ст. 420 Кодекса обязательств (TBK) проверяются отдельно. Общая подпись «претензий не имею», полученная в день увольнения, не является документом, закрывающим все денежные риски дела. [K04][D04]
Как отличить обязательный документ от лишних данных?
Цель и основание для каждого вида данных
По каждому документу следует задать вопрос: какую правовую или операционную потребность он удовлетворяет, какие данные действительно необходимы, кто их будет использовать и как долго они будут храниться? Наличие трудовых отношений не даёт права исследовать всю личную жизнь работника. Ст. 419 TBK и принцип KVKK, согласно которому данные должны быть связаны с целью, ограничены и соразмерны, оцениваются совместно. [K04][K07]
Например, документ о профессиональной квалификации, соответствующей работе, и все записи актов гражданского состояния не связанных с работой членов семьи работника не обладают одинаковой необходимостью. То, что номер банковского счёта хранится для выплат, не оправдывает требования всех банковских операций работника. То, что публикации кандидата в социальных сетях общедоступны, также не означает, что их можно подшивать в дело для любых целей.
Явное согласие не устраняет всех недостатков
Общий текст явного согласия, подписанный работником, не устраняет проверки законной цели и соразмерности. Если имеется подходящее основание — такое как исполнение законной обязанности, исполнение договора или защита права, — его необходимо определить. Когда же требуется согласие, нужна свободная, определённая и основанная на информировании воля; продолжение работы не следует ставить в зависимость от согласия на ненужные действия. [K07]
Уведомление об обработке объясняет, с какой целью обрабатываются данные. Получение уведомления на руки не является неограниченным одобрением. Смешение в одном поле для подписи уведомления, сведений о здоровье, рекламной фотографии и передачи за границу не считается надлежащим управлением данными.
Сведения о здоровье, инвалидности и судимости должны быть защищены особо
Статья 6 KVKK, изменённая в 2024 году, отдельно регулирует обработку данных особой категории, необходимую для выполнения правовых обязанностей в сфере занятости, охраны труда и безопасности, социального обеспечения и связанных областях. Эта возможность не является неограниченным полномочием, открывающим сведения о здоровье и судимости каждому руководителю. Достаточные меры, предусмотренные Советом, и ограничение целью сохраняются. [K07]
Медицинское дело и административное дело
Подробности врачебной оценки следует отделять от сведений о пригодности или ограничениях, необходимых для плана работы. Доступ работодателя к сведениям, необходимым для исполнения обязанности по охране здоровья и безопасности, и распространение подробностей диагноза и лечения среди широкого круга персонала — не одно и то же.
Хранить медицинские заключения в обычных группах электронной почты или в облачной папке, доступной всем, рискованно. Должно быть возможно проследить, кто их просматривал и с какой целью передавал. При обмене с поставщиком медицинских услуг или новым работодателем также совместно применяются специальные нормы и условия передачи данных. [K12][K16]
Справка о судимости и связь с должностью
Справку о судимости/пригодности, которую законодательство требует в определённых отраслях или должностях, следует отделять от записи, которую по привычке запрашивают у всех работников. Особое регулирование, введённое в 2026 году для определённых рабочих мест с большим числом детей, оценивается вместе с обязанностями в его собственных рамках. Вне этого вывод о бессрочном архивировании судимостей каждого сотрудника сделать нельзя. [K02][K07]
Как вести электронное личное дело?
Электронное делопроизводство само по себе не устраняет требований о подписи и оригинале документа. Изображение отсканированного документа и оригинал с безопасной электронной подписью — не одно и то же. Необходимо определить, чем является документ, какой форме он подчиняется и как при необходимости будет представлен его оригинал. [K01][K08]
Минимальный порядок безопасности и целостности
В качестве корпоративной рекомендации следует использовать права доступа по лицам, многофакторную проверку, резервное копирование, журнал изменений и закрытие учётных записей при увольнении работника. В названиях файлов не должно быть лишних подробностей о здоровье или судимости; ссылки для общего доступа нельзя оставлять открытыми для всех. Эти технические меры должны адаптироваться к риску реальной системы.
Временная метка или хэш цифровой записи не доказывают правильность содержания; они могут помочь отслеживать последующие изменения. Изменение работодателем версий дела задним числом и подмена старого документа новым текстом подрывают правовую безопасность. Подписанную прежнюю версию и сведения о том, какое изменение вступило в силу и когда, необходимо сохранять.
Облачные сервисы за границей
Использование иностранного поставщика услуг может отдельно оцениваться с точки зрения передачи персональных данных за границу. Помимо местонахождения сервера следует изучать также доступ службы поддержки и обмен с компаниями группы. Заявление о «безопасной платформе» не заменяет надлежащего механизма передачи в рамках ст. 9 KVKK. [K07]
Срок хранения не одинаков для всех документов
| Группа записей | Пример правовой рамки | На какое различие следует обратить внимание |
|---|---|---|
| Книги, записи и документы рабочего места в рамках SGK | Для частного работодателя — десять лет, считая с начала года, следующего за соответствующим годом | Государственные учреждения и иные особые случаи — иные. |
| Личное медицинское дело работника | Не менее пятнадцати лет с момента увольнения | Особое воздействие или иное законодательство может требовать более длительного срока. |
| Договор, заработная плата, отпуск и документы по спорам | Соответствующая законная обязанность и потребность в защите права | Не удаляются автоматически по единому общему сроку дела. |
| Данные заявлений кандидатов | Сохранение цели и правового основания | Дело каждого не принятого на работу не хранится бессрочно. |
Десятилетняя обязанность SGK по ведению записей не означает, что для всего личного дела устанавливаются одни и те же даты начала и окончания. Минимальный пятнадцатилетний срок медицинского дела — особое регулирование Положения о службах охраны труда и безопасности. Различные обязанности необходимо сопоставлять по каждому документу. [K11][K16]
Если дело или проверка продолжаются
Необходимость хранения записей в связи с продолжающимся спором оценивается отдельно. Также неверно, основываясь на этом, бессрочно хранить все данные всего персонала. Следует определить соответствующее дело, группу документов, причину хранения и точку пересмотра. Удаление должно осуществляться с учётом потребности в правовой защите и обязанностей по законодательству.
Когда хранение завершено
Когда условия обработки отпали, оценивается обязанность удалить, уничтожить или обезличить данные. Выбрасывание бумажного документа при том, что электронные копии и резервные копии по-прежнему остаются в неограниченном доступе, не соответствует политике уничтожения. Действия по уничтожению также следует фиксировать в необходимом объёме; в акте об уничтожении не должно вновь воспроизводиться ненужное содержание. [K07]
Доступ, представление и обращения работников
Кадровой службе, расчётному подразделению, юридическому подразделению, врачу предприятия и руководителю не нужен один и тот же документ в одном и том же объёме. Например, руководитель подразделения должен знать дату отпуска работника; доступ ко всей истории его здоровья может не требоваться. Порядок полномочий по ролям необходимо заново проверять при смене должностей.
Запросы уполномоченных контролирующих органов исполняются после проверки объёма и правового основания. При представлении записей SGK необходимо учитывать особые сроки закона. Обращения и права работника в отношении его персональных данных также рассматриваются в рамках KVKK; ответ на обращение не требует бесконтрольной передачи всех сведений третьих лиц. [K07][K11]
Краткая проверка, которую можно использовать при аудите дела
Первая проверка должна касаться не только наличия документов, но и их согласованности между собой: сопоставляются приём на работу по договору и уведомление SGK, ведомость и банк, форма отпуска и смена, объяснение и расторжение, прекращение и записи о выплатах. Когда обнаруживается недостающая запись, вместо того чтобы подписывать новый документ так, будто событие произошло в прошлом, фиксируется действительное положение недостатка.
Вторая проверка касается избыточности данных и доступа: оцениваются ненужные копии документов, удостоверяющих личность, старые данные кандидатов, открытые ссылки для общего доступа и не относящиеся к делу медицинские документы. Третья проверка — календарь хранения и уничтожения. Если эти три проверки не проводятся вместе, дело, даже будучи физически заполненным, может оставаться неполным в правовом и операционном отношении.
Как выстроить матрицу хранения, доступа и уничтожения?
Безопасный метод ведения личного дела — не хранить все документы в одной папке и бессрочно. Группа документов, цель обработки, права доступа, основание минимального хранения и триггер уничтожения должны определяться по отдельности. Эта матрица должна регулярно обновляться; при наличии судебного дела, проверки или правового требования удаление соответствующих записей необходимо приостановить. [K07][K11][K16]
| Группа документов | Типичный доступ | Подход к хранению | Контрольный пункт |
|---|---|---|---|
| Договор, заработная плата, ведомость и банковские записи | Кадры, расчётное подразделение и при необходимости юристы | Совместно оцениваются трудовое и социальное законодательство, исковая давность и вероятность спора | Согласуются ли документ с фактической выплатой и записью о работе? |
| Данные о здоровье и инвалидности | Врач предприятия и ограниченный круг уполномоченных лиц | Применяются специальные положения о хранении медицинских данных; выделяются из общей папки персонала | Имеет ли руководитель доступ не к подробностям диагноза, а к необходимому ограничению работы? |
| Записи о дисциплине, жалобах и объяснениях | Ограниченный круг кадров/юристов и орган, принимающий решение | Учитываются результат утверждения, возражение и сроки обращения в суд | Отделены ли ненужные сведения о третьих лицах? |
| Журналы камер, доступа и системы | ИТ/безопасность и уполномоченные по событию | Краткий срок, соответствующий цели; при событии или деле — решение о сохранении | Нет ли постоянного и несоразмерного наблюдения? |
| Документы об увольнении и выплатах | Кадры, расчётное подразделение и юристы | Согласуется со сроками по требованиям, медиации и иску | Согласуются ли код увольнения, основание расторжения и запись о выплате? |
Целостность и журнал изменений в электронном деле
Сам факт сканирования документа не гарантирует его достоверности. Необходимо установить стандарт названий файлов, сведения о версии, лицо, загрузившее документ, дату загрузки, историю изменений и порядок резервного копирования. Права доступа должны обновляться при смене работы или увольнении; общие учётные записи пользователей и неограниченный обмен папками недопустимы.
Обращения работников и приостановление хранения в связи с делом
Когда поступает требование работника о доступе, исправлении или удалении, требование и обязанность хранения изучаются вместе. Если имеются законное хранение или продолжающийся спор, запись может быть не удалена сразу; основание и объём разъясняются. Если появляется вероятность судебного дела или проверки, исключение соответствующих записей из обычного графика уничтожения предотвращает последующий спор об уничтожении доказательств.
Первые действия при нарушении безопасности данных и ошибочном доступе
Ведомость, отправленная не тому лицу, оставленная открытой папка со сведениями о здоровье или сохранившийся доступ бывшего работника к системе — это не просто техническая ошибка. Необходимо прекратить доступ, определить событие и затронутые данные, сохранить журналы, оценить необходимые правовые уведомления и обязанности по исправлению. Сокрытие события или последующее изменение записей увеличивает риск.
Годовой акт об уничтожении и архиве
Решение об уничтожении должно приниматься по группам документов; необходимо фиксировать, какая запись, на каком основании, кем и каким методом уничтожена. Физическое уничтожение и положение электронных копий, резервных копий и вложений электронной почты следует рассматривать вместе. Аудит личного дела должен проводиться не только в отношении недостающих документов, но и в отношении ненужных и просроченных данных.
Заключение
Личное дело — не папка, в которой работодатель накапливает любые имеющиеся сведения, а контролируемая система записей, которая правильно, актуально и в необходимом объёме документирует трудовые отношения. Записи при приёме на работу, в период работы и при увольнении должны быть согласованы; данные особой категории должны быть выделены; сроки хранения должны определяться по каждому документу. Цель полного ведения записей не означает неограниченного сбора данных.
Часто задаваемые вопросы
Ведётся ли личное дело на каждого работника?
В рамках ст. 75 Закона о труде работодатель ведёт дело на каждого работника; применимое специальное законодательство учитывается отдельно. [K01]
Существует ли в законе единый перечень всех документов?
Нет. Статья 75 помимо сведений об удостоверении личности отсылает к обязанностям по ведению записей, вытекающим из иного законодательства. [K01]
Можно ли неограниченно запрашивать у каждого работника справку о здоровье и о судимости?
Нет. Необходимо определить требования, специфичные для работы, особое положение и актуальные условия обработки по KVKK. [K07]
Является ли форма AGİ сегодня общим обязательным документом?
В связи с отменой AGİ неверно применять прежний перечень без изменений к актуальным операциям по заработной плате; хранение документов за прошлые периоды — отдельный вопрос. [K18]
Хранится ли всё дело десять лет?
Нет. Сроки и начало их течения для записей SGK, медицинского дела и других документов могут быть различными. [K11][K16]
Каков общий минимальный срок хранения медицинского дела?
С сохранением соответствующих специальных положений — не менее пятнадцати лет с момента увольнения. [K16]
Делает ли сканирование документов оригиналы ненужными во всех случаях?
Нет. Правила о форме и доказывании оценивается по виду документа; сканирование и безопасный электронный оригинал — не одно и то же.
Может ли каждый руководитель просматривать всё дело?
Нет. Доступ должен ограничиваться должностью, целью и необходимостью. [K07]
Удаляются ли все записи, когда работник уходит?
Нет. Если сохраняется потребность в законном хранении и защите права, соответствующие записи сохраняются; в отношении ненужных данных проводится отдельная оценка на предмет уничтожения. [K07][K11]
Если дело заполнено, защищён ли работодатель в суде наверняка?
Нет. Подлинность документа, его законность и согласованность с фактической практикой оцениваются отдельно.
Связанные руководства по трудовому праву
- Какие документы следует получить от работника при приёме на работу? Трудовой договор, согласия, информирование и записи о передаче: порядок документов при приёме на работу — трудовой договор, уведомление SGK, здоровье, обучение, KVKK, согласие на сверхурочную работу и передача инвентаря.
- Руководство по трудовому праву для работодателей: управление документами, сроками и правовыми рисками от приёма до увольнения: руководство по управлению документами, сроками и правовыми рисками в процессах заключения договора, ведения личного дела, отпусков, объяснений, расторжения и освобождения от претензий — от приёма на работу до увольнения.
- Как получить объяснение от работника? Требование объяснения, разумный срок, отказ от подписи и расторжение: руководство по письменному требованию объяснения, конкретному обвинению, разумному сроку, вручению, отказу от подписи, молчанию, оценке и процедуре расторжения.
Источники
K01 — Закон о труде № 4857; в частности ст. 8, 11, 13, 15, 17–29, 32, 40–44, 53, 59, 74, 75 и 109. С учётом изменений законами № 7555 и № 7578. Изучить источник.
K07 — Закон о защите персональных данных № 6698; ст. 4–7, 9–12. Разъяснение Органа по защите персональных данных (KVKK) о персональных данных особой категории; обязанности в сфере занятости и охраны труда в рамках ст. 6, изменённой Законом № 7499. Изучить источник.
K18 — Управление налоговых поступлений (Gelir İdaresi Başkanlığı), разъяснение по применению ст. 4/7 Общего сообщения по подоходному налогу (Gelir Vergisi Genel Tebliği) серии № 319; отмена применения AGİ при выплатах заработной платы после 1 января 2022 года. Изучить источник.
K11 — Учреждение социального обеспечения (SGK), Обязанности работодателя; разъяснения о приёме, увольнении, хранении записей и их представлении. Изучить источник.
K04 — Кодекс обязательств № 6098; в частности положения о трудовом договоре, защите личности, персональных данных и расписке об отсутствии претензий (ст. 417, 419 и 420). Изучить источник.
D04 — Кассационный суд, 9-я гражданская палата, E.2025/6206, K.2025/7368, 02.10.2025. Действительность расписки об отсутствии претензий, банковский платёж, фактическое исполнение и зачёт. Полный текст изучен через De Jure. Изучить источник.
K12 — Закон об охране труда и безопасности № 6331, в частности ст. 4, 15 и 17; часто задаваемые вопросы Генерального управления по охране труда и безопасности Министерства труда и социального обеспечения (ÇSGB). Изучить источник.
K16 — Положение о службах охраны труда и безопасности, ст. 7; хранение личного медицинского дела не менее пятнадцати лет с момента увольнения. Публикация законодательства Министерства здравоохранения. Изучить источник.
K02 — Закон № 7578 о социальных услугах и внесении изменений в некоторые законы; принят 22.04.2026, в частности ст. 15–18, временная ст. 1 и положения о вступлении в силу. Изучить источник.
K08 — Закон № 7555, ст. 23; изменение ст. 109 Закона о труде № 4857: письменное уведомление, KEP с письменного согласия работника и особое положение уведомления о расторжении. Изучить источник.