Özlük dosyası hangi işlevi görür?
Dosya, iş ilişkisinin kurulmasından sona ermesine kadar hak ve yükümlülüklerin nasıl uygulandığını izlemeyi sağlar. İş sözleşmesi, izin, ücret, çalışma süresi, eğitim, sağlık uygunluğu ve sona erme belgeleri birbirini doğrulamalıdır. Yalnız işe girişte imza alınmış bir klasör, yıllar boyunca güncellenmiyorsa bu işlevi yerine getirmez.
M.75, işverenin saklamak zorunda olduğu bütün belgeleri tek tek sayan kapalı bir liste koymaz. Kimlik bilgisi yanında İş Kanunu ve diğer mevzuattan doğan kayıt yükümlülüklerine gönderme yapar. Bu nedenle “kanunen zorunlu yirmi belge” başlıklı her hazır liste, görev ve işyeri ayrımı yapılmadan kullanılamaz. [K01]
Belge tutmak ile olayı ispatlamak farklıdır
İmza alınmış bir eğitim formu gerçek eğitim verilmemesini, izin formu işçinin fiilen çalıştırılmasını, bordro ise hiç yapılmamış ödemeyi kendiliğinden gidermez. Dosyanın delil değeri, gerçek uygulama ve diğer kayıtlarla tutarlılığına bağlıdır. İşveren kendi lehine gördüğü belgeleri saklarken işçinin açıklama ve itirazlarını dosyadan çıkarmamalıdır.
Dosyayı üç çalışma aşamasında kurun
| Aşama | Temel kayıt grupları | Kontrol amacı |
|---|---|---|
| İşe giriş | Kimlik, sözleşme, görev, gerekli sağlık/yeterlilik, bildirim ve eğitim | İşe başlama koşullarının kurulması |
| Çalışma dönemi | Ücret, puantaj, izin, değişiklik, performans, eğitim ve açıklamalar | Hakların gerçek uygulamasının izlenmesi |
| İşten ayrılış | Bildirim, savunma gerekiyorsa ilgili süreç, hesap, ödeme, teslim ve çalışma belgesi | Sona ermenin ve sonraki yükümlülüklerin belgelenmesi |
Bu sınıflama önerilen yönetim düzenidir. Sağlık dosyasının fiziksel veya elektronik olarak ayrı ve daha sınırlı erişimle tutulması gerekebilir. Her kayıt grubunun kişisel veri kategorisi, dayanağı ve saklama süresi ayrıca belirlenmelidir.
İşe giriş bölümündeki kayıtlar
Sözleşme ve eklerin imzalı sürümü, görevin gerçekten gerektirdiği belge ve sertifikalar, sosyal güvenlik bildirimleri ve çalışana yapılan bilgilendirmeler saklanır. Adayın bütün başvuru evrakının hiçbir eleme yapılmadan personel dosyasına aktarılması doğru değildir. İşe alım amacıyla artık ihtiyaç duyulmayan bilgiler ayrılmalıdır.
Eski kontrol listelerindeki AGİ aile durum bildirimi, güncel ücret ödemeleri için hâlâ genel bir yeni belge yükümlülüğü varmış gibi istenmemelidir. AGİ uygulamasının 2022'den itibaren kaldırılmasıyla güncel süreç değişmiştir. Geçmiş dönem belgesinin yasal saklanması ile bugün bütün çalışanlardan aynı bilgilerin yeniden toplanması farklıdır. [K18]
Çalışma dönemindeki kayıtlar
Ücretin belirlenmesi ve değişiklikleri, bordro ve ödeme, gerçek puantaj, fazla çalışma onayı ve geri alma bildirimi, izin talep/onay/kullanım kaydı, eğitim ve görev değişikliği ayrı tutulmalıdır. İzin talebinin bulunması fiilen kullanıldığını; bordronun hazırlanması ücretin ödendiğini tek başına göstermeyebilir.
Performans sistemi kullanılıyorsa hedeflerin bildirimi, değerlendirme yöntemi ve çalışanın itirazı korunmalıdır. Disiplin dosyasında olay, savunma istemi, cevap ve karar ayrı kayıtlardır. Bu belgeler sonradan geriye dönük biçimde oluşturulmamalı; revizyon geçmişi görünür kalmalıdır.
Ayrılış bölümündeki kayıtlar
Sona erme bildirimi, tebliğ, varsa savunma ve değerlendirme, alacak hesabı, banka ödeme izi, zimmet iadesi ve çalışma belgesi birbiriyle uyumlu olmalıdır. İş Kanunu m.28 kapsamında çalışma belgesi düzeni, ibraname imzalanmasına şart koşulmamalıdır. SGK çıkış kaydı, fesih bildiriminden ayrı bir idari işlemdir. [K01][K11]
İbraname kullanılıyorsa TBK m.420 şartları ayrıca denetlenir. İşten ayrılış günü alınan genel “alacağım yoktur” imzası, dosyanın bütün parasal risklerini kapatan belge değildir. [K04][D04]
Zorunlu belge ile gereksiz veri nasıl ayrılır?
Her veri için amaç ve dayanak
Her belge için şu soru sorulmalıdır: Hangi hukuki veya operasyonel ihtiyacı karşılıyor, hangi veri gerçekten gerekli, kim kullanacak ve ne kadar saklanacak? İş ilişkisinin varlığı, çalışanın bütün özel hayatını araştırma yetkisi vermez. TBK m.419 ve KVKK'nın amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesi birlikte değerlendirilir. [K04][K07]
Örneğin işe uygun mesleki yeterlilik belgesiyle çalışanın ilgisiz aile bireylerinin bütün nüfus kayıtları aynı gerekliliğe sahip değildir. Banka hesap numarasının ödeme için tutulması, işçinin bütün banka hareketlerini istemeyi haklı kılmaz. Adayın sosyal medya paylaşımlarının açık olması da bunların her amaçla dosyalanabileceği anlamına gelmez.
Açık rıza her eksikliği gidermez
Çalışana imzalatılan genel açık rıza metni, kanuni amaç ve ölçülülük denetimini ortadan kaldırmaz. Kanuni yükümlülük, sözleşmenin ifası veya hakkın korunması gibi uygun dayanak varsa bunlar belirlenmelidir. Rıza gereken durumda ise özgür, belirli ve bilgilendirmeye dayalı irade aranır; çalışmanın sürdürülmesi gereksiz işlemlere rızaya bağlanmamalıdır. [K07]
Aydınlatma, verinin hangi amaçla işlendiğini açıklar. Aydınlatmanın teslim alınması, sınırsız onay değildir. Aynı imza kutusunda aydınlatma, sağlık bilgisi, reklam fotoğrafı ve yurt dışı aktarımın birbirine karıştırılması uygun veri yönetimi sayılmaz.
Sağlık, engellilik ve ceza bilgileri özel korunmalıdır
2024'te değişen KVKK m.6, istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik ve ilgili alanlardaki hukuki yükümlülükler için zorunlu olan özel nitelikli veri işlemesini ayrıca düzenler. Bu olanak, sağlık ve ceza bilgilerini her yöneticiye açan sınırsız yetki değildir. Kurulun öngördüğü yeterli önlemler ve amaç sınırlaması devam eder. [K07]
Sağlık dosyası ile idari dosya
Hekimlik değerlendirmesinin ayrıntıları, çalışma planı için gerekli uygunluk veya kısıt bilgisinden ayrılmalıdır. İşverenin sağlık ve güvenlik yükümlülüğünü yerine getirmesi için gerekli bilgiye erişmesi ile teşhis ve tedavi ayrıntılarının geniş personele dağıtılması aynı şey değildir.
Sağlık raporlarının sıradan e-posta gruplarında veya herkesin eriştiği bulut klasöründe tutulması risklidir. Kimin görüntülediği ve hangi amaçla aktardığı izlenebilir olmalıdır. Sağlık hizmeti sağlayıcısı veya yeni işverenle paylaşımda da özel düzenlemeler ve veri aktarım koşulları birlikte uygulanır. [K12][K16]
Adli sicil ve görevle bağlantı
Mevzuatın belirli sektör veya görevlerde aradığı adli sicil/uygunluk belgesi ile bütün çalışanlar için alışkanlıkla istenen kayıt ayrılmalıdır. 2026'da çocukların yoğun bulunduğu belirli işyerleri için getirilen özel düzenleme, kendi kapsamındaki yükümlülüklerle değerlendirilir. Bunun dışında her personelin ceza geçmişini süresiz arşivleme sonucu çıkarılamaz. [K02][K07]
Elektronik özlük dosyası nasıl yönetilir?
Elektronik dosyalama, tek başına bütün imza ve asıl belge gerekliliklerini ortadan kaldırmaz. Taranmış bir belgenin görüntüsü ile güvenli elektronik imzalı asıl belge aynı değildir. Belgenin ne olduğu, hangi şekle tabi bulunduğu ve gerektiğinde aslının nasıl sunulacağı belirlenmelidir. [K01][K08]
Asgari güvenlik ve bütünlük düzeni
Kurumsal öneri olarak kişi bazlı erişim yetkileri, çok faktörlü doğrulama, yedekleme, değişiklik kaydı ve çalışan ayrıldığında hesapların kapatılması kullanılmalıdır. Dosya adlarında gereksiz sağlık veya ceza ayrıntısı bulunmamalı; paylaşım bağlantıları herkese açık bırakılmamalıdır. Bu teknik önlemler, gerçek sistemin riskine göre uyarlanmalıdır.
Dijital kaydın zaman damgası veya özeti, her içeriğin doğru olduğunu ispatlamaz; sonradan değişiklik takibine yardımcı olabilir. İşverenin dosya sürümlerini geriye dönük değiştirmesi ve eski belgenin yerine yeni metni koyması hukuki güvenliği zedeler. İmzalı eski sürüm ve hangi değişikliğin ne zaman yürürlüğe girdiği korunmalıdır.
Yurt dışındaki bulut hizmetleri
Yabancı hizmet sağlayıcı kullanımı, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı yönünden ayrıca değerlendirilebilir. Sunucunun konumu yanında destek erişimi ve grup şirketleriyle paylaşım da incelenmelidir. “Güvenli bir platform” açıklaması, KVKK m.9 kapsamındaki uygun aktarım mekanizmasının yerine geçmez. [K07]
Saklama süresi bütün belgeler için aynı değildir
| Kayıt grubu | Örnek yasal çerçeve | Dikkat edilecek ayrım |
|---|---|---|
| SGK kapsamındaki işyeri defter, kayıt ve belgeleri | Özel işveren için ilgili yılı izleyen yıl başından on yıl | Kamu idareleri ve diğer özel durumlar farklıdır. |
| Çalışanın kişisel sağlık dosyası | İşten ayrılıştan itibaren en az on beş yıl | Özel maruziyet veya başka mevzuat daha uzun süre gerektirebilir. |
| Sözleşme, ücret, izin ve uyuşmazlık belgeleri | İlgili yasal yükümlülük ve hak koruma ihtiyacı | Tek bir genel dosya süresiyle otomatik silinmez. |
| Aday başvuru verileri | Amaç ve hukuki sebebin devamı | İşe alınmayan herkesin dosyası süresiz tutulmaz. |
SGK'nın on yıllık kayıt yükümlülüğü, bütün özlük dosyasına aynı başlangıç ve bitiş tarihi verilmesi anlamına gelmez. Sağlık dosyasının en az on beş yıllık süresi ise İSG Hizmetleri Yönetmeliğinin özel düzenlemesidir. Farklı yükümlülükler belge bazında eşleştirilmelidir. [K11][K16]
Dava veya inceleme sürüyorsa
Devam eden uyuşmazlık bakımından gerekli kayıtların saklanması ayrıca değerlendirilir. Buna dayanarak bütün personelin her verisini süresiz tutmak da doğru değildir. İlgili dosya, belge grubu, saklama nedeni ve gözden geçirme noktası belirlenmelidir. Silme işlemi, hukuki koruma ihtiyacı ile mevzuat yükümlülükleri gözetilerek yapılmalıdır.
Saklama sona erdiğinde
İşleme şartları ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonim hâle getirme yükümlülüğü değerlendirilir. Kâğıt belgenin çöpe atılması, elektronik kopya ve yedeklerin hâlâ sınırsız erişimde kalmasıyla uyumlu bir imha politikası değildir. İmha işlemleri de gerekli ölçüde kayıt altına alınmalı; gereksiz içerik imha tutanağında tekrar üretilmemelidir. [K07]
Erişim, ibraz ve çalışan başvuruları
İnsan kaynakları, bordro, hukuk, işyeri hekimi ve yönetici aynı belgeye aynı kapsamda ihtiyaç duymaz. Örneğin birim yöneticisi çalışanın izin tarihini bilmelidir; bütün sağlık geçmişine erişmesi gerekmeyebilir. Rol bazlı yetki düzeni, görev değişimlerinde yeniden kontrol edilmelidir.
Yetkili denetim mercilerinin talepleri, kapsam ve hukuki dayanak doğrulanarak yerine getirilir. SGK kayıtlarının ibrazı bakımından kanundaki özel süreler gözetilmelidir. Çalışanın kişisel verilerine ilişkin başvuru ve hakları da KVKK çerçevesinde ele alınır; başvuruya cevap verilmesi, üçüncü kişilerin bütün bilgilerinin kontrolsüz paylaşılmasını gerektirmez. [K07][K11]
Dosya denetiminde kullanılabilecek kısa kontrol
İlk kontrol, belgelerin sadece varlığını değil birbiriyle tutarlılığını incelemelidir: sözleşmedeki işe giriş ile SGK bildirimi, bordro ile banka, izin formu ile vardiya, savunma ile fesih, sona erme ile ödeme kayıtları karşılaştırılır. Eksik kayıt ortaya çıktığında olay geçmişte olmuş gibi yeni belge imzalatmak yerine eksikliğin gerçek durumu kaydedilir.
İkinci kontrol, veri fazlalığı ve erişim üzerinedir: gereksiz kimlik kopyaları, eski aday verileri, açık paylaşım bağlantıları ve ilgisiz sağlık belgeleri değerlendirilir. Üçüncü kontrol, saklama ve imha takvimidir. Bu üç kontrol birlikte yapılmadığında dosya fiziksel olarak dolu olsa bile hukuken ve operasyonel olarak eksik kalabilir.
Saklama, erişim ve imha matrisi nasıl kurulmalıdır?
Özlük dosyasında güvenli yöntem, bütün belgeleri tek klasörde ve süresiz saklamak değildir. Belge grubu, işleme amacı, erişim yetkisi, asgari saklama dayanağı ve imha tetikleyicisi ayrı ayrı belirlenmelidir. Bu matris düzenli güncellenmeli; dava, inceleme veya hukuki talep varsa ilgili kayıtlar için silme işlemi durdurulmalıdır. [K07][K11][K16]
| Belge grubu | Tipik erişim | Saklama yaklaşımı | Kontrol noktası |
|---|---|---|---|
| Sözleşme, ücret, bordro ve banka kayıtları | İK, bordro ve gerektiğinde hukuk | İş ve sosyal güvenlik mevzuatı ile zamanaşımı ve uyuşmazlık ihtimali birlikte değerlendirilir | Belge ile fiilî ödeme ve çalışma kaydı tutarlı mı? |
| Sağlık ve engellilik verileri | İşyeri hekimi ve sınırlı yetkili kişiler | Özel sağlık saklama hükümleri uygulanır; genel personel klasöründen ayrılır | Yönetici teşhis ayrıntısına değil gerekli çalışma kısıtına mı erişiyor? |
| Disiplin, şikâyet ve savunma kayıtları | Sınırlı İK/hukuk ve karar makamı | İddianın sonucu, itiraz ve dava süreleri gözetilir | Gereksiz üçüncü kişi bilgileri ayrıştırıldı mı? |
| Kamera, erişim ve sistem günlükleri | Bilgi işlem/güvenlik ve olay bazlı yetkili | Amaca uygun kısa süre; olay veya dava varsa koruma kararı | Sürekli ve ölçüsüz izleme var mı? |
| İşten ayrılış ve ödeme belgeleri | İK, bordro ve hukuk | Alacak, arabuluculuk ve dava süreleriyle uyumlu | Çıkış kodu, fesih nedeni ve ödeme kaydı birbiriyle uyumlu mu? |
Elektronik dosyada bütünlük ve değişiklik kaydı
Belgenin yalnız taranmış olması güvenilirliğini garanti etmez. Dosya adı standardı, sürüm bilgisi, yükleyen kişi, yükleme tarihi, değişiklik geçmişi ve yedekleme düzeni kurulmalıdır. Erişim yetkisi iş değişikliği veya ayrılış anında güncellenmeli; ortak kullanıcı hesapları ve sınırsız klasör paylaşımı önlenmelidir.
Çalışan başvuruları ve dava nedeniyle saklama durdurması
Çalışanın erişim, düzeltme veya silme talebi geldiğinde talep ile saklama yükümlülüğü birlikte incelenir. Kanuni saklama veya devam eden uyuşmazlık varsa kayıt hemen silinmeyebilir; gerekçe ve kapsam açıklanır. Dava veya denetim ihtimali ortaya çıktığında ilgili kayıtların olağan imha takviminden çıkarılması, sonradan delil yok etme tartışmasını önler.
Veri ihlali ve yanlış erişimde ilk işlemler
Yanlış kişiye gönderilen bordro, açık bırakılan sağlık klasörü veya eski çalışanın sistem erişiminin sürmesi yalnız teknik hata değildir. Erişim kesilmeli, olay ve etkilenen veriler belirlenmeli, loglar korunmalı, gerekli hukuki bildirim ve düzeltme yükümlülükleri değerlendirilmelidir. Olayı gizlemek veya kayıtları sonradan değiştirmek riski büyütür.
Yıllık imha ve arşiv tutanağı
İmha kararı belge grubu bazında alınmalı; hangi kaydın, hangi dayanakla, kim tarafından ve hangi yöntemle imha edildiği kaydedilmelidir. Fiziksel imha ile elektronik kopyaların, yedeklerin ve e-posta eklerinin durumu birlikte ele alınmalıdır. Özlük dosyası denetimi, yalnız eksik belge değil gereksiz ve süresi dolmuş veri bakımından da yapılmalıdır.
Sonuç
Özlük dosyası, işverenin elindeki her bilgiyi biriktirdiği klasör değil; iş ilişkisini doğru, güncel ve gerektiği ölçüde belgeleyen kontrollü kayıt sistemidir. İşe giriş, çalışma ve ayrılış kayıtları tutarlı olmalı; özel nitelikli veriler ayrıştırılmalı; saklama süreleri belge bazında belirlenmelidir. Eksiksiz kayıt hedefi, sınırsız veri toplama anlamına gelmez.
Sıkça Sorulan Sorular
Özlük dosyası her işçi için tutulur mu?
İş Kanunu m.75 kapsamında işveren her işçi için dosya düzenler; uygulanacak özel mevzuat ayrıca dikkate alınır. [K01]
Kanunda bütün belgelerin tek bir listesi var mı?
Hayır. M.75, kimlik bilgisi yanında diğer mevzuattan doğan kayıt yükümlülüklerine gönderme yapar. [K01]
Her çalışandan sağlık ve adli sicil belgesi sınırsız istenebilir mi?
Hayır. İşe özgü gereklilik, özel hüküm ve güncel KVKK işleme şartları belirlenmelidir. [K07]
AGİ formu bugün de genel zorunlu belge midir?
AGİ'nin kaldırılması nedeniyle güncel ücret işlemleri için eski listenin aynen uygulanması doğru değildir; geçmiş belgelerin saklanması ayrıdır. [K18]
Bütün dosya on yıl mı saklanır?
Hayır. SGK kayıtları, sağlık dosyası ve diğer belgelerin süre ve başlangıçları farklı olabilir. [K11][K16]
Sağlık dosyasının genel asgari süresi nedir?
İlgili özel hükümler saklı olmak üzere işten ayrılıştan itibaren en az on beş yıldır. [K16]
Belgeleri taramak asıllarını her durumda gereksiz kılar mı?
Hayır. Şekil ve ispat kuralları belge türüne göre değerlendirilir; tarama ile güvenli elektronik asıl aynı değildir.
Her yönetici bütün dosyayı görebilir mi?
Hayır. Erişim görev, amaç ve gereklilikle sınırlandırılmalıdır. [K07]
Çalışan ayrılınca bütün kayıtlar silinir mi?
Hayır. Yasal saklama ve hak koruma ihtiyacı sürüyorsa ilgili kayıtlar korunur; gereksiz veriler için ayrı imha değerlendirmesi yapılır. [K07][K11]
Dosya doluysa işveren davada kesin korunur mu?
Hayır. Belgenin gerçekliği, hukuka uygunluğu ve fiilî uygulamayla tutarlılığı ayrıca değerlendirilir.
İlgili İş Hukuku Rehberleri
- İşe Girişte İşçiden Hangi Belgeler Alınmalıdır? İş Sözleşmesi, Onaylar, Bilgilendirme ve Teslim Kayıtları: İş sözleşmesi, SGK bildirimi, sağlık, eğitim, KVKK, fazla çalışma onayı ve demirbaş tesliminde işe giriş belge düzeni.
- İşverenler İçin İş Hukuku Rehberi: İşe Alımdan İşten Ayrılışa Belge, Süre ve Hukuki Risk Yönetimi: İşe girişten işten ayrılışa sözleşme, özlük dosyası, izin, savunma, fesih ve ibra süreçlerinde belge, süre ve hukuki risk yönetimi rehberi.
- İşçiden Savunma Nasıl Alınır? Savunma İstemi, Uygun Süre, İmzadan Kaçınma ve Fesih: Savunma istem yazısı, somut isnat, uygun süre, tebliğ, imzadan kaçınma, cevap vermeme, değerlendirme ve fesihte usul rehberi.
Kaynakça
K01 — 4857 sayılı İş Kanunu; özellikle m.8, 11, 13, 15, 17–29, 32, 40–44, 53, 59, 74, 75 ve 109. 7555 ve 7578 sayılı kanunların değişiklikleriyle birlikte. Kaynağı incele.
K07 — 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; m.4–7, 9–12. KVKK, Özel Nitelikli Kişisel Veriler açıklaması; 7499 sayılı Kanunla değişen m.6 kapsamında istihdam ve iş sağlığı/güvenliği yükümlülükleri. Kaynağı incele.
K18 — Gelir İdaresi Başkanlığı, 319 Seri No.lu Gelir Vergisi Genel Tebliği m.4/7 hükmünü açıklayan özelge; 1 Ocak 2022 sonrasındaki ücret ödemelerinde AGİ uygulamasının kaldırılması. Kaynağı incele.
K11 — Sosyal Güvenlik Kurumu, İşverenin Yükümlülükleri; işe giriş, işten ayrılış, kayıt saklama ve ibraz açıklamaları. Kaynağı incele.
K04 — 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu; özellikle hizmet sözleşmesi, kişiliğin korunması, kişisel veriler ve ibra hükümleri (m.417, 419 ve 420). Kaynağı incele.
D04 — Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E.2025/6206, K.2025/7368, 02.10.2025. İbraname geçerliliği, banka ödemesi, fiilî ifa ve mahsup. Tam metin De Jure üzerinden incelenmiştir. Kaynağı incele.
K12 — 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, özellikle m.4, 15 ve 17; ÇSGB İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü sıkça sorulan sorular. Kaynağı incele.
K16 — İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği m.7; kişisel sağlık dosyasının işten ayrılıştan itibaren en az on beş yıl saklanması. Sağlık Bakanlığı mevzuat yayını. Kaynağı incele.
K02 — 7578 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun; kabul 22.04.2026, özellikle m.15–18, geçici m.1 ve yürürlük hükümleri. Kaynağı incele.
K08 — 7555 sayılı Kanun m.23; 4857 sayılı İş Kanunu m.109 değişikliği: yazılı bildirim, işçinin yazılı kabulüyle KEP ve fesih bildiriminin özel durumu. Kaynağı incele.