Önce iş ilişkisinin türünü belirleyin
Çalışanın fiilen hangi işi, kimin yönetiminde ve hangi ücret karşılığında yapacağı belirlenmeden doğru belge listesi kurulamaz. Tam veya kısmi süreli çalışma, uzaktan çalışma, belirli veya belirsiz süre, genç işçi, yabancı çalışan ve tehlikeli iş ayrımları sonucu etkiler. Staj veya danışmanlık başlığı kullanılması, gerçek ilişki iş sözleşmesi niteliğindeyse bunu kendiliğinden değiştirmez.
İş Kanunu m.8 uyarınca iş sözleşmesi kural olarak özel şekle tabi değildir; süresi bir yıl ve daha fazla sözleşmelerde yazılılık zorunludur. Yazılı sözleşme bulunmayan durumlarda kanunun öngördüğü çalışma koşulları belgesinin verilmesine ilişkin yükümlülük ayrıca vardır. Belirli süreli, uzaktan çalışma veya başka özel ilişki türlerinde kendi şekil hükümleri de kontrol edilmelidir. Yazılı sözleşme bulunmaması, fiilen çalışan kişinin hiçbir hakkı olmadığı anlamına gelmez. [K01]
Yazılı sözleşmenin pratik içeriği
Taraflar, işe başlama tarihi, görev, işyeri, çalışma biçimi, ücret ve ödeme düzeni, varsa deneme kaydı, uygulanabilir yan haklar ve sözleşmenin süresi anlaşılır olmalıdır. Gerçekte uygulanmayacak standart maddeler kopyalanmamalıdır. Birden fazla işyeri, seyahat veya uzaktan çalışma varsa bunların sınırı ve uygulama yöntemi açıklaştırılmalıdır.
Görev tanımı, işçiye her türlü işi sınırsız yaptırmaya yönelik genel yetki belgesi değildir. Çalışma koşullarındaki esaslı değişiklikler m.22 çerçevesinde ayrıca değerlendirilir. İşe girişteki geniş bir kabul cümlesi, gelecekteki bütün değişikliklerin otomatik geçerli olmasını sağlamaz. [K01]
Belirli süre ve deneme kaydı doğru kullanılmalıdır
Belirli süre için yalnız bitiş tarihi yeterli değildir
M.11 kapsamında belirli süreli iş, belirli bir işin tamamlanması veya belirli bir olgunun ortaya çıkması gibi objektif koşul incelenir. Sırf işverenin “önce bir yıl deneyelim” tercihi, sürekli bir işi her durumda belirli süreli sözleşmeye dönüştürmez. Zincirleme yenilemelerde de esaslı neden değerlendirmesi gerekir. [K01]
Belgede süre gerekçesinin işin gerçek niteliğiyle ilişkilendirilmesi önemlidir. Proje, geçici iş ihtiyacı veya yerine çalışılan kişinin durumu varsa bunların belgeleri korunmalıdır. Amaç, sona erme tarihinde sözleşmenin niteliği konusunda yapay bir güvence oluşturmak değil, gerçek ilişkiyi doğru kayıt altına almaktır.
Deneme süresi sigortasız veya ücretsiz çalışma değildir
M.15'teki deneme kaydı kural olarak en çok iki ay; toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar olabilir. Deneme döneminde taraflar bildirim süresi olmaksızın ve kanundaki çerçevede tazminatsız fesih imkânını kullanabilir; fakat işçinin çalıştığı günlerin ücreti ve diğer hakları saklıdır. Sigortalılık, iş güvenliği ve ayrımcılık yasağı bu dönemde de uygulanır. [K01][K11]
Deneme kaydının gerçekten kararlaştırıldığı ispatlanabilmelidir. İşe başladıktan sonra geçmiş döneme uygulanacak şekilde belge imzalatılması doğru değildir. Önceden aynı işi yapan çalışan bakımından tekrar deneme kaydının hukuki etkisi de somut ilişki üzerinden incelenmelidir.
Hangi belge hangi amaçla alınır?
| Belge veya kayıt | Amaç | Kapsam sınırı |
|---|---|---|
| İş sözleşmesi ve görev tanımı | İş ilişkisinin temel koşulları | Emredici haklar genel feragatle kaldırılamaz. |
| Kimlik ve iletişim bilgileri | Kayıt ve yasal bildirim | İhtiyaç dışı kişisel veri toplanmamalı. |
| Sağlık uygunluğu ve mesleki belge | İşin güvenli ve yetkili yürütülmesi | İşe ve mevzuata göre kapsam belirlenir. |
| Fazla çalışma onayı | Kanuni onay koşulu | Süre sınırı ve ücret hakkını ortadan kaldırmaz. |
| KVKK aydınlatması | Veri işlemenin açıklanması | Açık rıza veya bütün işlemlerin onayı değildir. |
| Eğitim ve teslim kayıtları | Gerçek eğitim ve eşyanın teslimi | İmza, yapılmayan eğitimi veya teslimi kanıtlamaz. |
Tablo tek ve değişmez bir özlük dosyası listesi değildir. Çalışmanın niteliği değiştikçe zorunlu belgeler de değişir. Her belge için hukuki dayanak, istenme zamanı, doğrulayan kişi ve saklama yeri belirlenmelidir.
Kimlik, sağlık ve adli sicil bilgileri
Gereklilik ve veri minimizasyonu
Kimlik, adres ve iletişim bilgileri; ücret ve sosyal güvenlik yükümlülükleriyle bağlantılı ölçüde alınmalıdır. Kimlik fotokopisindeki bütün alanların her süreçte gerekli olduğu varsayılmamalıdır. Adayın aile, sağlık, inanç veya mali durumuna ilişkin gereksiz veri talepleri, iş ilişkisi kurulması gerekçesiyle sınırsız meşrulaşmaz. [K07]
Sağlık raporu ve mesleki yeterlilik
6331 sayılı Kanun uyarınca sağlık gözetimi ve işe uygunluk değerlendirmesi, işin niteliğine göre yerine getirilir. Tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde ilgili işe uygunluk raporu bulunmadan işe başlatma yasağı önemlidir. Mesleki eğitim veya yeterlilik belgesi gereken görevlerde de yalnız diplomanın bulunması yeterli olmayabilir. Yetkili sağlık hizmeti ve belge koşulları işe göre kontrol edilmelidir. [K12]
Sağlık verisi, sıradan idari evrak gibi bütün yöneticilerin erişimine açılmamalıdır. İnsan kaynaklarının planlama için bilmesi gereken çalışma kısıtı ile hekimlik dosyasındaki ayrıntı ayrılmalıdır. İş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri için zorunlu özel nitelikli verilerin işlenmesi, güncel KVKK m.6 şartları ve yeterli önlemlerle değerlendirilir. [K07]
Adli sicil her görev için sınırsız istenemez
Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbiri bilgileri özel nitelikli veridir. Bütün çalışanlardan gerekçesiz ve süresiz adli sicil arşivi toplamak yerine, göreve özgü kanuni yükümlülük ve gereklilik belirlenmelidir. Özel sektörde bazı görevler için mevzuattan doğan engel veya belge yükümlülüğü bulunması, bütün işler için aynı kontrolün yapılacağı anlamına gelmez.
7578 sayılı Kanunun çocukların yoğun bulunduğu belirli işyerlerine ilişkin yeni düzenlemesi gibi özel hükümler varsa, kapsam ve belge yenileme yükümlülüğü o hüküm üzerinden ayrıca incelenmelidir. Özel düzenlemeyi görmezden gelmek de kapsamı bütün şirket personeline yaymak da doğru değildir. [K02][K07]
Fazla çalışma ve genel tatil onayları
Onay ücret ve süre sınırlarından vazgeçme değildir
Fazla çalışma onayı, fazla çalışma yaptırmanın ilgili onay koşuluna ilişkindir. Kanuni çalışma süresi sınırları, korunan çalışan grupları ve ücret hakkı ayrıca uygulanır. Yılda iki yüz yetmiş saat sınırı kişi bazında dikkate alınmalıdır. Haftalık sözleşme süresi kırk beş saatin altındaysa fazla sürelerle çalışma ile kırk beş saati aşan fazla çalışma ve bunların farklı ücret oranları ayrılır. [K01][K15]
İş sözleşmesine “her türlü fazla çalışmayı kabul eder” yazılması, bütün fazla çalışma ücretlerinin ödendiğini göstermez. Ücrete dahil olduğu ileri sürülen kayıtların geçerliliği, sınırı ve somut ücretle ilişkisi ayrıca değerlendirilir. İmzalı onay, fiilî puantaj ve ödeme kaydının yerine geçmez.
Her yıl yeniden onay zorunluluğu genellenmemelidir
İlgili Yönetmeliğin güncel düzeni, onayın iş sözleşmesi yapılırken veya ihtiyaç ortaya çıktığında alınmasını öngörür. Eski yıllık yenileme açıklaması değişmez kural olarak tekrarlanmamalıdır. İşçi verdiği fazla çalışma onayını otuz gün önceden yazılı bildirimle geri alabilir. Bu talep ve sonrasındaki planlama kaydı korunmalıdır. [K15]
Ulusal bayram ve genel tatil çalışması ise m.44 kapsamında sözleşme veya işçi onayı bakımından ayrıca incelenir. Fazla çalışma onayıyla bütün izin ve tatil hakları tek belge içinde belirsizleştirilmemelidir. Her işyerinde aynı çalışma düzeni bulunmadığından, tek bir hazır onay paketi yeterli değildir. [K01]
KVKK aydınlatması ile açık rıza ayrılmalıdır
Çalışana hangi verilerin hangi amaçla ve hukuki sebeple işlendiği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hakları açıklanmalıdır. Aydınlatma metninin teslim alındığına ilişkin kayıt, çalışanın bütün veri işlemlerine açık rıza verdiği anlamına gelmez. Kanuni yükümlülük veya sözleşmenin ifası gibi başka dayanak varsa sırf alışkanlıkla zorunlu rıza alınmamalıdır. [K07]
Özellikle özel nitelikli veriler için 2024'te değişen işleme koşulları dikkate alınmalıdır. İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği veya sosyal güvenlik yükümlülüğüyle zorunlu bağlantı bulunması, her sağlık ayrıntısını sınırsız işlemeye izin vermez. Amaç, ölçülülük, erişim ve saklama süresi birlikte yönetilmelidir.
Ayrı amaçlar aynı imza kutusunda birleştirilmemelidir
Personel kaydının tutulması, reklam fotoğrafı kullanımı, biyometrik devam kontrolü ve yurt dışındaki bulut hizmetine aktarım aynı amaç değildir. İşe kabulü gereksiz veri kullanımına rıza vermeye bağlamak, özgür irade ve hukuki dayanak sorunları yaratabilir. Her işlem, kendi koşullarıyla değerlendirilmelidir.
Eğitim, iş ekipmanı ve teslim tutanakları
Eğitim kayıtları gerçek eğitimi göstermelidir
İş sağlığı ve güvenliği, kullanılan ekipman, bilgi güvenliği veya göreve özgü eğitimlerde içerik, tarih, eğitici, katılım ve gerekiyorsa değerlendirme kayıtları tutulmalıdır. İşe girişte bir sayfa imzalatılması, fiilen verilmemiş eğitimin yerini tutmaz. Eğitimlerin çalışma zamanı ve maliyetine ilişkin mevzuat yükümlülükleri de gözetilmelidir. [K12]
Demirbaş teslimi otomatik borç senedi değildir
Bilgisayar, telefon, kart, araç veya koruyucu ekipman tesliminde eşyanın niteliği, seri numarası, mevcut durumu ve kullanım kuralları belirlenmelidir. Çalışanın imzası, teslimin ispatına yardımcı olur; her kayıp veya arızada kusursuz ve sınırsız sorumluluk doğurmaz. İşçinin kusuru, işin tehlikesi, eğitim ve gözetim koşulları ile zarar ispatı ayrıca değerlendirilir. [K04]
İşten ayrılırken iade edilen eşya ayrı kaydedilmeli; iade uyuşmazlığı bütün ücretlerin otomatik bloke edilmesine gerekçe yapılmamalıdır. Ücretten kesinti veya takasın koşulları, işverenin tek taraflı hazırladığı genel metne göre değil uygulanacak hukuk üzerinden incelenmelidir.
İmzalanmaması veya özel inceleme yapılması gereken kayıtlar
Boş istifa dilekçesi, işe girişte alınmış ibraname, gelecekteki bütün haklardan vazgeçme ve yalnız işçi aleyhine ceza koşulu güvenli bir belge düzeni değildir. TBK m.420, hizmet sözleşmelerinde sadece işçi aleyhine konulan ceza koşulunu geçersiz sayar. Karşılıklı görünen ceza kayıtları da tutar ve yükümlülük dengesi yönünden ayrıca incelenir. [K04]
Rekabet yasağı, gizlilik ve eğitim gideri sözleşmeleri de ayrı değerlendirilmelidir. Meşru sır koruması ile işçinin çalışma özgürlüğünü ölçüsüz kısıtlama aynı değildir. Verilen eğitimin gerçek maliyeti, kişiye özgü olup olmadığı ve varsa geri ödeme koşulları somutlaştırılmadan standart ceza tutarı yazılması yeterli olmaz.
İşe başlama gününün operasyonel kontrolü
İşçi fiilen çalışmaya başlamadan önce gerekli sosyal güvenlik bildirimi, sağlık ve eğitim işlemleri kontrol edilmelidir. 4/a işe giriş bildirgesinin genel kural olarak işe başlamadan önce verilmesi ve ilgili sektörel istisnalar, SGK'nın güncel açıklamalarıyla birlikte uygulanır. Deneme süresi bildirimi erteleme hakkı değildir. [K11]
Sözleşme ve eklerin bir nüshasının çalışana verilmesi, dosyada hangi sürümün geçerli olduğunun belirlenmesi ve sonradan yapılacak değişikliklerin ayrı izlenmesi önerilir. Çalışanın imzası gereken belge, yalnız işverenin bilgisayarında duran taslakla karıştırılmamalıdır. Gerekli belge eksikse bunun kim tarafından hangi işlemle tamamlanacağı belirlenmeli; eksik tarih geriye dönük yazılmamalıdır.
Özel çalışan gruplarında belge seti nasıl değişir?
Standart işe giriş dosyası her çalışan ve her görev için aynı değildir. İşin yapıldığı yer, çalışma modeli, yaş, yabancılık durumu, sağlık ve güvenlik riski ile sektörel izinler belge setini değiştirir. “Herkesten her belgeyi alma” yaklaşımı hem gereksiz bürokrasi hem kişisel veri riski yaratır. [K01][K07][K11][K12]
Yabancı çalışan
Pasaport, yabancı kimlik numarası ve çalışma izni süreci; iş sözleşmesi, SGK bildirimi ve fiilî işe başlama tarihiyle birlikte izlenmelidir. İzin başvurusu yapılmış olması, her durumda çalışmaya başlanabileceği anlamına gelmez. İzin türü, süre, görev ve işveren bilgileri kontrol edilmeli; değişiklik ve uzatma tarihleri sorumlu kişi ile takvimlendirilmelidir.
Uzaktan veya hibrit çalışan
Uzaktan çalışma düzeninde çalışma yeri, iletişim yöntemi, ekipman, masraf, veri güvenliği, iş sağlığı ve güvenliği bilgilendirmesi ile çalışma süresi kaydı açıklaştırılmalıdır. Ev ortamına ilişkin gereksiz özel hayat verisi toplanmamalı; işverenin denetim ihtiyacı ile çalışanın mahremiyeti arasında ölçülülük kurulmalıdır.
Engelli, genç veya özel riskli işte çalışan
Engellilik ve sağlık verileri yalnız işe uygunluk, yasal teşvik veya koruyucu önlem için gerekli kapsamda işlenmelidir. Çocuk ve genç işçilerde yaş, çalışma süresi ve yasak işler; tehlikeli veya çok tehlikeli işlerde mesleki eğitim ve sağlık uygunluğu ayrıca kontrol edilmelidir. Sağlık raporunun bulunması, risk değerlendirmesi ve işe özgü eğitim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Göreve özgü adli sicil veya güvenlik kontrolü
Adli sicil belgesi ancak kanuni zorunluluk veya görevin niteliğiyle somut biçimde açıklanabilen gereklilik bulunduğunda istenmelidir. Belgenin her çalışan için süresiz saklanması yerine amaç, erişim ve saklama süresi belirlenmelidir. Aynı yaklaşım sürücü belgesi, mesleki yetki, özel güvenlik kimliği veya sektörel lisanslar için de uygulanır.
İşe giriş günü için son kontrol tablosu
| Kontrol | Sorumlu | Tamamlanma anı | Hata hâlinde risk |
|---|---|---|---|
| İş ilişkisinin ve sözleşme türünün belirlenmesi | İnsan kaynakları ve hukuk | Tekliften önce | Yanlış sözleşme, muvazaa veya belirli süre sorunu |
| SGK ve varsa çalışma izni kontrolü | Bordro/SGK sorumlusu | Fiilî başlangıçtan önce | Kayıt dışı çalışma ve idari yaptırım |
| Sağlık, eğitim ve mesleki yeterlilik | İSG birimi ve yönetici | Göreve başlamadan önce | İş kazası, uygun olmayan görevlendirme |
| Sözleşme ve bilgilendirmelerin imzalı sürümü | İnsan kaynakları | İlk iş günü | Sürüm ve ispat uyuşmazlığı |
| Ekipman, erişim ve veri güvenliği | Bilgi işlem ve yönetici | Erişim açılmadan önce | Yetkisiz erişim ve zimmet uyuşmazlığı |
| Çalışana nüsha ve iletişim kanalı verilmesi | İnsan kaynakları | İlk iş günü | Bilgilendirme ve değişiklik uyuşmazlığı |
Sonuç
İşe giriş düzeninin kalitesi belge sayısıyla ölçülmez. Doğru ilişki türü, açık sözleşme, gerekli sağlık ve bildirim işlemleri, hukuka uygun veri işleme ve gerçek teslim kayıtları birlikte kurulmalıdır. Çalışana gelecekteki bütün riskleri devretmeye çalışan belgeler yerine, hak ve yükümlülükleri baştan açıklayan bir düzen hem işverenin hem çalışanın hukuki güvenliğini güçlendirir.
Sıkça Sorulan Sorular
Her iş sözleşmesi yazılı olmak zorunda mı?
Genel kural ve m.8'deki istisnalar ile özel sözleşme türlerinin şekil hükümleri birlikte değerlendirilir. Yazılılık her durumda zorunlu olmasa da açık kayıt önemli ispat sağlar. [K01]
Deneme süresinde sigorta yapılır mı?
Evet. Deneme kaydı sosyal güvenlik ve ücret yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz. [K01][K11]
Bir yıllık sözleşme yazınca ilişki belirli süreli olur mu?
Yalnız tarih koymak yeterli değildir; objektif koşul ve gerçek işin niteliği incelenir. [K01]
Fazla çalışma onayı ücret hakkından vazgeçme midir?
Hayır. Çalışma onayı, ücret ve süre sınırlarının yerine geçmez. [K01][K15]
Fazla çalışma onayı geri alınabilir mi?
Yönetmelikteki koşulla otuz gün önceden yazılı bildirim yoluyla geri alınabilir. [K15]
KVKK aydınlatmasını imzalamak her şeye rıza vermek midir?
Hayır. Aydınlatma ve açık rıza farklı işlemlerdir; hukuki dayanak ve amaçlar ayrıca belirlenir. [K07]
Her çalışandan adli sicil istenmeli mi?
İşe özgü kanuni yükümlülük ve gereklilik incelenmelidir. Özel nitelikli veri için sınırsız standart toplama doğru değildir. [K07]
Zimmet tutanağı her zararı işçiye yükler mi?
Hayır. Teslim, kusur, zarar ve sorumluluk şartları ayrı değerlendirilir. [K04]
İşe girişte boş istifa veya ibraname alınabilir mi?
Bu belgeler gelecekteki sona erme iradesi ve alacak tasfiyesi için güvenli, geçerli bir genel çözüm değildir. [K04]
Eğitim formundaki imza yeterli midir?
Gerçek eğitim ve işe uygun içerik gerekir. İmza, hiç yapılmayan eğitimin yerine geçmez. [K12]
İlgili İş Hukuku Rehberleri
- İşçi Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır? Zorunlu Belgeler, Saklama, Erişim ve KVKK: İşçi özlük dosyasındaki belgeler, elektronik dosya güvenliği, erişim yetkileri, saklama süreleri, imha ve KVKK yükümlülükleri.
- İşverenler İçin İş Hukuku Rehberi: İşe Alımdan İşten Ayrılışa Belge, Süre ve Hukuki Risk Yönetimi: İşe girişten işten ayrılışa sözleşme, özlük dosyası, izin, savunma, fesih ve ibra süreçlerinde belge, süre ve hukuki risk yönetimi rehberi.
- İşçiler İçin Doğum ve Süt İzni (2026): Analık İzni, Babalık İzni, Yarım Çalışma ve Ücretsiz İzin: 2026 analık izni, babalık izni, süt izni, yarım çalışma, ücretsiz izin, kısmi çalışma, SGK ve İŞKUR ödenekleri rehberi.
Kaynakça
K01 — 4857 sayılı İş Kanunu; özellikle m.8, 11, 13, 15, 17–29, 32, 40–44, 53, 59, 74, 75 ve 109. 7555 ve 7578 sayılı kanunların değişiklikleriyle birlikte. Kaynağı incele.
K04 — 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu; özellikle hizmet sözleşmesi, kişiliğin korunması, kişisel veriler ve ibra hükümleri (m.417, 419 ve 420). Kaynağı incele.
K07 — 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu; m.4–7, 9–12. KVKK, Özel Nitelikli Kişisel Veriler açıklaması; 7499 sayılı Kanunla değişen m.6 kapsamında istihdam ve iş sağlığı/güvenliği yükümlülükleri. Kaynağı incele.
K11 — Sosyal Güvenlik Kurumu, İşverenin Yükümlülükleri; işe giriş, işten ayrılış, kayıt saklama ve ibraz açıklamaları. Kaynağı incele.
K12 — 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, özellikle m.4, 15 ve 17; ÇSGB İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü sıkça sorulan sorular. Kaynağı incele.
K02 — 7578 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun; kabul 22.04.2026, özellikle m.15–18, geçici m.1 ve yürürlük hükümleri. Kaynağı incele.
K15 — İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği; özellikle m.5, 8, 9 ve 10, 2017 değişiklikleriyle birlikte. Kaynağı incele.