Ticari Defterlerin İbrazı ve Delil Niteliği
Ticari defterler, ticari davalarda önemli bir ispat aracıdır; ancak her muhasebe kaydı sahibinin iddiasını kendiliğinden kanıtlamaz. Hukuk Muhakemeleri Kanunu uyarınca defterlerin sahibi lehine delil oluşturabilmesi için kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun tutulması, gerekli açılış ve kapanış onaylarının bulunması ve defter kayıtlarının birbirini doğrulaması gibi koşullar değerlendirilir. Karşı tarafın defterleri, ibraz davranışı ve senet ya da diğer kesin deliller de sonuca etki edebilir.
Defter incelemesinde:
- İlgili hesap dönemine ait defterlerin türü
- Açılış ve kapanış onayları veya elektronik onay karşılıkları
- Yevmiye kayıtları ile defteri kebir ve yardımcı hesapların uyumu
- E-Defter dosyaları ile beratların eşleşmesi
- Kayıtların zamanında ve dayanak belgeye bağlı yapılması
- Fatura, irsaliye, banka ve kasa kayıtlarıyla uyum
- Tarafların defterlerindeki karşılıklı kayıtlar
- Devir bakiyeleri ve dönem sonu işlemleri
- Virman, mahsup, ters kayıt ve düzeltme işlemleri
- Dövizli hesaplar ve kur değerlemeleri
- Sonradan oluşturulmuş veya değiştirilmiş kayıt iddiaları
- Defterlerin tamamının veya belirli kayıtların ibraz edilmemesi
- Muhasebe kaydı ile gerçek ticari işlem arasındaki bağlantı
araştırılır. Ticari defter incelemesi yalnız sonuç bakiyesinin okunmasından ibaret değildir. Bakiyeyi oluşturan her işlemin dayanak belgesi, karşı kaydı, ödeme ve iade hareketi ile dönemler arası devri izlenebilir olmalıdır.
Tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgelerin yangın, su baskını, hırsızlık, siber olay veya başka bir nedenle kaybolması ya da kullanılamaz hâle gelmesi durumunda muhafaza yükümlülüğü, olayın belgelenmesi, elektronik yedekler ve zayi belgesi talebinin koşulları gecikmeden değerlendirilmelidir. Zayi belgesi, kaybolan kayıtların içeriğini veya uyuşmazlık konusu işlemin gerçekleştiğini kendiliğinden ispatlayan bir belge değildir; kayıp olgusunun ve diğer delillerin dosyaya etkisi ayrıca incelenir.
E-Defter, Berat ve Elektronik Muhasebe Kayıtları
E-Defter; kanuni defterlerde yer alması gereken bilgileri elektronik kayıtlar hâlinde içeren, elektronik imza veya mali mühür ve berat mekanizmasıyla bütünlüğü doğrulanan sistemdir. Uyuşmazlıkta yalnız PDF çıktısı veya muhasebe programından alınan ekran görüntüsüyle yetinilmemeli; ilgili dönem e-Defter dosyaları, beratlar ve bunların doğrulanabilirliği incelenmelidir.
Bu kapsamda:
- İlgili ay veya döneme ait yevmiye ve kebir dosyaları
- Açılış ve kapanış onayı niteliğindeki beratlar
- GİB onay kayıtları
- Mali mühür veya elektronik imza bilgileri
- Dosya bütünlüğü ve doğrulama sonuçları
- Kayıt tarihi ile belgenin düzenlenme ve işlenme tarihi
- Muhasebe fişi, yevmiye madde numarası ve belge bağlantısı
- Yazılım veya entegratör değişiklikleri
- Eksik, bozuk veya okunamayan dönem kayıtları
- Yedekleme, muhafaza ve ibraz işlemleri
değerlendirilir. E-Defter beratının bulunması, içindeki her muhasebe kaydının dayandığı ticari işlemin gerçekte gerçekleştiğini tek başına kanıtlamaz; kayıtların dayanak belgeler ve karşı taraf verileriyle doğrulanması gerekir.
İhtiyati Haciz, Delil Tespiti ve Kayıtların Korunması
Ticari alacağın tahsilinin güçleşmesi riski varsa ihtiyati haciz; elektronik kayıtların, ticari defterlerin veya teslim durumunun kaybolma tehlikesi varsa delil tespiti ve diğer koruma yolları gündeme gelebilir. Geçici hukukî koruma, esas talebin yerine geçmez; alacağın niteliği ve korunmak istenen hukukî durum doğru belirlenmelidir.
Bu kapsamda:
- Muaccel alacak ve yaklaşık ispat
- Henüz muaccel olmayan alacak bakımından özel koşullar
- Teminat ve ölçülülük
- Borçlunun malvarlığı ve tahsil riski
- İhtiyati haczin uygulanması ve tamamlayıcı işlemler
- İhtiyati hacze itiraz
- Haksız geçici korumadan doğan zarar
- E-Defter, ERP, e-posta ve sistem kayıtlarının korunması
- Fiziksel defter ve belgelerin zayi riski
- Mal, depo, iş veya hizmetin mevcut durumunun tespiti
- Üçüncü kişilerdeki kayıtların celbi
incelenir. Ticari kayıtların yalnız ekran görüntüsü şeklinde alınması yerine kaynağı, tarih bilgisi, bütünlüğü ve ilgili işlemle bağlantısı doğrulanabilir şekilde korunmalıdır.
Defter İncelemesinde Çalışma Yaklaşımımız
İncelenecek hesap dönemi, uyuşmazlık kalemleri ve dayanak belgeler belirlenir. Defterlerin usul koşulları ile karşı kayıtlar ayrıştırılır; gerektiğinde mali müşavir ve teknik kayıt sorumlularıyla belge hazırlığı koordine edilir.
HMK 222 neden yalnız bir onay kontrolü değildir?
Usulüne uygun tutulma ve onay koşullarının yanı sıra defterlerin birbirini doğrulaması, karşı tarafın kayıtları, ibraz davranışı ve diğer kesin deliller de değerlendirilir. Kendi defterinizdeki alacak satırı her dosyada tek başına yeterli kabul edilemez. Karşı tarafın usulüne uygun defterlerinde ilgili konuda hiçbir kayıt bulunmaması ile defterlerin hiç ibraz edilmemesi farklıdır. HMK m.222/3 uyarınca ilk durumda kendi defterleri sahibi lehine delil olarak kullanılamaz. Usulüne uygun defterlerdeki lehe ve aleyhe kayıtlar da birbirinden ayrılamaz.
Bilirkişi raporuna nasıl hazırlanılır?
Hangi kaydın hangi belgeyle çeliştiği; açılış bakiyesi, ödeme, iade, mahsup, kur ve faiz farkları üzerinden somutlaştırılır. Eksik dönem veya dayanağı gösterilmeyen kalem ayrıca belirtilir. Raporun yalnız sonuç tutarına itiraz etmek yerine hesap yönteminin incelenmesi gerekir.
Zayi ve kayıt kaybında gecikmeyin
TTK m.82/7 kapsamındaki defter ve belge kaybında, zıyaın öğrenilmesinden itibaren otuz günlük başvuru süresi öngörülür. Olayın maddede aranan koşulları taşıması, kanuni saklama dönemi ve yetkili mahkeme ayrıca belirlenir; her teknik arıza kendiliğinden zayi belgesi verilmesini sağlamaz. Olay kaydı ve mevcut yedekler korunmalıdır.