Vorlage der Handelsbücher und ihre Beweiskraft
Handelsbücher sind in Handelsprozessen ein wichtiges Beweismittel; jedoch beweist nicht jede Buchung die Behauptung ihres Inhabers von selbst. Nach der Zivilprozessordnung werden Voraussetzungen geprüft, damit die Bücher zugunsten ihres Inhabers Beweis begründen können, etwa dass sie nach dem Gesetz vollständig und ordnungsgemäß geführt sind, die erforderlichen Eröffnungs- und Abschlussbestätigungen vorliegen und die Bucheinträge einander bestätigen. Auch die Bücher der Gegenpartei, das Vorlageverhalten sowie Urkunden oder andere zwingende Beweise können das Ergebnis beeinflussen.
Bei der Prüfung der Bücher wird:
- Die Art der Bücher für die betreffende Rechnungsperiode
- Eröffnungs- und Abschlussbestätigungen oder ihre elektronischen Entsprechungen
- Die Übereinstimmung der Journalbuchungen mit dem Hauptbuch und den Nebenbuchkonten
- Der Abgleich der E-Buch-Dateien mit den Bescheinigungen (berat)
- Ob Buchungen zeitnah und mit Bezug auf einen Beleg erfolgt sind
- Die Übereinstimmung mit Rechnungs-, Lieferschein-, Bank- und Kassenaufzeichnungen
- Die wechselseitigen Buchungen in den Büchern der Parteien
- Übertragene Salden und Vorgänge zum Periodenende
- Umbuchungen, Verrechnungen, Stornobuchungen und Korrekturen
- Fremdwährungskonten und Kursbewertungen
- Behauptungen nachträglich erstellter oder geänderter Buchungen
- Die Nichtvorlage aller Bücher oder bestimmter Buchungen
- Der Zusammenhang zwischen der Buchung und dem tatsächlichen Handelsgeschäft
untersucht. Die Prüfung der Handelsbücher besteht nicht nur im Ablesen des Endsaldos. Der Beleg jedes Vorgangs, der den Saldo bildet, seine Gegenbuchung, die Zahlungs- und Rückgabebewegung und die Übertragung zwischen den Perioden müssen nachvollziehbar sein.
Gehen Bücher und Belege, deren Aufbewahrung einem Kaufmann obliegt, durch Brand, Wasserschaden, Diebstahl, einen Cybervorfall oder eine andere Ursache verloren oder werden sie unbrauchbar, müssen die Aufbewahrungspflicht, die Dokumentation des Vorfalls, elektronische Sicherungen und die Voraussetzungen eines Antrags auf Verlustbescheinigung (zayi belgesi) unverzüglich geprüft werden. Eine Verlustbescheinigung beweist nicht von selbst den Inhalt der verlorenen Aufzeichnungen oder dass der streitige Vorgang stattgefunden hat; die Wirkung des Verlusts und der übrigen Beweise auf die Akte wird gesondert geprüft.
E-Buch, Bescheinigung (berat) und elektronische Buchhaltungsaufzeichnungen
Das E-Buch (e-Defter) ist ein System, das die in den gesetzlichen Büchern enthaltenen Angaben als elektronische Aufzeichnungen enthält und dessen Integrität durch eine elektronische Signatur oder ein Finanzsiegel und den Mechanismus der Bescheinigung (berat) verifiziert wird. Im Streitfall sollte man sich nicht mit einem PDF-Ausdruck oder einem Bildschirmfoto aus dem Buchhaltungsprogramm begnügen; zu prüfen sind die E-Buch-Dateien des betreffenden Zeitraums, die Bescheinigungen und ihre Verifizierbarkeit.
In diesem Rahmen werden:
- Die Journal- und Hauptbuchdateien des betreffenden Monats oder Zeitraums
- Bescheinigungen (berat) mit der Wirkung von Eröffnungs- und Abschlussbestätigungen
- GİB-Genehmigungsaufzeichnungen
- Angaben zu Finanzsiegel oder elektronischer Signatur
- Dateiintegrität und Verifizierungsergebnisse
- Buchungsdatum sowie Ausstellungs- und Verarbeitungsdatum des Belegs
- Buchungsbeleg, Journalbuchungsnummer und Verbindung zum Beleg
- Änderungen von Software oder Integrator
- Fehlende, beschädigte oder unlesbare Periodenaufzeichnungen
- Sicherung, Aufbewahrung und Vorlage
bewertet. Das Vorliegen einer E-Buch-Bescheinigung beweist nicht für sich allein, dass das Handelsgeschäft, auf dem jede darin enthaltene Buchung beruht, tatsächlich stattgefunden hat; die Buchungen müssen anhand von Belegen und Daten der Gegenpartei verifiziert werden.
Arrest, Beweissicherung und Schutz der Aufzeichnungen
Besteht das Risiko, dass die Beitreibung einer Handelsforderung erschwert wird, kann ein Arrest (ihtiyati haciz) in Betracht kommen; besteht die Gefahr, dass elektronische Aufzeichnungen, Handelsbücher oder der Lieferzustand verloren gehen, können Beweissicherung und andere Schutzwege in Betracht kommen. Einstweiliger Rechtsschutz ersetzt den Hauptanspruch nicht; die Art der Forderung und die zu schützende Rechtslage müssen richtig bestimmt werden.
In diesem Rahmen werden:
- Fällige Forderung und Glaubhaftmachung
- Besondere Voraussetzungen für eine noch nicht fällige Forderung
- Sicherheitsleistung und Verhältnismäßigkeit
- Vermögen des Schuldners und Gefährdung der Beitreibung
- Vollziehung des Arrests und ergänzende Maßnahmen
- Widerspruch gegen den Arrest
- Schaden aus ungerechtfertigtem einstweiligem Schutz
- Schutz von E-Buch-, ERP-, E-Mail- und Systemaufzeichnungen
- Verlustrisiko bei physischen Büchern und Belegen
- Feststellung des gegenwärtigen Zustands von Ware, Lager, Arbeit oder Leistung
- Beiziehung von Aufzeichnungen bei Dritten
geprüft. Statt Handelsaufzeichnungen nur als Bildschirmfoto zu sichern, sollten sie so geschützt werden, dass Herkunft, Datumsangabe, Integrität und Verbindung zum betreffenden Vorgang verifizierbar sind.
Unsere Arbeitsweise bei der Bücherprüfung
Der zu prüfende Rechnungszeitraum, die streitigen Positionen und die Belege werden bestimmt. Die formellen Voraussetzungen der Bücher werden von den Gegenbuchungen getrennt; bei Bedarf wird die Unterlagenvorbereitung mit dem Steuerberater (mali müşavir) und den für die technischen Aufzeichnungen Verantwortlichen abgestimmt.
Warum ist HMK 222 nicht nur eine Bestätigungsprüfung?
Neben den Voraussetzungen ordnungsgemäßer Führung und Bestätigung werden auch die wechselseitige Bestätigung der Bücher, die Aufzeichnungen der Gegenpartei, das Vorlageverhalten und andere zwingende Beweise bewertet. Eine Forderungszeile im eigenen Buch kann nicht in jeder Akte als allein ausreichend angesehen werden. Es ist ein Unterschied, ob in den ordnungsgemäß geführten Büchern der Gegenpartei zu der betreffenden Sache keine Buchung vorhanden ist oder ob die Bücher gar nicht vorgelegt werden. Nach HMK Art. 222/3 können im ersten Fall die eigenen Bücher nicht als Beweis zugunsten ihres Inhabers verwendet werden. Auch die für und gegen eine Partei sprechenden Buchungen in ordnungsgemäßen Büchern können nicht voneinander getrennt werden.
Wie bereitet man sich auf das Sachverständigengutachten vor?
Es wird konkretisiert, welche Buchung welchem Beleg widerspricht, anhand von Eröffnungssaldo, Zahlung, Rückgabe, Verrechnung sowie Kurs- und Zinsdifferenzen. Fehlende Zeiträume oder Positionen ohne nachgewiesene Grundlage werden gesondert angegeben. Statt nur den Ergebnisbetrag des Gutachtens zu beanstanden, sollte die Berechnungsmethode geprüft werden.
Bei Verlust von Aufzeichnungen nicht zögern
Für den Verlust von Büchern und Belegen nach TTK Art. 82/7 ist eine Antragsfrist von dreißig Tagen ab Kenntnis vom Verlust vorgesehen. Ob der Vorfall die in der Vorschrift geforderten Voraussetzungen erfüllt, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und das zuständige Gericht werden gesondert bestimmt; nicht jeder technische Ausfall führt von selbst zur Erteilung einer Verlustbescheinigung. Die Vorfallsaufzeichnung und vorhandene Sicherungen sind zu schützen.