Представление торговых книг и их доказательственная сила
Торговые книги — важное средство доказывания в коммерческих спорах; однако не всякая бухгалтерская запись сама по себе доказывает утверждение её владельца. Согласно Гражданскому процессуальному кодексу, чтобы книги могли служить доказательством в пользу владельца, оцениваются такие условия, как полное и надлежащее ведение в соответствии с законом, наличие необходимых заверений открытия и закрытия и взаимное подтверждение записей в книгах. На результат могут влиять также книги другой стороны, поведение при их представлении, а также документы и иные неопровержимые доказательства.
При проверке книг исследуются:
- Виды книг за соответствующий отчётный период
- Заверения открытия и закрытия или их электронные аналоги
- Соответствие журнальных записей главной книге и вспомогательным счетам
- Соответствие файлов электронной книги подтверждениям (berat)
- Своевременность записей и их связь с подтверждающим документом
- Соответствие записям счетов, накладных, банка и кассы
- Встречные записи в книгах сторон
- Перенесённые сальдо и операции на конец периода
- Проводки перемещения, взаимозачёта, сторно и исправления
- Валютные счета и оценка по курсу
- Утверждения о записях, созданных или изменённых впоследствии
- Непредставление всех книг или отдельных записей
- Связь между бухгалтерской записью и реальной коммерческой операцией
Проверка торговых книг не сводится к чтению итогового сальдо. Подтверждающий документ каждой операции, образующей сальдо, её встречная запись, движения платежей и возвратов и перенос между периодами должны поддаваться отслеживанию.
Если книги и документы, которые коммерсант обязан хранить, утрачены или стали непригодными из-за пожара, затопления, кражи, кибер-инцидента или иной причины, необходимо без промедления оценить обязанность хранения, документирование происшествия, электронные резервные копии и условия ходатайства о справке об утрате (zayi belgesi). Справка об утрате сама по себе не доказывает содержание утраченных записей или то, что спорная операция состоялась; влияние факта утраты и иных доказательств на дело изучается отдельно.
Электронная книга, подтверждение (berat) и электронные бухгалтерские записи
Электронная книга (e-Defter) — система, содержащая сведения, которые должны быть в законных книгах, в виде электронных записей и целостность которой проверяется с помощью электронной подписи или фискальной печати и механизма подтверждения (berat). В споре не следует ограничиваться распечаткой PDF или снимком экрана из бухгалтерской программы; необходимо изучить файлы электронной книги за соответствующий период, подтверждения и возможность их проверки.
В этой связи оцениваются:
- Файлы журнала и главной книги за соответствующий месяц или период
- Подтверждения (berat), имеющие значение заверений открытия и закрытия
- Записи об одобрении GİB
- Сведения о фискальной печати или электронной подписи
- Целостность файла и результаты проверки
- Дата записи, а также дата составления и обработки документа
- Бухгалтерская проводка, номер записи журнала и связь с документом
- Изменения программного обеспечения или интегратора
- Отсутствующие, повреждённые или нечитаемые записи периода
- Резервное копирование, хранение и представление
Наличие подтверждения (berat) электронной книги само по себе не доказывает, что коммерческая операция, на которой основана каждая запись, действительно состоялась; записи необходимо проверять по подтверждающим документам и данным другой стороны.
Предварительный арест имущества, обеспечение доказательств и сохранение записей
Если существует риск затруднения взыскания коммерческого требования, может быть поставлен вопрос о предварительном аресте имущества; если есть опасность утраты электронных записей, торговых книг или сведений о состоянии поставки, могут быть поставлены вопросы об обеспечении доказательств и иных защитных путях. Временная правовая защита не заменяет основного требования; характер требования и защищаемое правовое положение должны быть определены правильно.
В этой связи изучаются:
- Наступивший срок требования и правдоподобное обоснование
- Особые условия для требования, срок которого ещё не наступил
- Обеспечение и соразмерность
- Имущество должника и риск взыскания
- Исполнение предварительного ареста и дополнительные действия
- Возражение против предварительного ареста
- Вред от необоснованной временной защиты
- Сохранение записей электронной книги, ERP, электронной почты и систем
- Риск утраты физических книг и документов
- Установление текущего состояния товара, склада, работы или услуги
- Истребование записей у третьих лиц
Вместо того чтобы фиксировать коммерческие записи лишь снимками экрана, их следует сохранять так, чтобы можно было проверить источник, сведения о дате, целостность и связь с соответствующей операцией.
Наш метод работы при проверке книг
Определяются проверяемый отчётный период, спорные позиции и подтверждающие документы. Процессуальные условия книг отделяются от встречных записей; при необходимости подготовка документов координируется с финансовым консультантом (mali müşavir) и ответственными за технические записи.
Почему HMK 222 — не только проверка заверения?
Помимо условий надлежащего ведения и заверения, оцениваются также взаимное подтверждение книг, записи другой стороны, поведение при представлении и иные неопровержимые доказательства. Строка с требованием в вашей книге не может считаться достаточной сама по себе в каждом деле. Отсутствие в надлежащим образом ведущихся книгах другой стороны какой-либо записи по соответствующему вопросу отличается от непредставления книг вовсе. По ст. 222/3 HMK в первом случае собственные книги не могут использоваться как доказательство в пользу их владельца. Записи в надлежащих книгах, как в пользу стороны, так и против неё, также нельзя разделять.
Как подготовиться к заключению эксперта?
Конкретизируется, какая запись противоречит какому документу, на основе начального сальдо, платежей, возвратов, взаимозачётов, курсовых разниц и разниц в процентах. Отсутствующие периоды и позиции без указанного основания отмечаются отдельно. Вместо возражения лишь против итоговой суммы заключения следует изучить метод расчёта.
Не медлите при утрате или потере записей
При утрате книг и документов по ст. 82/7 TTK предусмотрен срок обращения в тридцать дней со дня, когда стало известно об утрате. Соответствие события условиям, требуемым статьёй, установленный законом срок хранения и компетентный суд определяются отдельно; не всякий технический сбой сам по себе влечёт выдачу справки об утрате. Запись о происшествии и имеющиеся резервные копии необходимо сохранить.