Bei der Beurteilung der Folgen einer Nichtvorlage von Büchern und Belegen wird zuerst geprüft, ob die Aufforderung von der zuständigen Behörde stammt, welche Aufzeichnungen sie umfasst, ob sie ordnungsgemäß zugestellt wurde und welche Frist zur Vorlage eingeräumt wurde. Danach werden die tatsächliche Möglichkeit der Vorlage, höhere Gewalt und die Zustellnachweise bewertet. Festsetzung von Amts wegen, Versagung des Vorsteuerabzugs, Sanktion wegen besonderer Verfahrensverstöße (özel usulsüzlük) und strafrechtliche Ermittlung sind keine einheitliche Sanktion, die denselben Voraussetzungen unterliegt. 1 2
Die Aufbewahrung der Bücher bei der Buchhaltung, die Einstellung der Tätigkeit des Unternehmens oder die elektronische Führung der Aufzeichnungen beseitigen für sich allein nicht sämtliche Vorlagepflichten. Dagegen sind Folgen, die für eine tatsächlich nicht vorhandene Aufzeichnung, für eine Aufzeichnung ohne Aufbewahrungspflicht oder für eine rechtlich nicht wirksam angeforderte Aufzeichnung festgesetzt werden, gesondert zu erörtern. Der Ausgangspunkt einer Akte liegt in den Vorgängen vor dem Satz „nicht vorgelegt“.
Was wird bei einer Aufforderung zur Vorlage von Büchern und Belegen geprüft?
Die erlassende Behörde, der Adressat, der Gegenstand der Prüfung, die Zeiträume, die angeforderten Bücher und Belege sowie Art und Frist der Übermittlung sind festzustellen. Physische Zustellung und elektronische Zustellung werden als getrennte rechtliche Vorgänge geprüft. Der Zeitpunkt, zu dem das Schreiben das System erreicht, gelesen wird und als gesetzlich zugestellt gilt, muss nicht identisch sein. Insbesondere darf die Frist nicht allein nach dem Datum einer E-Mail oder Textnachricht berechnet werden. 1
Sieht das Gesetz keine besondere Frist für die Vorlage vor, gilt die von der Verwaltung nach Artikel 14 des Gesetzes Nr. 213 über das Steuerverfahren (VUK) festgesetzte Frist, die nicht weniger als fünfzehn Tage betragen darf. Ob eine besondere Vorschrift für die konkrete Aufforderung gilt, wird ebenfalls geprüft. Bei zu kurzer Frist oder einem technischen Hindernis ist rechtzeitig eine Fristverlängerung unter Angabe der Gründe und der einreichbaren Aufzeichnungen zu beantragen. Die Gewährung des Antrags bedeutet allein nicht, dass die Frist verlängert wurde. 1
Wie wird die Einwendung fehlerhafter Zustellung konkretisiert?
Zustellungsunterlagen, elektronische Zustellnachweise, die Anschrift des Unternehmens zum maßgeblichen Zeitpunkt und die Vertretungsverhältnisse sind gemeinsam vorzulegen. Statt der Erklärung „das Schreiben hat uns nicht erreicht“ ist darzulegen, welcher gesetzliche Schritt gefehlt hat. Die Regeln für steuerliche Bekanntgaben der Verwaltung und für gerichtliche Zustellungen dürfen nicht vermengt werden.
Im Beschluss des Kollegiums der Steuerprozesskammern des Staatsrats (Danıştay Vergi Dava Daireleri Kurulu, VDDK) vom 23. Oktober 2024, E.2024/352, K.2024/968, wurde festgestellt, dass vor der Prüfung nicht vorgelegter Bücher durch das Gericht die ordnungsgemäße Zustellung der Aufforderung zu kontrollieren ist. In dieser Entscheidung wurden Steuerfestsetzungen und Sanktionen nicht als rechtmäßig angesehen, die auf einer Bekanntgabe beruhten, bei der nicht festgestellt worden war, dass das Unternehmen unter seinen bekannten Anschriften nicht angetroffen werden konnte, und bei der die einschlägigen Vorschriften zur Steuerbekanntgabe nicht angewandt worden waren; die Revision wurde zurückgewiesen. Die Würdigung der Adressvorschriften hängt vom im Streitzeitraum geltenden Recht ab. Dieselbe Adressfolgerung darf nicht automatisch auf den vorliegenden Fall übertragen werden. 4
Wie lange bestehen Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten?
Nach Artikel 253 VUK beträgt die Grundaufbewahrungsfrist fünf Jahre, beginnend mit dem auf das betreffende Jahr folgenden Kalenderjahr. Artikel 256 VUK regelt die Vorlage aufzubewahrender Aufzeichnungen auf eine zuständige Aufforderung hin. Eine Frist von fünf Jahren bedeutet jedoch nicht, dass sämtliche handels- und rechtsgeschäftlichen Unterlagen am Ende des fünften Jahres gefahrlos vernichtet werden dürfen. Aufbewahrungspflichten aus anderen Gesetzen und der Beweisbedarf in einem fortdauernden Streit sind gesondert zu prüfen. 1
Posten, die spätere Zeiträume beeinflussen, etwa aus dem Vorjahr vorgetragene Verluste, Kosten oder Abzüge, können weiterhin einen Nachweis erfordern. Ob die Sanktion der Verwaltung wegen Nichtvorlage anwendbar ist und ob der Steuerpflichtige ein in einem späteren Zeitraum geltend gemachtes Recht nachweist, sind verschiedene Fragen. Der Aufbewahrungsplan ist nach Belegart und rechtlicher Funktion zu erstellen; ein einziges Datum für eine Sammelvernichtung darf nicht verwendet werden. Der Beitrag zu Beweis und Beweismitteln in Steuerstreitigkeiten behandelt dieses Thema unter eigener Überschrift.
Genügt bei elektronischen Büchern allein das Berat?
Das Berat (die Bestätigung der elektronischen Buchführungsdatei) ist nicht der vollständige buchhalterische Inhalt, der die betreffende e-Buch-Datei ersetzt. Die Lesbarkeit der angeforderten Aufzeichnungen, ihre Zuordnung zum jeweiligen Zeitraum und die Integrität der Datei sind zu wahren. e-Buch, Berat, e-Rechnungen und die für den Zugriff erforderlichen technischen Angaben sind gemeinsam zu verwalten. Vorlagefähige und nicht vorlagefähige Dateien sind getrennt aufzulisten. 1
Ist der Dienstleister geschlossen oder das Passwort verloren worden, genügt die bloße Erklärung dazu nicht. Sicherungs-, Übertragungs-, Zugriffs- und Wiederherstellungsunterlagen sind zu prüfen; Beginn des technischen Hindernisses und die zu seiner Behebung unternommenen Schritte sind zu dokumentieren. Der Unterschied zwischen einem tatsächlichen Ausfall und einer Verletzung der Aufbewahrungspflicht wird anhand konkreter Daten bewertet.
Wie werden höhere Gewalt oder ein Verlust (zayi) nachgewiesen?
Höhere Gewalt nach Artikel 13 VUK und ihre Folgen nach Artikel 15 VUK werden entsprechend der Art des Ereignisses geprüft. Bei einem Vorbringen von Brand, Katastrophe oder einem vom Willen unabhängigen Verlust kommt es darauf an, welche Aufzeichnungen betroffen waren, und auf den Zeitpunkt des Ereignisses. Der Schaden an einem Lager bedeutet nicht zwingend, dass auch sämtliche elektronischen Aufzeichnungen und Aufzeichnungen Dritter unbrauchbar waren. 1
Feuerwehr- oder Polizeiprotokoll, Versicherungsunterlagen, Schadensfeststellung, technische Untersuchung und gegebenenfalls das Verfahren für eine Verlustbescheinigung (zayi belgesi) sind zu würdigen. Die handelsrechtlichen Voraussetzungen einer Verlustbescheinigung ersetzen nicht die Prüfung der höheren Gewalt im Steuerrecht. Auch wenn das Vorhandensein einer Urkunde wichtig ist, wird gesondert geprüft, ob das Ereignis die Vorlage tatsächlich verhindert hat. Beim Geltendmachen eines Hindernisses sind erreichbare Aufzeichnungen zu sichern und der übergabefähige Teil zu prüfen.
Welche steuerlichen und strafrechtlichen Folgen hat die Nichtvorlage?
Die Nichtvorlage von Büchern und Belegen kann für eine Festsetzung von Amts wegen nach Artikel 30 VUK bedeutsam sein. Das Vorliegen eines Grundes für die Festsetzung von Amts wegen bedeutet jedoch nicht, dass die Steuerbemessungsgrundlage in beliebiger Höhe festgesetzt werden kann. Berechnungsmethode, Zeitraum, Grunddaten und gegebenenfalls dem Steuerpflichtigen günstige Aufzeichnungen müssen überprüfbar sein. 1
Auch die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs sind wichtig. Der Zeitraum, in dem der Abzug versagt wurde, die Auswirkung der vorgetragenen Umsatzsteuer und die nicht vorgelegten Aufzeichnungen sind darzulegen. Eine pauschale Versagung sämtlicher Abzüge und eine Versagung wegen der Echtheit bestimmter Rechnungen sind nicht derselbe Streit. Stützt sich die Verwaltung zugleich auf zwei Gründe, muss die Verteidigung beide behandeln. 2
Bei der Sanktion wegen besonderer Verfahrensverstöße werden die Pflicht-, Aufforderungs- und Bekanntgabevoraussetzungen nach Artikel 355 (wiederholt) VUK gesondert geprüft. Im Strafermittlungsverfahren sind die Tatbestandsmerkmale der Verheimlichung nach Artikel 359 VUK, das Vorhandensein der Aufzeichnungen, eine zuständige Aufforderung und das Verhalten der betroffenen Person zu bewerten. Die verspätete Vorlage vor dem Finanzgericht beseitigt nicht zwingend alle Sanktionen für die nicht rechtzeitige Vorlage. 1 Für eine ausführliche Prüfung kann der Beitrag zur Einspruch gegen die Strafe wegen Steuerverlusts (vergi ziyaı cezası) herangezogen werden.
Können Bücher und Belege beim Finanzgericht vorgelegt werden?
Wichtig ist die Möglichkeit, bei der Prüfung nicht vorgelegte Bücher und Belege durch das Gericht untersuchen zu lassen. Die im VDDK-Beschluss von 2024 erläuterte Rechtsvereinheitlichung (içtihadı birleştirme) vom 8. Februar 2019, E.2013/3, K.2019/1, besagt, dass dann, wenn ohne höhere Gewalt nicht vorgelegte Aufzeichnungen vor Gericht geltend gemacht werden, diese anzufordern und zu prüfen sind und auch die Auffassung der Steuerverwaltung einzuholen ist. Dieser Weg bedeutet keine automatische Anerkennung des Vorsteuerabzugs. 4
Bei der Bitte an das Gericht, Aufzeichnungen zu berücksichtigen, ist darzulegen, wo sich die Aufzeichnungen befinden, welchen Zeiträumen sie angehören, wie ihre Integrität gewahrt ist und wie sie übergeben werden. Zwischenentscheidungen des Gerichts dürfen nicht unbeantwortet bleiben, indem man nur erklärt, die Aufzeichnungen könnten später vorgelegt werden. Auch die Einwände der Verwaltung gegen die Aufzeichnungen sind zu beantworten. Eine nachträglich erstellte Liste darf nicht als Original der gesetzlichen Bücher oder als überprüfbarer elektronischer Inhalt dargestellt werden.
Wie ist die Akte vorzubereiten und wie sind die Fristen zu überwachen?
- Sämtliche Aufforderungsschreiben sind zusammen mit allen Zustell- und Zugriffsnachweisen zu sammeln.
- Für jedes angeforderte Buch und jeden Beleg ist festzuhalten, ob es vorhanden, übergeben, fehlend oder unzugänglich ist.
- Im Übergabeprotokoll sind Zeitraum, Dateiname, Anzahl und Anlagen anzugeben.
- Belege zu höherer Gewalt und zu technischen Hindernissen sind chronologisch zu ordnen.
- Für Festsetzung, Umsatzsteuerberechnung, Sanktion wegen besonderer Verfahrensverstöße und strafrechtlichen Vorwurf ist je eine gesonderte rechtliche Würdigung vorzunehmen.
Mit Bekanntgabe des Steuerbescheids sind die allgemeine dreißigtägige Frist für die Steuerklage und die auf den Fall anwendbaren Sondervorschriften zu prüfen. Streitgegenstände und Klagebegehren sind klar zu trennen; ob verschiedene Zeiträume in einer Klageschrift geltend gemacht werden können, ist anhand der Voraussetzungen von Artikel 5 der Verwaltungsgerichtsordnung (Gesetz Nr. 2577, İYUK) zu prüfen. Die Wirkung einer Klageerhebung auf die Beitreibung richtet sich nach Umfang und Ausnahmen von Artikel 27 İYUK. 3 Zum Verfahren kann der Beitrag zu der Erhebung einer Steuerklage herangezogen werden.
Fazit
Die Akte zur Nichtvorlage von Büchern und Belegen erfordert, dass jede Stufe von der Aufforderung bis zur Sanktion gesondert geprüft wird. Wirksame Zustellung, angemessene Frist, Aufbewahrungspflicht, tatsächlicher Zugriff und Integrität der Aufzeichnungen müssen geklärt sein, bevor eine Folge festgesetzt werden kann. Die Möglichkeit, Belege vor Gericht vorzulegen, kann genutzt werden; sie ersetzt jedoch weder die rechtzeitige Vorlagepflicht noch die gesonderten Voraussetzungen der Sanktionen.
Häufig gestellte Fragen
Entfällt die Pflicht, wenn die Bücher bei der Buchhaltung liegen?
Nicht allein. Die im Abschnitt „Was wird bei einer Aufforderung zur Vorlage von Büchern und Belegen geprüft?“ beschriebenen Abläufe für Anforderung und Übergabe sind einzurichten, und das Zugriffsproblem ist zu dokumentieren. Zugehörige Erläuterung
Genügt die Vorlage des e-Buch-Berats?
Nicht in jedem Fall. Auch der Inhalt der Bücher und die Lesbarkeitsvoraussetzungen, die im Abschnitt „Genügt bei elektronischen Büchern allein das Berat?“ beschrieben werden, sind zu prüfen. Zugehörige Erläuterung
Kann ich dem Gericht Belege vorlegen, die ich bei der Prüfung nicht eingereicht habe?
Sie können beantragen, dass das Gericht sie nach der einschlägigen Rechtsprechung prüft. Im Abschnitt „Können Bücher und Belege beim Finanzgericht vorgelegt werden?“ wird erläutert, dass dies keine automatische Anerkennung des Vorsteuerabzugs bedeutet. Zugehörige Erläuterung
Beseitigen Brand oder Verlust alle Folgen?
Die Art des Ereignisses und seine Auswirkung auf die Vorlage werden geprüft. Erforderlich ist die Beleg- und Umfangsbewertung aus dem Abschnitt „Wie werden höhere Gewalt oder ein Verlust (zayi) nachgewiesen?“. Zugehörige Erläuterung
Quellen und rechtliche Grundlagen
- Gesetz Nr. 213 über das Steuerverfahren (VUK), Artikel 13–15, 30, 93–109, 253, 256, 355 (wiederholt) und 359. Quelltext
- Gesetz Nr. 3065 über die Umsatzsteuer (KDV), Artikel 29 und 34. Quelltext
- Verwaltungsgerichtsordnung (Gesetz Nr. 2577, İYUK), Artikel 5, 7, 20, 27 und 31. Quelltext
- Kollegium der Steuerprozesskammern des Staatsrats (Danıştay Vergi Dava Daireleri Kurulu, VDDK), 23. Oktober 2024, E.2024/352, K.2024/968; insbesondere die Würdigung in der Sache, S. 7–9. Quelltext