Welche Aufgaben übernimmt ein Unternehmensanwalt?
Die Arbeit eines Unternehmensanwalts muss klären, welche Entscheidung das Unternehmen mit welcher Information und unter welchen rechtlichen Voraussetzungen trifft. Ein neuer Liefervertrag, die Vertretungsbefugnis eines Geschäftsführers oder ein Auskunftsverlangen der Gesellschafter wirken wie getrennte Akten, führen aber zu derselben Frage: Wie werden Rechte, Pflichten und Entscheidungsordnung des Unternehmens geschützt? Der Wert der Rechtshilfe bemisst sich neben dem erstellten Text nach den der Geschäftsleitung vorgelegten Optionen und der Nachverfolgung in der Praxis.
Das Anwaltsgesetz verlangt vom Rechtsanwalt, die übernommenen Aufgaben mit Sorgfalt und Wahrhaftigkeit zu erfüllen; das Türkische Schuldrechtsgesetz verlangt vom Beauftragten, unter Wahrung der berechtigten Interessen des Auftraggebers mit Treue und Sorgfalt zu handeln. Der konkrete Umfang dieser Pflichten bestimmt sich nach der übernommenen Arbeit, den bekannten Tatsachen und der erforderlichen fachlichen Prüfung. Es kann nicht zugesagt werden, dass jede wirtschaftliche Entscheidung positiv ausgeht oder jeder Streit vermieden wird.[1][3]
Laufende Beratung, bestimmtes Geschäft und Prozessmandat
Bei der laufenden Beratung werden Verträge, Geschäftsleitungsentscheidungen und fortdauernde Rechtsbedürfnisse in der festgelegten Arbeitsordnung behandelt. Beim Mandat für ein bestimmtes Geschäft kann die Prüfung dagegen etwa auf eine Anteilsübertragung, einen Finanzierungsvertrag oder eine neue Vertriebsbeziehung beschränkt werden. Prozess und Vollstreckungsverfahren sind eine Vertretungsaufgabe, deren Umfang gesondert festzulegen ist. Das Bestehen einer monatlichen Beratungsvereinbarung bedeutet nicht, dass jeder Prozess aller Konzerngesellschaften für dasselbe Honorar übernommen wird. Im Anwaltsvertrag müssen die Rechtshilfe und das Honorar bestimmt sein.[1]
Zu Beginn der Zusammenarbeit sind schriftlich festzuhalten, welche Tätigkeiten des Unternehmens geprüft werden, wer Anfragen übermitteln darf, wie Prioritäten gesetzt werden und wie Arbeiten außerhalb des Umfangs beauftragt werden. Die Unterlagentabellen und Verfolgungsvorschläge in diesem Beitrag sind für kein Unternehmen ein gesetzlich zwingendes einheitliches Organisationsmodell; es sind empfohlene Praktiken, damit die fachliche Sorgfalt im täglichen Betrieb des Unternehmens ankommt.
Ist jedes Unternehmen verpflichtet, einen vertraglich gebundenen Rechtsanwalt zu beschäftigen?
Artikel 35 des Anwaltsgesetzes regelt die Pflicht, einen vertraglich gebundenen Rechtsanwalt zu beschäftigen, für Aktiengesellschaften, die eine bestimmte Kapitalvoraussetzung erfüllen, und für Baugenossenschaften, die die in der Bestimmung genannte Mitgliederzahl erreichen. Diese Bestimmung kann nicht so ausgelegt werden, dass alle Gesellschaften derselben Pflicht unterliegen. Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung insgesamt besteht aus diesem Artikel keine allgemeine Verpflichtung. Gesellschaftstyp und gesetzliche Voraussetzungen sind gesondert zu beurteilen.[1]
Die Prüfung der Verpflichtung und der Bedarf des Unternehmens an Rechtshilfe sind verschiedene Beurteilungen. Ein einziger langfristiger Vertrag eines kleinen Unternehmens kann wesentliche Verpflichtungen begründen. Die Arbeitsform ist nicht nur nach der Höhe des Kapitals, sondern nach Geschäftsvolumen, Beteiligungsstruktur, Tätigkeitsbereich und Wirkung der Entscheidungen aufzubauen.
Wer ist der Mandant? Die Unterscheidung zwischen Gesellschaft, Gesellschafter und Geschäftsführer
Die Handelsgesellschaft hat Rechtspersönlichkeit. Wer im für die Gesellschaft begründeten Rechtshilfeverhältnis der Mandant ist, wird zusammen mit den zur Vertretung der Gesellschaft befugten Personen und dem Umfang des Auftrags bestimmt. Gesellschafter, Geschäftsführer und die juristische Person der Gesellschaft sind nicht dieselbe Rechtsperson. Daraus, dass jemand den Anwalt der Gesellschaft auswählt oder am Gespräch teilnimmt, folgt nicht von selbst, dass der Anwalt auch in allen seinen persönlichen Angelegenheiten sein Mandant ist.[1][2]
Diese Unterscheidung sollte insbesondere bei Familienunternehmen konkretisiert werden. Dieselbe Person kann Gesellschafter, Mitglied des Verwaltungsrats und Gläubiger der Gesellschaft sein. Sie spricht für die Gesellschaft über betriebliche Angelegenheiten, kann aber, wenn sie die Zahlung ihrer persönlichen Forderung verlangt, andere Interessen als die Gesellschaft haben. Der Anwalt darf nicht so handeln, als habe er die persönliche Vertretung übernommen, ohne zu verstehen, in welcher Eigenschaft welche Forderung übermittelt wird. Für Rechtshilfe an Parteien mit widerstreitenden Interessen in derselben Sache gilt zusätzlich das Verbot nach Artikel 38 des Anwaltsgesetzes.[1]
Auch bei Konzerngesellschaften sind die juristischen Personen, denen Dienstleistungen erbracht werden, einzeln anzugeben. Zu prüfen ist, ob die Anfrage der Muttergesellschaft auf einem zur Vertretung der Tochtergesellschaft befugten Willen beruht und aus welchem Grund die Unterlagen einer Gesellschaft an die andere weitergegeben werden. Die Bestimmung einer einzigen Kontaktperson kann die Abläufe erleichtern; diese Person darf aber nicht zu einem Informationsnadelöhr werden, das die Befugnisse der Gesellschaftsorgane und die gesetzlichen Rechte der Gesellschafter aufhebt.[2]
Im Eingangsschreiben sollten die Firma des Mandanten, der Umfang der Arbeit, die zur Weisung befugten Personen und die Adressaten des Berichts stehen. Es ist auch zu erläutern, dass die Vertretungsordnung neu geprüft wird, falls später ein Streit über die Verantwortung zwischen Gesellschaft und Geschäftsführer entsteht.
Welche Unterlagen werden zu Beginn der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen geprüft?
Die erste Prüfung sollte mit Unterlagen beginnen, die genügen, um die Entscheidungsordnung und die vorrangigen Rechtsangelegenheiten des Unternehmens zu verstehen. Die Unterlagen sind auf Aktualität und Übereinstimmung untereinander zu beurteilen. Eine alte Unterschriftsbeglaubigung (imza sirküleri) zeigt eine später geänderte Vertretungsordnung möglicherweise nicht. Auch nur die erste Seite eines Vertrags oder ein nicht unterzeichneter Entwurf genügen möglicherweise nicht, um die bestehende Verpflichtung zu verstehen.
| Zu Beginn zu prüfende Unterlagengruppe | Zweck der Prüfung |
|---|---|
| Aktueller Gesellschaftsvertrag (esas sözleşme) bzw. Satzung; Handelsregistereintragungen | Gesellschaftstyp, Tätigkeitsrahmen, Organe und eingetragene Änderungen bestimmen |
| Vertretungsbeschlüsse, Unterschriftenunterlagen, Vollmachten und gegebenenfalls interne Richtlinie | Weisungs-, Entscheidungs- und Zeichnungsbefugnisse sowie Aufgabenverteilung prüfen |
| Anteilsbesitzaufzeichnungen, Beschlüsse von Generalversammlung und Geschäftsleitung, bestehende Gesellschaftervereinbarungen | Gesellschaftsordnung, Beschlussverlauf und Übereinstimmung der verschiedenen Unterlagen erkennen |
| Wesentliche Kunden-, Liefer-, Miet-, Finanzierungs- und Sicherheitenverträge; deren Anlagen | Pflichten zu Laufzeit, Zahlung, Verlängerung, Kündigung und Sicherheiten bestimmen |
| Aktuelle Finanzangaben, Listen wichtiger Forderungen und Verbindlichkeiten, gegebene Sicherheiten | Rechtliche Prioritäten zusammen mit ihren finanziellen Auswirkungen beurteilen; bei Bedarf mit einem Finanzexperten arbeiten |
| Zustellungen, Mahnschreiben, Liste offener Streitigkeiten und einschlägiger Schriftwechsel | Anstehende Fristen, erteilte Antworten und dringenden Handlungsbedarf feststellen |
Diese sechs Gruppen sind der für die Anfangsprüfung empfohlene Rahmen. Je nach Art der Tätigkeit können Genehmigungen, Verfahren mit Bezug auf Beschäftigte, geistige Eigentumsrechte oder Schriftwechsel mit Regulierungsbehörden hinzukommen. In jeder Akte ist zu erläutern, welche Frage die angeforderte Unterlage klärt.
Eine fehlende Unterlage muss im Ergebnis der Prüfung sichtbar sein. Der Vermerk „Da das Zusatzprotokoll nicht übermittelt wurde, konnte zur Kündigungsklausel keine endgültige Beurteilung erfolgen“ vermittelt der Geschäftsleitung die Unklarheit. Das Unternehmen sollte auch mitteilen, bei wem sich die Unterlage befindet und wann sie beschafft wird. Zur Vorbereitung des ersten Gesprächs können die erforderlichen Unterlagen und Fragen beim ersten Gespräch mit dem Anwalt gesondert geprüft werden.
In welcher Phase des Entscheidungsprozesses sollte die rechtliche Prüfung stattfinden?
Die rechtliche Prüfung sollte in der Phase beginnen, in der die Optionen des Unternehmens noch offen sind. Ein an die Gegenseite gesandtes Angebot, ein Annahmeschreiben oder eine Bestellbestätigung kann je nach Inhalt und konkreten Umständen bindende Wirkungen entfalten. Das Türkische Schuldrechtsgesetz geht davon aus, dass der Vertrag durch gegenseitige und übereinstimmende Willenserklärungen zustande kommt; sofern das Gesetz nichts anderes vorsieht, verlangt es für Verträge keine allgemeine Form. Die Annahme, jedes Geschäft entstehe erst mit Unterzeichnung des endgültigen Vertrags, ist daher nicht sicher.[3]
Der Unternehmensanwalt sollte in den Prozess einbezogen werden können, während Preis und wirtschaftliches Ziel festgelegt werden und bevor das Liefermodell oder die Haftungsverteilung feststeht. Wird nur der letzte Entwurf zur Prüfung übersandt, sind auch frühere Angebote, Schriftwechsel und gegebene Zusagen mitzuteilen. Andernfalls ändert eine Korrektur im Text möglicherweise nicht alle Folgen des bereits begründeten Verhältnisses.
Für jede kleine Beschaffung des Betriebs eine Prüfung von gleicher Länge durchzuführen, ist möglicherweise nicht praktikabel. Deshalb werden für Standardgeschäfte genehmigte Texte, für ungewöhnliche Bedingungen eine gesonderte Prüfung und für dringende Angelegenheiten ein festgelegter Kommunikationsweg empfohlen. Es kann vorab vereinbart werden, in welcher Phase Bedingungen wie hohe Sicherheiten, langfristige Exklusivität, persönliche Bürgschaft oder einseitige Kündigungsbefugnis dem Anwalt zu übermitteln sind.
Auch bei einer dringenden Stellungnahme ist die Grenze der Information zu zeigen. Werden die geprüfte Fassung, die beantwortete Frage, die noch nicht gesehenen Unterlagen und die Tatsachen, die das Gutachten ändern könnten, angegeben, trifft die Geschäftsleitung ihre Entscheidung bewusster. Eine kurze schriftliche Bestätigung nach einem mündlichen Gespräch verringert die Gefahr, dass sich die spätere Umsetzung auf unterschiedliche Erinnerungen stützt.
Befugnis, Genehmigung und Dokumentationsordnung bei Geschäftsleitungsentscheidungen
Geschäftsführung und Vertretung in der Aktiengesellschaft sowie die Aufgaben der Geschäftsführer (müdür) in der Gesellschaft mit beschränkter Haftung werden nach den Regeln des jeweiligen Gesellschaftstyps beurteilt. Verwaltungsrat und Geschäftsführer haben im Gesetz genannte unentziehbare Aufgaben. Die Beauftragung eines Rechtsberaters hebt die Leitungs- und Aufsichtsverantwortung der Gesellschaftsorgane nicht auf. Die Sorgfalts- und Treuepflicht der Verwaltungsratsmitglieder ist in Artikel 369 TTK geregelt, die der Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Artikel 626.[2]
Interne Genehmigung und Vertretungsbefugnis gegenüber Dritten
Wer ein Geschäft im Unternehmen genehmigt und wer das Unternehmen nach außen bindet, ist getrennt zu prüfen. Interne Beschränkungen der Vertretungsbefugnis in Aktiengesellschaften können gutgläubigen Dritten nicht in jedem Fall entgegengehalten werden. Artikel 371 TTK regelt den Umfang der Vertretung und die Wirkung ihrer Beschränkung; bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist auch der Verweis des Artikels 629 zu beachten. Dass eine Genehmigung innerhalb des Budgets nicht eingeholt wurde, führt daher für sich allein nicht zu dem Ergebnis, dass der unterzeichnete Vertrag das Unternehmen sicher nicht bindet.[2]
Die vom Anwalt empfohlene Beschlussakte sollte Beschlussgegenstand, geprüfte Unterlagen, zuständiges Organ, erforderliche Genehmigungen und das umzusetzende Geschäft zusammenführen. Die zu unterzeichnende Vertragsfassung ist dem Beschluss zuzuordnen; ändert sich die Vertretungsordnung, sind die erforderlichen Eintragungs- und Bekanntmachungsvorgänge gesondert zu verfolgen. Dass auf einer Unterlage „rechtlich geprüft“ vermerkt wird, darf nicht dazu führen, dass verschiedene Fassungen später als vom selben Gutachten erfasst gelten.
Besteht ein Konflikt zwischen dem persönlichen Interesse eines Verwaltungsratsmitglieds und dem Interesse der Gesellschaft, wird das Verbot der Teilnahme an der Beratung gesondert beurteilt; nach Artikel 393 TTK werden die einschlägigen Gründe und Geschäfte im Beschluss festgehalten. Für Geschäfte mit der Gesellschaft erfordern die Voraussetzungen des Artikels 395 eine gesonderte Prüfung. Es ist nicht richtig, für jedes Geschäft mit nahestehenden Parteien dieselbe Genehmigungsvorlage zu verwenden.[2]
Die mögliche Haftung des Geschäftsleiters wird zusammen mit Aufgabe, Pflichtverletzung und konkretem Fall behandelt. Für die gesonderte Beurteilung dieses Themas kann der Beitrag zur Haftung von Geschäftsführer und Verwaltungsrat herangezogen werden.
Welche Ergebnisse soll die Vertragsprüfung der Geschäftsleitung vorlegen?
Das Ergebnis der Vertragsprüfung muss so klar sein, dass die Geschäftsleitung verstehen kann, welche Verpflichtung sie übernimmt. Wird nur eine Datei mit Änderungsmarkierungen übersandt, ist möglicherweise nicht erkennbar, welche Änderung ein zwingendes rechtliches Problem betrifft und welche als Verhandlungspräferenz gilt. Im Gutachten sind Wirksamkeit des Geschäfts, Verpflichtungen der Parteien, Umsetzungsschwierigkeiten und Verhandlungsoptionen miteinander zu verbinden.
Die Parteien können den Vertragsinhalt innerhalb der gesetzlichen Grenzen bestimmen; Fälle wie ein Verstoß gegen zwingende Vorschriften oder die öffentliche Ordnung können die Folge der Unwirksamkeit begründen. Bei vorformulierten Standardbedingungen sind auch die Bestimmungen zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen (genel işlem koşulları) von Bedeutung. Dass eine Bedingung im Text steht, bedeutet nicht, dass sie in jedem Fall wirksam und durchsetzbar ist.[3]
Welche Optionen sind als Ergebnis der Prüfung vorzulegen?
Das Gutachten muss das konkrete Problem und seine mögliche Auswirkung erläutern. Ist etwa unklar, mit welcher Aufzeichnung die Lieferung abgenommen wird, können Zahlung und Mängeldiskussionen betroffen sein. Die Lösung kann darin bestehen, ein technisches Abnahmeprotokoll zu erstellen, den Unterschriftsberechtigten zu bestimmen und die Zahlung mit den Abnahmephasen zu verknüpfen. Ob dies zur Produktions- und Finanzordnung des Betriebs passt, ist mit den zuständigen Abteilungen zu besprechen.
Auch die Möglichkeit, dass die Gegenseite die Änderung nicht akzeptiert, ist zu beurteilen. Verkürzung der Laufzeit, Aufteilung der Bestellungen in Phasen, Einholung einer Sicherheit oder Fortfahren mit einem alternativen Lieferanten sind verschiedene wirtschaftliche Optionen. Der Anwalt erläutert die rechtlichen Folgen dieser Optionen; die finanzielle und operative Präferenz wird von der befugten Geschäftsleitung getroffen. Im letzten Text ist festzuhalten, welches Risiko fortbesteht und welche Maßnahme angewendet wurde.
Wichtig ist auch, dass die Klausel im Vertrag im Unternehmen umsetzbar ist. Ist nicht bekannt, von wem eine Mitteilungspflicht erfüllt oder wie eine Lieferabweichung aufgezeichnet wird, kann der Schutz im Text tatsächlich geschwächt werden. Nach der Unterzeichnung wird empfohlen, den betreffenden Abteilungen eine kurze Übersicht der Pflichten zu geben. Diese Übersicht sollte die zu erledigende Arbeit, das auslösende Ereignis, das Datum und die aufzubewahrende Unterlage zeigen und bei Verlängerung des Vertrags aktualisiert werden.
Hypothetisches Beispiel: Warenbezug von einem nahestehenden Lieferanten
Nehmen wir an, eine Aktiengesellschaft erwägt, regelmäßig bei einem Lieferanten zu kaufen, an dem die Ehefrau eines Verwaltungsratsmitglieds Gesellschafterin ist. Dieses Beispiel schildert keinen realen Mandantenfall. Für die Prüfung werden Angaben zu Beteiligung und Vertretung, Angebotsvergleiche, technische Spezifikation, Zahlungsplan, Vertragsentwurf und Beschlussunterlagen angefordert.
Der Anwalt bestimmt zunächst die Eigenschaft der Person im Geschäft und die konkreten Voraussetzungen des Interessenkonflikts. Die Regelung zur Nichtteilnahme an der Beratung nach Artikel 393 TTK und die Frage, ob nach Artikel 395 zusätzlich eine Genehmigung erforderlich ist, sind nicht dieselbe Frage. Aus dem Bestehen der Beziehung lässt sich nicht folgern, dass das Geschäft von selbst verboten ist oder dass allein ein Beschluss der Generalversammlung alle Probleme behebt.[2]
Der Geschäftsleitung können Optionen mit alternativen Angeboten und der Begründung der Auswahl vorgelegt werden: kürzerer Vertrag, Probebestellung, gestufte Zahlung oder unabhängige Qualitätsabnahme gehören dazu. Der Beschluss der befugten Personen, die gewählten Bedingungen und die Abnahmeaufzeichnungen werden gemeinsam aufbewahrt. Die eingehende rechtliche Unterscheidung wird in der Untersuchung zu Geschäften mit nahestehenden Parteien und Interessenkonflikt behandelt.
Wie werden die rechtlichen Risiken des Unternehmens priorisiert?
Die Priorisierung darf nicht allein nach der geschätzten Höhe des finanziellen Betrags erfolgen. Zu beurteilen sind auch Dauer des Geschäfts, Auswirkung auf die Tätigkeit, Möglichkeit der Umkehr und Verlässlichkeit der vorliegenden Information. Eine automatische Verlängerungsklausel in einem Vertrag mit niedrigem Entgelt kann eine langfristige Belastung begründen. Ein groß wirkender Handelsstreit kann je nach vorhandenen Unterlagen und Verhandlungsmöglichkeit anders behandelt werden.
Empfohlen wird, für jedes wesentliche Risiko einen kurzen Eintrag anzulegen: Auf welche Unterlage stützt sich der Gegenstand, was beeinträchtigt er, wenn er eintritt, wann ist eine Handlung erforderlich und wie ausreichend ist die vorliegende Information? Der Ausdruck „hohes Risiko“ gibt der Geschäftsleitung für sich allein keine Orientierung. Die Erläuterung „Das Ablaufdatum der Sicherheit liegt vor der Lieferung; Verlängerung oder Änderung des Zahlungsplans ist erforderlich“ macht die zu erledigende Arbeit sichtbar.
Gibt es Anzeichen für finanzielle Schwierigkeiten, ist zwischen Anwalt und Steuerberater bzw. dem zuständigen Finanzexperten eine Aufgabenverteilung einzurichten. Die rechtliche Arbeit darf nicht den Eindruck erwecken, es sei eine unabhängige Prüfung der Richtigkeit der Finanzdaten erfolgt. Hinsichtlich Kapitalverlust und Überschuldung werden die Pflichten der Gesellschaftsorgane nach Artikel 376 TTK und für Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach Artikel 633 gesondert geprüft; die konkrete Berechnung und die aktuellen Anwendungsregeln werden je nach Akte verifiziert.[2]
Der Risikoeintrag kann sich mit der Zeit ändern. Eine neue Mahnung, eine verspätete Zahlung oder ein Wechsel des Geschäftsleiters kann ein bisher als gewöhnlich angesehenes Thema vorrangig machen. Deshalb ist auch das nach Umsetzung der empfohlenen Maßnahme verbleibende Risiko neu zu beurteilen.
Die Hinnahme eines Risikos ist nicht mit der Vornahme eines rechtswidrigen Geschäfts zu verwechseln. Die Geschäftsleitung kann unter rechtlich zulässigen Optionen wirtschaftliche Unsicherheit übernehmen; sie kann aber mit ihrer eigenen Genehmigung eine zwingende Regel nicht außer Kraft setzen. Auch der Anwalt ist verpflichtet, eine Sache abzulehnen, die er für unredlich oder unberechtigt hält.[1][3] Das Rechtsgutachten muss diese Grenze deutlich von durch Verhandlung veränderbaren Vertragsbedingungen unterscheiden.
Wie sind Anzeichen von Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern zu beurteilen?
Unbeantwortete Unterlagenverlangen der Gesellschafter, nicht zustande kommende Versammlungen, Einwände gegen die Nutzung von Gesellschaftsmitteln oder ein anhaltender Dissens über die Gewinnausschüttung sind Anzeichen, die eine Prüfung erfordern. Sie beweisen für sich allein nicht, dass ein Gesellschafter rechtswidrig handelt. Der Anwalt muss zunächst trennen, welcher Vorfall durch Unterlagen bestätigt ist und welche Darstellung noch auf der Ebene einer Behauptung liegt.
Informations- und Einsichtsrechte sind je nach Gesellschaftstyp unterschiedlich geregelt. Das Recht des Aktionärs einer Aktiengesellschaft findet sich in Artikel 437 TTK, das des Gesellschafters einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Artikel 614. Es ist nicht richtig, alle Auskunftsverlangen automatisch unter Berufung auf das Geschäftsgeheimnis abzulehnen oder anzunehmen, die Gesellschafterstellung verschaffe unbegrenzten Zugang zu Unterlagen; die Voraussetzungen der einschlägigen Bestimmung sind zu prüfen.[2]
Wird die Aufgabe des Unternehmensanwalts im Namen der Gesellschaft geführt, ist gesondert zu beurteilen, ob er die persönliche Prozessvorbereitung eines Gesellschafters gegen einen anderen im selben Vertretungsverhältnis übernehmen darf. Die ordnungsgemäße Bearbeitung eines Auskunftsverlangens, die Vorbereitung der Tagesordnung einer Versammlung oder die Aufnahme von Beschlüssen in die Aufzeichnungen kann ein Rechtsbedürfnis der Gesellschaft sein. Dagegen kann die persönliche Verhandlung über die Austrittsbedingungen eines bestimmten Gesellschafters aus der Gesellschaft ein anderes Vertretungsverhältnis begründen.[1][2]
Bestehende Gesellschaftervereinbarung, Gesellschaftsvertrag und gefasste Beschlüsse sind zusammen zu lesen. Widersprüchliche Regelungen und tatsächlich nicht angewendete Bestimmungen sind festzustellen, damit Lösungsoptionen besprochen werden können. Informations- und Einsichtsrecht sowie Stimm-, Verkaufs- und Ausstiegsordnung in der Gesellschaftervereinbarung sind in dieser Phase gesonderte Prüfthemen.
Vom Rechtsgutachten zur Umsetzung: verantwortliche Person, Termin und Nachverfolgung
Mit der Übersendung des Rechtsgutachtens ist die Umsetzung im Unternehmen nicht abgeschlossen. Es kann erforderlich sein, eine Entscheidung zu treffen, mit der Gegenseite zu sprechen, eine Unterlage zu unterzeichnen oder Aufzeichnungen zu aktualisieren. Deshalb ist für jede Empfehlung festzulegen, von wem und bis wann sie erfüllt wird. Die vom Anwalt übernommene Nachverfolgung und die betriebsinterne Aufgabe des Unternehmens sind klar zu trennen.
Die folgende Tabelle ist eine empfohlene Verfolgungsordnung. Die Fristen werden für das konkrete Geschäft festgelegt; die in der Tabelle genannten Phasen begründen keine gesetzliche Frist.
| Thema | Feststellung | Maßnahme | Verantwortlich | Nachverfolgung | Abschluss |
|---|---|---|---|---|---|
| Vertretungsordnung | Aktueller Beschluss und verwendete Unterlage stimmen nicht überein | Befugnis und Aufzeichnungen prüfen und die erforderliche Maßnahme ergreifen | Geschäftsleitung und Anwalt | Vor dem nächsten Geschäft | Aktueller Beschluss und erforderlicher Registereintrag |
| Liefervertrag | Methode der Lieferabnahme unklar | Abnahmeverfahren und Unterlagenmuster erstellen | Einkauf und Anwalt | Vor der Unterzeichnung | Unterzeichnete Anlage und Aufgabenmitteilung |
| Sicherheit | Laufzeit kürzer als der vorgesehene Erfüllungsplan | Verlängerung oder alternative Sicherheit besprechen | Finanzabteilung und Geschäftsleitung | Vor Ablauf der Sicherheit | Neue Sicherheit oder schriftlicher Beschluss |
| Auskunftsverlangen eines Gesellschafters | Umfang des Verlangens und Unterlagenliste unvollständig | Recht und Unterlagen prüfen und die angemessene Antwort vorbereiten | Zuständiges Organ und Anwalt | Nach der auf das Verlangen anzuwendenden Frist | Antwort und Versandnachweis |
Der Vermerk „abgeschlossen“ sollte zeigen, mit welcher Unterlage das Geschäft endete. Die Akte nur aufgrund einer mündlichen Bestätigung ohne unterzeichneten Vertrag, Versandnachweis oder Eintragungsbescheinigung zu schließen, erschwert die spätere Kontrolle. Auch für eine nicht umgesetzte Empfehlung ist die Begründung festzuhalten; das bei der Geschäftsleitung verbleibende Risiko und der Zeitpunkt der erneuten Beurteilung sind mitzuteilen.
Wie ist die Unternehmensleitung zu informieren?
Der Bericht an die Geschäftsleitung muss die Information enthalten, die das Unternehmen für seine Entscheidung braucht. Offene Angelegenheiten, anstehende Termine, Themen, die einer Genehmigung der Geschäftsleitung bedürfen, und gegenüber dem Vorzeitraum veränderte Risiken müssen sichtbar sein. Artikel 508 des Türkischen Schuldrechtsgesetzes regelt die Pflicht des Beauftragten, auf Verlangen über die geführte Angelegenheit Rechenschaft abzulegen. Form und Häufigkeit eines regelmäßigen Berichts können dem Umfang des Mandats entsprechend vereinbart werden.[3]
Für jedes Unternehmen ist ein monatlicher Bericht von derselben Länge nicht erforderlich. Bei einem Betrieb mit wenigen Geschäften kann ein kurzes Lageschreiben genügen, während bei einem Unternehmen mit vielen laufenden Verträgen eine Auswertungsbesprechung mit Aufgabenliste nützlich sein kann. Vor der langen Aktenliste in der Anlage des Berichts ist zu erläutern, welche Entscheidung der Geschäftsleitung zufällt. Bei Themen, in denen die Unsicherheit fortbesteht, darf die fehlende Information nicht verschwiegen werden.
Der Bericht sollte auch zeigen, aufgrund welcher neuen Information sich das frühere Gutachten geändert hat. Das Vorliegen eines Zusatzprotokolls oder der Abschluss einer technischen Prüfung kann die Beurteilung ändern. Datum des Gutachtens, Grundlagenunterlagen und Änderungsgrund gemeinsam zu führen, hilft zu verhindern, dass die Geschäftsleitung nach einer überholten Erläuterung handelt. Diese Aufzeichnungsordnung erleichtert auch bei einem Wechsel des Beraters das Verständnis der Akte.
Eine dringende Entwicklung darf nicht den üblichen Berichtstag abwarten. Für fristgebundene Zustellungen oder wichtige neue, das Geschäft beeinflussende Information ist ein Kommunikationsweg festzulegen; zu verfolgen ist, ob die Mitteilung die betreffende Person erreicht hat. Weichen die Weisungen aus dem Unternehmen voneinander ab, ist auch die Entscheidungsbefugnis zu klären.
Honorar- und Auslageninformationen sind mit gleicher Transparenz zu liefern. Erfordert eine nicht vorhergesehene Übersetzung, Sachverständigenprüfung oder sonstige Maßnahme Kosten, sind Grund und voraussichtliche Auswirkung zu erläutern. Die Dokumentation der getätigten Ausgaben und die Rechenschaft über die Geschäftsführung werden zusammen mit der Rechenschaftsordnung im Auftragsverhältnis behandelt.[3] Der berufsrechtliche Rahmen des Themas ist im Beitrag zur Informationspflicht des Rechtsanwalts gegenüber dem Mandanten näher ausgeführt.
Wie werden Unabhängigkeit, Verschwiegenheit und Interessenkonflikt gehandhabt?
Dass der Anwalt dem Unternehmen laufend Dienste leistet, hebt seine berufliche Unabhängigkeit nicht auf. Die Bestimmungen des Anwaltsgesetzes zu Unabhängigkeit und Sorgfalt sowie die Regeln zur Pflicht, eine Sache abzulehnen, gelten fort. Mögliche negative rechtliche Entwicklungen zu verschweigen, um das von der Geschäftsleitung gewünschte Ergebnis zu stützen, oder ein rechtswidriges Geschäft als zulässig darzustellen, ist mit diesem Verständnis der Arbeit unvereinbar.[1]
Die Prüfung von Interessenkonflikten sollte nicht nur im ersten Gespräch erfolgen. Ein neuer Gesellschafter, eine Unternehmensübertragung, ein Haftungsvorwurf gegen einen Geschäftsleiter oder ein Streit zwischen Gesellschaften derselben Gruppe kann das Vertretungsverhältnis beeinflussen. Hat der Anwalt in derselben Sache der Partei mit entgegengesetzten Interessen zuvor anwaltliche Hilfe oder ein Rechtsgutachten erteilt, ist das nach Artikel 38 des Anwaltsgesetzes ein Grund, die Sache abzulehnen. Dass die Parteien zusammenarbeiten wollen, zeigt nicht, dass das gesetzliche Verbot von selbst entfällt.[1]
Verschwiegenheitsordnung und Weitergabe von Informationen
Das Verbot, Angelegenheiten offenzulegen, die der Anwalt aufgrund seines Berufs erfährt, ist in Artikel 36 des Anwaltsgesetzes geregelt. In der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen ist diese Pflicht dahin zu konkretisieren, an wen Unterlagen gesendet werden, wer an Besprechungen teilnimmt und wie Berichte aufbewahrt werden.[1]
Bei Unterlagen mit personenbezogenen Daten sind zusätzlich technische und organisatorische Maßnahmen zu beurteilen, die rechtswidrigen Zugriff und rechtswidrige Verarbeitung verhindern und die Sicherheit der Daten gewährleisten. Die Erläuterung des KVKK zur Datensicherheit betont, dass die Maßnahmen nach Tätigkeit und Risiken zu bestimmen sind.[4] In der Praxis wird empfohlen, keine Sammelakten an Personen ohne Bezug zur Aufgabe zu senden, Zugriffsberechtigungen festzulegen und bei Personalwechseln zu aktualisieren. Dass eine Unterlage an den Anwalt übermittelt wird, löst nicht von selbst das rechtliche Problem, wie die Unterlage erlangt wurde.
Entsteht eine Lage, in der die Vertretung nicht fortgeführt werden kann, sind Umfang und Folgen zu erläutern, bevor ein neues Geschäft übernommen wird. Für eine eingehendere Beurteilung kann die Untersuchung zu Interessenkonflikt und Vertretungsverbot des Rechtsanwalts herangezogen werden.
Welche Fragen sind vor Beginn der Zusammenarbeit mit einem Unternehmensanwalt zu stellen?
Im ersten Gespräch sollte der Bedarf des Unternehmens anhand konkreter Arbeiten geschildert werden: Welche Arten von Verträgen werden monatlich vorbereitet, von wem werden Entscheidungen getroffen, welche Arbeiten verzögern sich und bei welchen Unterlagen bestehen Unklarheiten? Diese Informationen sorgen dafür, dass die vorzuschlagende Arbeit der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens entspricht. Zu beurteilen ist auch, welche Informationen der Anwalt vor der Vorbereitung seines Gutachtens anfordert und wie er mit Lücken umgeht.
Arbeitsumfang, Honorar und externe Auslagen
Im Dienstleistungsangebot ist zu erfragen, welche Gesellschaften erfasst sind, wie weit die Beratung reicht, ob an Vertragsverhandlungen teilgenommen wird und wie es um die Prozessführung steht. Zu klären sind, von wem der Antrag entgegengenommen wird, welcher Anwalt die Arbeit führt, die übliche Rückmeldeordnung und wie dringende Angelegenheiten behandelt werden. Unbestimmte Ausdrücke wie „alle Rechtsangelegenheiten“ können bei einem Unternehmen mit hoher Geschäftsvielfalt unterschiedliche Erwartungen wecken.
Zu besprechen sind, für welche Rechtshilfe das Honorar bestimmt wird und wie bei Umfangsänderungen, Zusatzarbeiten und externen Auslagen eine Genehmigung eingeholt wird. Die Vertrags- und Honorarbestimmungen der Artikel 163–164 des Anwaltsgesetzes sind zu beachten. Ein Vergleich allein anhand des Betrags, ohne schriftlich festzuhalten, welche Arbeiten das monatliche Honorar umfasst, kann zu einer unvollständigen Beurteilung führen.[1]
Aktenübergabe bei Ende der Zusammenarbeit
Es ist nützlich, schon zu Beginn der Beziehung die Ordnung der Aktenübergabe festzulegen. Offene Angelegenheiten, anstehende Termine, welche Fassung einer Unterlage gilt, Aufbewahrungsort der Originalunterlagen und letzter Schriftwechsel mit externen Ansprechpartnern können in der Übergabeliste aufgeführt werden. Übergabe- und Zugriffsordnung sind unter Beachtung der Bestimmungen zu gesetzlicher Aufbewahrung, Verschwiegenheit und Rechten des Anwalts aufzubauen.[1]
Bei der Bewertung der Dienstleistung durch das Unternehmen können rechtzeitige Information, verständliche rechtliche Optionen, Ordnung der Unterlagen und die Verbindung des erteilten Gutachtens zur Umsetzung Maßstäbe sein. Die Zahl der geschriebenen Seiten oder eröffneten Akten allein zeigt nicht die Qualität der Arbeit.
Fazit
Die produktive Zusammenarbeit mit einem Unternehmensanwalt beginnt mit der klaren Definition von Mandant und Aufgabe; sie setzt sich fort mit Prüfung vor der Entscheidung, verständlichem Rechtsgutachten und Nachverfolgung der Umsetzung. Die Unternehmensleitung muss verstehen können, mit welcher Befugnis sie welches Geschäft vornimmt, welches Risiko fortbesteht und welche Entscheidung von ihr erwartet wird.
Der erste konkrete Schritt besteht darin, aktuelle Gesellschafts- und Vertretungsunterlagen, wichtige Verträge und offene Angelegenheiten in derselben Arbeitsordnung zu prüfen. Anschließend können Prioritäten, verantwortliche Personen und Nachverfolgungstermine festgelegt werden. So wird die Rechtshilfe zu einer Arbeit, die die Entscheidungen des Unternehmens rechtzeitig erreicht und deren Ergebnis anhand von Unterlagen nachverfolgt werden kann.
Häufig gestellte Fragen
Bedeutet die laufende Zusammenarbeit mit einem Unternehmensanwalt, dass alle Prozesse im Honorar enthalten sind?
Der Umfang bestimmt sich nach dem abgeschlossenen Anwaltsvertrag. Für laufende Beratung, Prüfung bestimmter Geschäfte sowie Prozess- oder Vollstreckungsverfahren kann eine gesonderte Beauftragungs- und Honorarordnung bestehen. Welche Gesellschaften und Angelegenheiten in den Umfang fallen und wie bei einem neuen Streit eine Genehmigung eingeholt wird, ist schriftlich zu erläutern. Artikel 163 des Anwaltsgesetzes sieht vor, dass der Vertrag eine bestimmte Rechtshilfe und ein Honorar enthält.[1]
Gilt der Anwalt des Unternehmens auch als persönlicher Anwalt der Gesellschafter?
Die im Namen des Unternehmens erbrachte Rechtshilfe umfasst nicht von selbst alle persönlichen Angelegenheiten der Gesellschafter. Rechtspersönlichkeit des Unternehmens und Eigenschaften der Gesellschafter sind verschieden. Die persönliche Vertretung wird gesondert beurteilt; besteht zwischen Unternehmen und Gesellschafter oder zwischen den Gesellschaftern ein Interessenkonflikt, ist das Verbot des Artikels 38 des Anwaltsgesetzes zu beachten. Wer das Honorar zahlt, ist für sich allein kein Maßstab dafür, wer der Mandant ist.[1][2]
Muss eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung laufend mit einem Anwalt zusammenarbeiten?
Die Pflicht zur Beschäftigung eines vertraglich gebundenen Rechtsanwalts nach Artikel 35 des Anwaltsgesetzes ist keine allgemeine Regelung, die alle Gesellschaften mit beschränkter Haftung erfasst. Für Aktiengesellschaften und Baugenossenschaften werden die in dem Artikel genannten Voraussetzungen gesondert geprüft. Dass keine Pflicht besteht, bedeutet nicht, dass das Unternehmen in Vertrags-, Leitungs- oder Streitfragen keine Rechtshilfe braucht.[1]
Wann ist ein Vertrag dem Anwalt zu übersenden?
Nützlich ist es, ihn zu übersenden, solange Angebot und Verhandlungsoptionen offen sind. Da auch vor der letzten Unterzeichnung bindende Willenserklärungen oder Zusagen vorliegen können, darf man sich nicht mit dem letzten Entwurf begnügen. Früherer Schriftwechsel, technische Anlagen, Zahlungsplan und erteilte Genehmigungen sind gemeinsam zu übermitteln. Zustandekommen und Form des Vertrags werden nach der Art des Geschäfts und den anzuwendenden Bestimmungen beurteilt.[3]
Hebt das zustimmende Gutachten des Anwalts die Verantwortung des Geschäftsleiters auf?
Dass ein Rechtsgutachten eingeholt wird, hebt die gesetzlichen Aufgaben und die Sorgfaltspflicht des Geschäftsleiters nicht von selbst auf. Aufgaben, Befugnisse und Haftung des Verwaltungsrats der Aktiengesellschaft und der Geschäftsführer der Gesellschaft mit beschränkter Haftung werden nach den einschlägigen Bestimmungen beurteilt. Von Bedeutung sind, auf welcher Information das Gutachten beruht, sein Verhältnis zum Geschäft und was in der Praxis getan wurde; das Ergebnis wird in jedem konkreten Fall gesondert geprüft.[2]
Muss man zum ersten Treffen das gesamte Unternehmensarchiv mitbringen?
Zunächst sind aktuelle Gesellschafts- und Vertretungsunterlagen, wichtige Verträge, offene Angelegenheiten und fristgebundene Zustellungen vorzubereiten. Der Anwalt kann je nach Umfang der Aufgabe weitere Unterlagen anfordern. Datum und Fassung der Unterlagen sind anzugeben, Lücken ausdrücklich mitzuteilen. Auch bei der Weitergabe von Akten mit personenbezogenen Daten oder Geschäftsgeheimnissen sind Bedarf und Sicherheit gemeinsam zu beurteilen.[1][4]
Quellenverzeichnis
- Anwaltsgesetz Nr. 1136 — von der Türkischen Rechtsanwaltskammer (TBB) veröffentlichter Text. Artikel 1, 34–39, 163–164: Unabhängigkeit, Sorgfalt, Beschäftigung eines vertraglich gebundenen Rechtsanwalts, Verschwiegenheit, Ablehnung der Sache, Unterlagen und Honorar.
- Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102 — Justizministerium UYAP Mevzuat. Artikel 125, 365–375, 376, 393, 395, 437, 553, 614, 623–626, 629, 633: Rechtspersönlichkeit, Geschäftsführung, Vertretung, Sorgfalt, Informationsrechte und finanzielle Schwierigkeiten.
- Türkisches Schuldrechtsgesetz Nr. 6098 — vom Ministerium für Arbeit und soziale Sicherheit veröffentlichter Text. Artikel 1, 12, 20–27, 506 und 508: Zustandekommen des Vertrags, Form, Standardbedingungen, Vertragsgrenzen, Treue, Sorgfalt und Rechenschaft.
- Behörde für den Schutz personenbezogener Daten — Pflichten zur Datensicherheit. Erläuterung der Behörde zu technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 12 des Gesetzes Nr. 6698.