Şirketler İçin Sözleşme İncelemesi: İmza Öncesi Hangi Riskler Değerlendirilmeli?

Sözleşme İncelemesi Hangi Sorularla Başlamalı?

Bir sözleşmenin şirket bakımından önemi, kaç sayfa olduğuyla ölçülmez. Kısa bir sipariş teyidi uzun süreli bir tedarik yükümlülüğü doğurabilir; ayrıntılı görünen bir metin ise teslimin ne zaman tamamlanacağını açıklamayabilir. İncelemenin başlangıç sorusu, şirketin neyi elde etmek ve hangi yükümlülükleri üstlenmek istediğidir. Metin, bu ticari amaçla ve işin fiilen yürütülme biçimiyle birlikte okunmalıdır.

İlk görüşmede işlemin konusu, tarafların rolleri, öngörülen süre, bedel, işin şirket faaliyetindeki önemi ve gecikmenin etkisi belirlenir. Satın alma biriminin teslim beklentisi, finans biriminin ödeme planı ve teknik ekibin kabul ölçütü birbiriyle uyumlu olmalıdır. Yalnız sözleşme taslağının gönderilmesi, teklif ve eklerde verilmiş taahhütler görülmedikçe yeterli inceleme sağlamayabilir.

Sözleşmenin başlığı da tek başına belirleyici değildir. Mal satışı, eser meydana getirme, sürekli hizmet veya bunların birleştiği bir ilişki farklı kurallar gerektirebilir. Türk Borçlar Kanunu, sözleşmenin yorumunda tarafların gerçek ve ortak iradesini esas alır. İşin hukuki niteliği belirlenmeden bütün işlemlere aynı teslim, ayıp, fesih ve sorumluluk hükümleri uygulanamaz.[1]

Bu yazı, şirketlerin olağan müşteri ve tedarik ilişkilerindeki imza öncesi incelemeye odaklanır. Pay veya işletme satın alma, şirketin bütünü üzerinden daha geniş bir inceleme gerektirir; bu kapsam için hukuki due diligence rehberi ayrıca değerlendirilebilir. Aşağıdaki çalışma önerileri, her sözleşme için kanunen zorunlu tek bir kontrol modeli değildir.

Doğru Taraf ve İmza Yetkisi Nasıl Belirlenir?

Ticaret unvanı ile marka veya grup adı ayrılmalı

Sözleşmenin tarafı; teklif üzerindeki marka, görüşmeyi yapan kişi veya grubun tanınmış şirketiyle aynı olmayabilir. Ticaret unvanı, sicil ve adres bilgileri ile ödeme yapılacak kişi birlikte kontrol edilmelidir. Bir şirketin satış görüşmesini yürütmesi, diğer grup şirketinin borcuna kendiliğinden güvence verdiğini göstermez. Ticaret şirketlerinin ayrı tüzel kişilikleri bulunduğu için hangi edimi hangi şirketin üstlendiği açıkça yazılmalıdır.[2]

Üretici, satıcı, kurulumu yapan şirket ve bakım sağlayıcısı farklıysa görevler ayrılmalıdır. Özellikle sorun çıktığında şirketin kime başvuracağı, farklı sağlayıcıların birbirini sorumlu göstermesi ihtimali ve müşterinin hangi muhataptan hangi işi isteyeceği incelenir. Aynı marka altında çalışmaları, sözleşmedeki borçlu ayrımını ortadan kaldırmaz.

İç onay ile şirketi temsil yetkisi ayrı incelenmeli

Güncel ticaret sicili kayıtları, temsil kararları, imza düzeni ve varsa vekâletname birlikte okunmalıdır. Eski imza belgesine dayanılarak kişinin hâlen aynı yetkiye sahip olduğu varsayılmamalıdır. Birlikte imza, şube kapsamı veya vekâletnamenin özel sınırları işlemin niteliğine göre kontrol edilmelidir.[2]

Şirket içindeki bütçe veya satın alma onayı ile üçüncü kişiye karşı temsil yetkisi aynı değerlendirme değildir. TTK m.371, temsil yetkisinin sınırlandırılmasının iyiniyetli üçüncü kişilere etkisini özel olarak düzenler; limited şirketlerde m.629'un atfı dikkate alınır. İç onay alınmaması, sözleşmenin şirketi kesinlikle bağlamadığı sonucunu tek başına doğurmaz. Hukuki inceleme, dış temsil ile iç sorumluluğu ayrı göstermelidir.[2]

İlişkili şirket, ortak veya yöneticiyle işlem yapılacaksa ayrıca menfaat çatışması ve gerekli organ kararları değerlendirilir. Bu alan, şirketle ilişkili taraf işlemleri yazısında ayrıntılı ele alınmaktadır.

İmzadan Önceki Yazışmalar ve Son Sürüm Neden Önemlidir?

Türk Borçlar Kanunu'na göre sözleşme, karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamalarıyla kurulur; kanunda aksi öngörülmedikçe genel bir şekil zorunluluğu yoktur. Bu nedenle hukuki değerlendirme, yalnız imza için gönderilen son sayfayla sınırlanamaz. Teklifin kabul edilmesi, sipariş verilmesi, işin başlatılması veya önceki yazışmalar somut olayda bağlayıcı sonuç doğurabilir. Kanuni ya da tarafların kararlaştırdığı şekil şartları ayrıca incelenir.[1]

İncelemeye teklif, sipariş formu, teknik şartname, fiyat listesi, ek protokoller ve karşı tarafın atıf yaptığı standart şartlar da alınmalıdır. İnternet bağlantısıyla gösterilen koşulların hangi tarihli sürümünün sözleşmeye dahil edildiği anlaşılmalıdır. Görülmeyen bir ekin kabul edildiğini belirten kayıt, kapsamı bilinmeyen bir yükümlülüğün üstlenilmesine yol açabilir.

Müzakere sonunda temiz metin ile değişiklikleri gösteren metin karşılaştırılmalıdır. Üzerinde uzlaşılan ödeme veya sorumluluk düzeninin son sürüme yansıyıp yansımadığı kontrol edilir. Ekler arasında çelişki varsa hangi belgenin hangi konuda uygulanacağı belirlenir. “Ekler ayrılmaz parçadır” cümlesi, birbiriyle çelişen iki teslim tarihini kendiliğinden açıklamaz.

Tarafların imzalayacağı sürümün tarih ve sürüm bilgisiyle tanımlanması; boş alanların, eksik eklerin ve sonradan doldurulacak bölümlerin kontrolü önerilir. Hukuki görüşte de incelenen sürüm belirtilmelidir. Bir taslağa verilen görüşün, değişmiş başka bir metne aitmiş gibi kullanılması önlenmelidir.

İşin Kapsamı, Teslim ve Kabul Nasıl Açıklığa Kavuşturulur?

Teslim edilecek iş somutlaştırılmalı

“Anahtar teslim”, “tam hizmet” veya “çalışır durumda teslim” ifadelerinin somut işlemde ne anlama geldiği açıklanmalıdır. Adet, teknik özellik, kapasite, teslim yeri, kurulum, eğitim, kullanım belgesi ve gerekli erişimler ayrı ayrı belirlenebilir. Satıcının sadece ürünü göndermesiyle işin tamamlanıp tamamlanmayacağı, sözleşmenin gerçek edimine göre değerlendirilir.

Hizmet ilişkisinde de yapılacak faaliyet, sunulacak sonuç ve raporlama düzeni anlaşılır olmalıdır. Aylık danışmanlık, bakım veya destek hizmetinde hangi işlerin bedele dahil olduğu; ek işin nasıl talep edileceği ve ücretinin nasıl onaylanacağı belirtilmelidir. Ölçüt, şirketin gerçekten denetleyebileceği bir ölçüt olmalıdır. Uygulanmayacak teknik ifadeler metni uzatırken belirsizliği sürdürebilir.

Teslim kaydı ile kabul işlemi ayrılmalı

Malın depoya ulaşması, kurulumun tamamlanması ve performans testinin geçilmesi farklı aşamalar olabilir. Sözleşme, hangi aşamada hangi tutanağın düzenleneceğini ve kimin hangi sıfatla imza atacağını göstermelidir. Depo görevlisinin koli sayısını doğrulayan imzasına, teknik uygunluğun bütünüyle kabulü anlamı yüklenip yüklenmediği özellikle incelenmelidir.

Kabulün ödeme, garanti başlangıcı ve aykırılık bildirimiyle ilişkisi kurulmalıdır. Eksiklerin kaydı, giderilme yöntemi ve yeniden inceleme düzeni açıklanmalıdır. Satım, eser ve diğer sözleşmelerde inceleme ve bildirim kuralları farklılaşabileceğinden bütün işlemler için tek bir süre veya tek bir kabul sonucu yazılmamalıdır.[1][2]

İşin yürütülmesi sırasında kapsam değişirse bedel ve takvim üzerindeki etkisi de karara bağlanmalıdır. Ek talep göndermeye yetkili kişi ile yalnız günlük koordinasyon yapan kişi ayrılmalı; değişikliğin kim tarafından onaylanacağı ve hangi belgeyle kaydedileceği belirlenmelidir.

Ödeme, Fiyat Değişikliği ve Teminat Birlikte Nasıl İncelenir?

Ödeme takvimi işin ilerleyişiyle ilişkilendirilmeli

Bedelin tutarı kadar hangi olay üzerine muaccel olacağı önemlidir. Sipariş, üretime başlama, sevkiyat, teslim, kabul veya rapor sunulması birbirinden farklı ödeme aşamalarıdır. Fatura düzenlenmesiyle ödeme şartının gerçekleşmesi aynı kabul edilecekse bunun işin niteliğiyle uyumu değerlendirilmelidir. Kısmi iş veya ihtilaflı kalemler bulunması hâlindeki ödeme düzeni de açıklanmalıdır.

Avansın hangi işe ayrıldığı, kullanılmayan kısmın nasıl hesaplanacağı ve sözleşme sona erdiğinde nasıl değerlendirileceği incelenir. Ödemenin sözleşme tarafı dışındaki bir hesaba istenmesi ayrıca araştırılmalıdır. Hesap değişikliği talebinin, önceden bilinen yetkili kişi ve doğrulanmış iletişim kanalı üzerinden teyidi önerilir; yalnız yeni bir e-postadaki hesap bilgisine dayanılmamalıdır.

Vergi, nakliye, kurulum, lisans ve bakım giderlerinin bedelin içinde olup olmadığı açık olmalıdır. Fiyat değişikliği öngörülüyorsa ölçüt, hesap dönemi, bildirim ve uyuşmazlık hâlindeki işleyiş belirlenmelidir. Yabancı para veya dövize bağlı bedel içeren işlemlerde, taraf ve sözleşme türüne uygulanabilecek güncel sınırlamalar ayrıca doğrulanmalıdır; bu yazı bütün ticari sözleşmeler için serbestlik veya yasak sonucu çıkarmamaktadır.

Teminatın kapsamı ve süresi gerçek riske uygun olmalı

Teminat mektubu, kefalet, rehin ve diğer güvenceler aynı hukuki araç değildir. Hangi borcu güvence altına aldığı, tutarı, talep şartı, süresi, uzatma düzeni ve iade zamanı birlikte incelenmelidir. Teslim geciktiğinde teminat daha önce sona erecekse sözleşmedeki güvence fiilen zayıflayabilir. Teminatın aslının, doğrulanmasının ve takibinin kim tarafından yapılacağı belirlenmelidir.

Şirket yöneticisinin şirket adına imzası ile kendi adına kişisel güvence vermesi ayrı işlemlerdir. Kefalette TBK m.583'teki şekil ve el yazısı şartları; eşin rızası bakımından m.584'teki kural ve ticari istisnalar değerlendirilir. Gerçek kişilerin başka ad altında kişisel güvence vermesinde m.603 de dikkate alınır. Başlığı değiştirmek, uygulanacak koruyucu hükümlerin otomatik olarak dışına çıkıldığı anlamına gelmez.[1]

Hazır Sözleşmeler ve Tek Taraflı Değişiklik Yetkisi Nasıl Değerlendirilir?

Karşı tarafın çok sayıda benzer işlemde kullanmak üzere önceden hazırladığı hükümler, genel işlem koşulları denetimini gündeme getirebilir. Bu inceleme şirketler arasındaki sözleşmeler bakımından da önemlidir. Hükümlerin hazırlanış biçimi, öğrenilme imkânı, kabulü ve içeriği somut olarak değerlendirilmelidir. Tacir sıfatı, bu soruların hiç incelenmeyeceği anlamına gelmez.[1][2]

TBK m.20–25; koşulların sözleşmeye dahil olması, alışılmadık hükümler, açık olmayan kayıtların yorumu, tek taraflı değiştirme yetkisi ve içerik denetimini düzenler. Sözleşmeye, bütün maddelerin tartışıldığına ilişkin bir cümle yazılması tek başına hükümleri genel işlem koşulu olmaktan çıkarmaz. Buna karşılık bir hükmün şirket aleyhine olması da her durumda geçersiz olduğu sonucunu doğurmaz; ilgili denetimin şartları ayrı incelenir.[1]

Örneğin tedarikçiye kapsamı, fiyatı veya hizmet düzeyini tek taraflı değiştirme yetkisi tanıyan kayıt; değişikliğin sınırları ve şirketin buna bağlı yükümlülükleriyle birlikte ele alınmalıdır. Güncellenen internet koşullarının derhâl uygulanacağına ilişkin bir hükümde, hangi değişikliğin nasıl öğrenileceği de belirsiz olabilir.

Müzakere talebi somutlaştırılmalıdır: Değişikliğin karşılıklı onaya bağlanması, belirli bir hesap yönteminin kabul edilmesi veya şirketin devam etmeme seçeneğinin düzenlenmesi önerilebilir. Hangi çözümün uygun olduğu, işin ekonomik dengesi ve uygulanacak emredici hükümler gözetilerek belirlenir.

Sorumluluk Sınırı ve Ceza Koşulunda Hangi Ayrımlar Yapılmalı?

Sorumluluğu sınırlayan her hüküm aynı sonucu doğurmaz

Sorumluluğun sözleşme bedeliyle veya belirli bir tutarla sınırlandırılması, hangi zararların kapsam dışında bırakıldığıyla birlikte okunmalıdır. “Dolaylı zarar” gibi açıklanmayan ifadeler yerine, tarafların hangi riskleri düzenlemek istediği somutlaştırılmalıdır. Üretimin durması, üçüncü kişiye verilen taahhüt veya veri kaybı farklı inceleme gerektirebilir.

TBK m.115'e göre ağır kusurdan sorumsuzluğa ilişkin önceden yapılan anlaşma kesin hükümsüzdür. Kanunun izinle yürütülen uzmanlık faaliyetleri ve hizmet sözleşmesi bakımından öngördüğü diğer sınırlamalar ayrıca dikkate alınır. Kanundaki hizmet sözleşmesi kavramı, şirketler arasında günlük dilde “hizmet” adı verilen her ilişkiyle özdeş kabul edilmemelidir. Yardımcı kişilerin fiilleri bakımından TBK m.116 ayrıca incelenir.[1]

Ceza koşulu, ifa ve tazminat ilişkisi açık kurulmalı

Ceza koşulunun hangi ihlalde doğacağı, nasıl hesaplanacağı, üst sınırı ve başka taleplerle ilişkisi anlaşılır olmalıdır. TBK m.179, hiç veya gereği gibi ifa etmeme için öngörülen ceza ile belirlenen zaman veya yerde ifa etmeme için öngörülen cezayı ayırır. Çekince, kabul ve sözleşmenin düzeni talep imkânını etkileyebilir. Aynı olayda bütün yaptırımların sınırsız biçimde birlikte istenebileceği varsayılmamalıdır.[1]

TBK m.182'deki aşırı ceza koşulunun indirilmesine ilişkin hüküm, tacir borçlu yönünden TTK m.22 ile birlikte okunmalıdır. Şirket, yüksek bir cezayı sonradan mutlaka indirileceği düşüncesiyle kabul etmemelidir. TTK m.22'deki sınır, emredici hükümlere ve genel geçerlilik şartlarına ilişkin incelemeyi de gereksiz kılmaz. Müzakerede asıl amaç; yaptırımı, ihlali, süreyi ve ekonomik etkiyi imzadan önce görünür hâle getirmektir.[1][2]

Süre, Yenileme ve Sözleşmeden Çıkış Nasıl Planlanmalı?

Başlangıç tarihi, yürürlük şartı, ilk dönem ve yenileme düzeni birlikte okunmalıdır. İmza tarihiyle hizmet başlangıcı farklıysa bunun ödeme ve yükümlülüklere etkisi açıklanmalıdır. Otomatik yenilemede bildirim zamanı, muhatap ve yöntem belirlenerek şirket içindeki takip sorumlusuna aktarılmalıdır. Uzun süreli münhasırlık veya asgari alım taahhüdü, şirketin gelecekteki iş seçenekleri bakımından ayrıca değerlendirilmelidir.

Süre bitimi, olağan fesih, sözleşmeye aykırılık nedeniyle sona erme ve karşılıklı anlaşma farklı durumlar olabilir. Hangi ihlalde bildirim veya giderim süresi öngörüldüğü; işin durdurulmasının hangi şartlara bağlandığı incelenmelidir. Sözleşmeye “fesih” yazılması, her ilişkide aynı geçmişe veya geleceğe etkili sonucu doğurmaz. Temerrüt ve seçimlik hakların ayrıntısı, borçlunun temerrüdünde alacaklının hakları incelemesinde ele alınmaktadır.[1]

Sona erme maddesi, açık siparişler ve tamamlanmış işler bakımından hesaplaşmayı da düzenlemelidir. Kullanılmamış avans, özel üretim stok, iade edilecek cihaz, erişim yetkisi ve devam etmesi gereken bakım ayrı belirlenebilir. Gizlilik veya belirli kullanım haklarının sona ermeden sonra devam edip etmeyeceği açık olmalıdır.

Mücbir sebep başlığı altında olayların sayılması tek başına yeterli değildir. Olayın somut edime etkisi, bildirim, zararı azaltıcı önlemler, askı süresi ve sona erme seçeneği incelenmelidir. İfa imkânsızlığı ile aşırı ifa güçlüğü TBK m.136–138'de farklı şartlarla düzenlenir. Maliyet artışı veya tedarik güçlüğünün bütün olaylarda otomatik sona erme ya da uyarlama hakkı verdiği kabul edilemez.[1]

Veri, Gizlilik ve Üçüncü Kişilere Bağımlılık Nasıl Düzenlenmeli?

Sözleşmenin yürütülmesi için ticari sır, müşteri kaydı veya kişisel veri paylaşılacaksa erişim amacı ve sınırı belirlenmelidir. Gizlilik tanımı, erişebilecek kişiler, yetkisiz paylaşımın bildirilmesi ve sözleşme sonrasındaki iade veya silme düzeni somutlaştırılmalıdır. Kişisel veriler bakımından tarafların fiilî rolleri ve yasal yükümlülükleri, metinde seçilen sıfata göre kendiliğinden değişmez.

KVKK m.12 kapsamındaki veri güvenliği yükümlülükleri, bir gizlilik cümlesi eklenerek tamamlanmış sayılmaz. Hizmet sağlayıcı üzerinden veri işleniyorsa gerekli teknik ve idari tedbirler, erişim düzeni ve olay bildirimi birlikte ele alınmalıdır. Kurumun açıklaması, veri sorumlusunun kendi adına veri işleyen kişilerle birlikte güvenlik tedbirleri yönünden sorumluluğunu vurgular.[5]

Yazılım, tasarım veya rapor alınan işlerde şirketin hangi kullanım, değiştirme veya devretme hakkını elde edeceği ayrıca incelenmelidir. Bedel ödenmesi, bütün fikrî hakların ve üçüncü kişi lisanslarının devralındığı sonucuna tek başına esas yapılmamalıdır. Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamındaki mali haklara ilişkin sözleşme ve tasarruflarda m.52 uyarınca yazılı şekil ve hakların ayrı ayrı belirtilmesi gerekir. Hakların sahibi, kapsamı ve ilgili işin hukuki niteliği ayrıca araştırılmalıdır.[6]

Alt yüklenici kullanılacaksa işin hangi kısmının devredilebileceği ve asıl muhatabın yükümlülükleri belirlenmelidir. Teknik sistem veya hesap başka bir sağlayıcıya bağlıysa hizmet sona erdiğinde işletmenin çalışmayı nasıl sürdüreceği açıklanmalıdır. Veri dışa aktarımı, yönetim erişimleri ve geçiş desteği, ihtiyaç bulunan işlerde teslim ve çıkış düzeninin parçası yapılabilir.

Bildirim, Delil ve Uyuşmazlık Hükümleri Nasıl İncelenir?

Günlük yazışma ile hukuki bildirim ayrılmalı

İşin günlük koordinasyonu için kullanılan e-posta ile temerrüt, fesih veya dönme bildirimi aynı işlevi taşımaz. TTK m.18/3, tacirler arasındaki bu bildirimler için noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzayla kayıtlı elektronik posta yollarını düzenler. Sözleşmedeki muhatap ve yöntem, bildirimin konusu ve uygulanacak kurallarla birlikte incelenmelidir. Bu hüküm, bütün ticari yazışmaların yalnız bu yollarla yapılacağı biçiminde genişletilmemelidir.[2]

Belge saklama düzeni de önceden kurulmalıdır. Sipariş değişiklikleri, teslim ve kabul kayıtları, şikâyetler, düzeltme işlemleri ve ödemeler aynı işlemle ilişkilendirilebilmelidir. Yalnız karşı tarafın kayıtlarının kesin delil sayılacağına ilişkin hükümler ayrıca değerlendirilmelidir. HMK m.193/2, bir tarafın ispat hakkını kullanmasını imkânsız kılan veya olağanüstü güçleştiren delil sözleşmelerini geçersiz sayar.[3]

Mahkeme, tahkim ve uygulanacak hukuk aynı seçim değildir

Yetkili mahkeme kaydı, uyuşmazlık doğduğunda erişim ve takip maliyetini etkileyebilir. HMK m.17–18 uyarınca taraf sıfatları, yazılı şekil, belirli hukuki ilişki ve kesin yetki sınırları incelenir. Bir mahkemenin adının yazılması, her durumda geçerli yetki sözleşmesi kurulduğunu göstermez.[3]

Tahkim düşünülüyorsa tahkim iradesi, kapsamı ve uygulanacak tahkim rejimi açıklaştırılmalıdır. Hakem sayısı, kurum, yer, dil ve maliyet gibi tercihler işin niteliğine göre değerlendirilmelidir. Yabancılık unsuru varsa uygulanacak hukuk, uyuşmazlık çözüm yeri ve kararın uygulanması ayrı başlıklardır. Bu konular, yerli bir sözleşme şablonuna yabancı ülke adı eklenerek tamamlanmış kabul edilmemelidir.

Varsayımsal Örnek: Kurulum Dahil Makine Tedarik Sözleşmesi

Bir üretim şirketinin, mevcut hattına kurulacak bir makine için sözleşme hazırladığını varsayalım. Bu örnek gerçek bir müvekkil veya dosyaya ait değildir. Teklifte kurulum dahil görünmesine rağmen taslakta teslimin depoya bırakmayla tamamlandığı; bedelin büyük bölümünün önceden ödeneceği; kabul testinin ve eğitim kapsamının açıklanmadığı varsayılsın.

İnceleme yalnız bu hükümleri işaretlemekle tamamlanmaz. Satın alma, teknik ekip ve finans biriminden alınacak bilgilerle seçenekler somutlaştırılır. Aşağıdaki tablo, önerilen değerlendirme biçimini gösterir; her satır için tek ve değişmez bir hukuki çözüm öngörmez.

Yönetimin kararı, maliyet ve iş takvimiyle birlikte verilir. Tedarikçi belirli bir güvenceyi kabul etmiyorsa, ödeme planının değiştirilmesi veya daha sınırlı bir ilk sipariş gibi seçenekler değerlendirilebilir. Hukuken izin verilen ticari riskin kabulü ile emredici kurala aykırı bir düzenleme yapılması birbirinden ayrılmalıdır.[1]

Son görüşte kabul edilen değişiklikler kadar süren belirsizlikler de gösterilmelidir. Örneğin teknik test ekinin henüz tamamlanmaması, sözleşmenin hangi bölümünde kesin değerlendirme yapılamadığını açıklar. Eksik belgenin sonradan gönderileceği varsayımıyla görüş verilmesi yerine, belgenin tamamlanması ve ilgili hükmün yeniden incelenmesi planlanmalıdır.

İmza Öncesi Son Karar ve İmza Sonrası Takip Nasıl Kurulur?

Yönetimin önüne sunulan son değerlendirme, kısa ve uygulanabilir olmalıdır. Hukuki görüş; düzeltilmesi gereken geçerlilik veya yetki sorunlarını, müzakere edilebilecek ticari riskleri ve tamamlanması gereken bilgileri ayrı göstermelidir. İnceleme kapsamı dışında kalan teknik, mali veya vergisel doğrulamalar da doğru kişilere yönlendirilmelidir.

İmzadan önce şu altı soru yanıtlanmalıdır:

• Sözleşmenin tarafı ve şirket adına imza atacak kişi doğru ve yetkili mi?

• Şirketin alacağı iş, teslim ve kabul ölçütleri açık mı?

• Ödeme, ek maliyet ve teminat düzeni işin takvimiyle uyumlu mu?

• Sorumluluk, ceza koşulu, yenileme ve çıkış hükümlerinin etkisi anlaşıldı mı?

• Son metin, bütün ekler ve müzakerede kabul edilen değişiklikler birbiriyle uyumlu mu?

• İmzadan sonra hangi birimin hangi bildirimi, ödemeyi ve belgeyi takip edeceği belli mi?

İmzalanan metin ve ekleri birlikte saklanmalı; ilgili birimlere kendi yükümlülüklerini gösteren uygulama özeti verilmelidir. Bildirim tarihleri, teminat süresi ve yenileme dönemleri sorumlu kişiyle eşleştirilmelidir. Bu takip, sözleşmenin yalnız arşivlenmesini değil, şirketin günlük işleyişinde uygulanmasını sağlar.

Sonuç

Şirketler için sözleşme incelemesi, metindeki yükümlülükleri ticari kararlarla ilişkilendiren bir hazırlıktır. Doğru taraf ve temsil, açık edim, denetlenebilir teslim, anlaşılır ödeme ve teminat, uygulanabilir bildirim ve çıkış düzeni birlikte değerlendirilmelidir. İmza kararı, incelenen son metne, tamamlanmış eklere ve yönetime açıklanmış seçeneklere dayanmalıdır.

Özenli çalışma, yalnız risklerin adını saymakla sınırlı kalmaz. Hangi bilginin eksik olduğu, hangi hükmün nasıl değiştirilebileceği ve kabul edilen düzenin şirket içinde kim tarafından uygulanacağı açıklanır. Böylece hukuki inceleme, sözleşmenin kurulmasından işin tamamlanmasına kadar izlenebilir bir çalışma düzenine dönüşür.

Sıkça Sorulan Sorular

Sözleşme imzalanmadan önce de bağlayıcılık doğabilir mi?

Doğabilir. Kanuni veya kararlaştırılmış şekil şartları saklı olmak üzere, sözleşme karşılıklı ve uygun irade açıklamalarıyla kurulabilir. Teklif, kabul, sipariş ve işe başlama davranışları somut olayda birlikte incelenir. “Henüz asıl sözleşme imzalanmadı” düşüncesi tek başına önceki taahhütlerin etkisini ortadan kaldırmaz.[1]

Karşı tarafın standart sözleşmesini imzalamak zorunda mıyım?

Önce hangi şartların müzakereye açık olduğu ve uygulanacak özel kurallar belirlenmelidir. Standart metin sunulması, bütün hükümlerinin her durumda geçerli olduğu anlamına gelmez. Genel işlem koşulları bakımından TBK m.20–25'teki kapsam, yorum ve içerik denetimi gündeme gelebilir. Son karar, hukuki sınırlar ve işlemin ticari şartları birlikte değerlendirilerek verilmelidir.[1]

Ticaret sicili kaydı yerine yalnız imza sirküleri yeterli midir?

Tek bir belgeden hareket etmek uygun değildir. Güncel temsil düzeni, ilgili sicil kayıtları, kararlar ve varsa vekâletnamenin kapsamı birlikte değerlendirilmelidir. Birlikte imza ve temsil yetkisinin kapsamına ilişkin kurallar işlem bakımından önem taşır. İç onay düzeni de ayrıca incelenir.[2]

Şirket adına imza atmam kişisel kefalet verdiğim anlamına gelir mi?

Şirketi temsilen imza ile kişisel güvence farklı hukuki işlemlerdir. Bununla birlikte sözleşmenin güvence bölümü, kullanılan sıfatlar ve imzanın kapsamı mutlaka okunmalıdır. Kişisel kefalet için şekil şartları; eşin rızası yönünden kanuni istisnalar ve başka adla verilen kişisel güvencelere ilişkin hükümler ayrıca değerlendirilir.[1]

Elektronik ortamda imzalanan her sözleşme aynı hukuki etkiye sahip midir?

Hayır. Güvenli elektronik imza ile taranmış imza görüntüsü veya sıradan elektronik onay aynı şey değildir. 5070 sayılı Kanun m.5, güvenli elektronik imzanın etkisini ve resmî şekil, özel merasim ve belirli teminat işlemleriyle ilgili istisnaları düzenler. İşleme uygulanacak şekil ve temsil yetkisi ayrıca kontrol edilmelidir.[1][4]

Tacir için yüksek ceza koşulu sonradan mutlaka indirilir mi?

Hayır. TBK m.182 ile TTK m.22 birlikte değerlendirilmelidir. Tacir borçlu, yalnız cezanın aşırı olduğu iddiasıyla indirim yapılacağını varsaymamalıdır. Ceza koşulunun geçerliliği, kapsamı, doğum şartları ve diğer taleplerle ilişkisi ayrı inceleme konularıdır; imza öncesi müzakere bu nedenle önemlidir.[1][2]

Teslim tutanağına imza atılması bütün hakları sona erdirir mi?

Tutanağın içeriği, imzalayanın yetkisi, sözleşme türü ve somut olay değerlendirilmeden böyle bir sonuç çıkarılamaz. Miktar teslimi, teknik kabul ve eksiklerin kaydı ayrı işlevler taşıyabilir. Çekince ve bildirimlerin nasıl düzenleneceği, ilgili sözleşme ve kanun hükümleri üzerinden belirlenmelidir.[1][2]

İnceleme için avukata hangi belgeler gönderilmeli?

Son taslakla birlikte önceki teklif ve kabul yazışmaları, siparişler, bütün ekler, teknik kapsam, ödeme planı ve varsa teminat metni gönderilmelidir. Taraf ve temsil bilgileri, önceki sözleşmeler ve henüz uzlaşılamayan hükümler de belirtilmelidir. Belgeler tamamlanmamışsa hangi bilginin eksik olduğu açıklanmalı; incelemenin buna bağlı sınırı görünür tutulmalıdır.

Kaynakça

1. 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu — Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından yayımlanan metin. m.1, 12–19, 20–27, 115–116, 136–138, 179–182, 219–223, 474–477, 583–584 ve 603: kurulma, şekil, yorum, genel işlem koşulları, sorumsuzluk, ifa engelleri, ceza koşulu, teslim ve kabul, kişisel güvence.
2. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu — Adalet Bakanlığı UYAP Mevzuat. m.18/3, 22, 23/1-c, 125, 370–371 ve 629: ticari bildirim, tacirin ceza koşulu indirimi, ticari satımın özelliği, tüzel kişilik ve temsil.
3. 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu — Adalet Bakanlığı UYAP Mevzuat. m.17–18 ve 193/2: yetki sözleşmesinin sınırları ve ispat hakkını aşırı kısıtlayan delil sözleşmeleri.
4. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu — Adalet Bakanlığı UYAP Mevzuat. m.5: güvenli elektronik imzanın hukuki sonucu ve kullanım alanının istisnaları.
5. Kişisel Verileri Koruma Kurumu — Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler. 6698 sayılı Kanun m.12 kapsamında teknik ve idari tedbirler, veri sorumlusu ile onun adına veri işleyen kişinin güvenlik sorumluluğu hakkında Kurum açıklaması.
6. 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu — Mevzuat Bilgi Sistemi. m.52: mali haklara ilişkin sözleşme ve tasarrufların yazılı olması ve ilgili hakların ayrı ayrı belirtilmesi.