Sözleşmeler, satın alma ve iktisadi faaliyetler
- Kira, hizmet, tedarik, bağış, sponsorluk, proje, eser, inşaat, lisans ve iş birliği sözleşmelerinin hazırlanması
- İhale veya teklif alma süreçlerinde yetki, şeffaflık, çıkar çatışması, teslim, denetim ve fesih hükümleri
- Dernek ve vakıf iktisadi işletmeleri ile kooperatiflerin ticari faaliyetlerinden doğan alacak ve sözleşme uyuşmazlıkları
- Yönetici veya üyeyle ilişkili kişi işlemlerinde yetki, piyasa koşulu, karar ve belgelendirme süreçleri
- Kamu kurumları, belediyeler, üniversiteler, şirketler ve uluslararası kuruluşlarla protokol veya ortak proje ilişkileri
Çalışanlar, gönüllüler ve iş hukuku
- İş sözleşmesi, proje personeli, belirli süreli çalışma, uzaktan çalışma ve görevlendirme belgeleri
- Gönüllülük ilişkisi ile iş sözleşmesinin ayrıştırılması; masraf, sigorta, gizlilik ve davranış kurallarının düzenlenmesi
- Ücret, fazla çalışma, izin, fesih, işe iade, mobbing, iş kazası ve sosyal güvenlik uyuşmazlıkları
- Yabancı çalışan ve gönüllülerin çalışma izni, ikamet ve sosyal güvenlik statüsünün değerlendirilmesi
- Yöneticilerin işveren vekilliği, personel verileri ve kurum içi soruşturma süreçleri
Kişisel verilerin korunması, üyelik ve bağışçı verileri
- Üye, ortak, bağışçı, yararlanıcı, çalışan, gönüllü ve proje katılımcısı verilerine ilişkin veri işleme envanteri
- Üyelik ve ortaklık defterleri, iletişim listeleri, aidat, bağış, sağlık veya özel nitelikli veri süreçleri
- Aydınlatma, açık rıza gerektiren işlemler, saklama-imha, erişim yetkisi ve veri güvenliği prosedürleri
- Genel kurul listelerinin, tutanakların, faaliyet raporlarının ve internet yayınlarının kişisel veriler yönünden kontrolü
- Yurt dışı fon sağlayıcı, merkez kuruluş veya teknoloji hizmetiyle veri aktarımının hukukî düzenlenmesi
Mali uyum, vergi ve suç gelirlerinin aklanmasının önlenmesi
- Kurumun gelir modeli, bağış, aidat, iktisadi işletme, sponsorluk, malvarlığı ve proje ödemelerinin hukukî çerçevesi
- Vergi, stopaj, KDV, istisna, muafiyet, beyan ve belge düzeninin mali danışmanlarla koordineli değerlendirilmesi
- Bağışçı, yararlanıcı, işlem ve fon akışına ilişkin risk temelli iç kontrol ve kayıt düzeni
- Şüpheli işlem, yaptırım, terörizmin finansmanı ve fonların amacı dışında kullanılması risklerine karşı uyum politikaları
- Banka hesabı, nakit kabul, sınır ötesi transfer, harcama ve yetki matrisi prosedürlerinin hazırlanması
Fikrî haklar, marka ve kurumsal itibar
- Kurum adı, logo, marka, alan adı, yayın, eğitim içeriği, yazılım ve proje çıktılarının korunması
- Marka tescili, lisans, kullanım izni, sponsorluk ve ortak görünürlük sözleşmeleri
- Yetkisiz isim veya logo kullanımı, sahte bağış kampanyası, internet alan adı ve sosyal medya hesabı uyuşmazlıkları
- Yayın, fotoğraf, video ve katılımcı içeriklerinin telif ve kişilik hakları bakımından incelenmesi
- Kurumu hedef alan hukuka aykırı yayınlar ve haksız rekabet fiillerine karşı hukukî başvurular
Kurumsal Uyum İçin Yetki, Kayıt ve Denetimi Eşleştirin
Hangi işlemi kimin önereceği, onaylayacağı, imzalayacağı ve kontrol edeceği yazılı olarak belirlenmelidir. Yönetici değişiminde defterler, elektronik yetkiler, sözleşmeler ve devam eden başvurular teslim tutanağıyla devredilebilir.
Üye ve bağışçı verilerinde ölçülülük
Toplantı listeleri, bağış bilgileri ve yararlanıcı verileri herkese açık yayımlanmamalıdır. İşleme amacı, hukukî sebep, erişim, saklama ve varsa yurt dışına aktarım ayrıca incelenir. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza aynı işlem değildir.
Gönüllülük adlandırması tek başına belirleyici değildir
Fiilî çalışma biçimi, bağımlılık, ücret ve görev düzeni değerlendirilir. Gönüllülük belgesi, iş ilişkisinden doğabilecek yükümlülükleri kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Yabancı kişilerin çalışma ve ikamet koşulları ayrıca incelenir.
Mali uyumun kapsamı
Kâr dağıtılmaması, her gelir ve faaliyetin vergiden muaf olduğu anlamına gelmez. İktisadi işletme, ticari faaliyet ve proje gelirleri ayrı değerlendirilir. Suç gelirleri ve fon akışına ilişkin kontroller planlanırken, belirli yükümlülüklerin kuruma uygulanıp uygulanmadığı hukukî statüye göre belirlenir; her kuruma aynı bildirim yükümlülüğü yüklenmez.