Şirket Avukatı Hangi İşleri Üstlenir?
Şirket avukatının çalışması, işletmenin hangi kararı hangi bilgiyle ve hangi hukuki şartlar altında alacağını açıklığa kavuşturmalıdır. Yeni bir tedarik sözleşmesi, yöneticinin temsil yetkisi veya ortaklardan gelen bilgi talebi ayrı dosyalar gibi görünse de aynı soruya bağlanır: Şirketin hakları, yükümlülükleri ve karar düzeni nasıl korunacaktır? Hukuki yardımın değeri, hazırlanan metnin yanında, yönetime sunduğu seçenekler ve uygulamadaki takibiyle değerlendirilir.
Avukatlık Kanunu, avukatın üstlendiği görevleri özen ve doğruluk içinde yürütmesini; Türk Borçlar Kanunu ise vekilin, vekâlet verenin haklı menfaatlerini gözeterek sadakat ve özenle çalışmasını öngörür. Bu yükümlülüklerin somut kapsamı, üstlenilen iş, bilinen olgular ve gerekli mesleki incelemeyle belirlenir. Her ticari kararın olumlu sonuçlanması veya her uyuşmazlığın önlenmesi taahhüt edilemez.[1][3]
Sürekli danışmanlık, belirli işlem ve dava görevlendirmesi
Sürekli danışmanlıkta sözleşmeler, yönetim kararları ve devam eden hukuki ihtiyaçlar belirlenen çalışma düzeni içinde ele alınır. Belirli işlem görevlendirmesinde ise inceleme; örneğin bir pay devri, finansman sözleşmesi veya yeni dağıtım ilişkisiyle sınırlanabilir. Dava ve icra takibi, ayrıca kapsamı belirlenmesi gereken temsil işidir. Aylık danışmanlık anlaşmasının varlığı, bütün grup şirketlerinin her davasının aynı ücretle üstlenildiği anlamına gelmez. Avukatlık sözleşmesinde hukuki yardımın ve ücretin belirli olması gerekir.[1]
Çalışma başlangıcında şirketin hangi faaliyetlerinin inceleneceği, kimlerin talep iletebileceği, önceliklerin nasıl belirleneceği ve kapsam dışındaki işlerin nasıl görevlendirileceği yazılılaştırılmalıdır. Bu makaledeki belge tabloları ve takip önerileri, her şirket için kanunen zorunlu tek bir organizasyon modeli değildir; mesleki özenin işletmenin günlük işleyişine yansıtılması için önerilen uygulamalardır.
Her şirketin sözleşmeli avukat bulundurması zorunlu mudur?
Avukatlık Kanunu m.35, belirli sermaye şartını taşıyan anonim şirketler ile hükümdeki üye sayısına ulaşan yapı kooperatifleri için sözleşmeli avukat bulundurma yükümlülüğü düzenler. Bu hüküm, bütün şirketlerin aynı yükümlülüğe tabi olduğu biçiminde yorumlanamaz. Limited şirketlerin tamamı için bu maddeden doğan genel bir zorunluluk bulunmaz. Şirket türü ve kanuni şartlar ayrıca değerlendirilmelidir.[1]
Zorunluluk incelemesi ile işletmenin hukuki yardım ihtiyacı farklı değerlendirmelerdir. Küçük bir şirketin tek bir uzun vadeli sözleşmesi önemli yükümlülükler doğurabilir. Çalışma biçimi, yalnız sermaye miktarına göre değil; işlem hacmi, ortaklık yapısı, faaliyet alanı ve kararların etkisine göre kurulmalıdır.
Müvekkil Kimdir? Şirket, Ortak ve Yönetici Arasındaki Ayrım
Ticaret şirketinin tüzel kişiliği vardır. Şirket adına kurulan hukuki yardım ilişkisinde müvekkilin kim olduğu, şirketi temsile yetkili kişiler ve görevlendirmenin kapsamı birlikte belirlenir. Şirket ortağı, yönetici ve şirket tüzel kişiliği aynı hukuki kişi değildir. Şirketin avukatını seçen veya görüşmeye katılan kişinin, bütün kişisel işlerinde de avukatın müvekkili olduğu sonucu kendiliğinden doğmaz.[1][2]
Bu ayrım özellikle aile şirketlerinde somutlaştırılmalıdır. Aynı kişi ortak, yönetim kurulu üyesi ve şirketin alacaklısı olabilir. Şirket adına bilgi verdiğinde kurumsal iş konuşulurken, kişisel alacağının ödenmesini istediğinde şirketle farklı menfaatleri gündeme gelebilir. Avukat, hangi sıfatla hangi talebin iletildiğini anlamadan kişisel temsil üstlenmiş gibi davranmamalıdır. Aynı işte menfaatleri zıt taraflara hukuki yardım bakımından Avukatlık Kanunu m.38’deki yasak ayrıca uygulanır.[1]
Grup şirketlerinde de hizmet verilecek tüzel kişiler ayrı ayrı belirtilmelidir. Ana şirketten gelen talebin bağlı şirketi temsile yetkili bir iradeye dayanıp dayanmadığı; bir şirketin belgesinin diğerine hangi gerekçeyle iletileceği araştırılmalıdır. Tek bir iletişim kişisinin belirlenmesi işleyişi kolaylaştırabilir; ancak bu kişi, şirket organlarının yetkilerini ve ortakların kanuni haklarını ortadan kaldıran bir bilgi kapısına dönüştürülmemelidir.[2]
Başlangıç yazısında müvekkilin ticaret unvanı, işin kapsamı, talimat vermeye yetkili kişiler ve raporun gönderileceği muhataplar yer almalıdır. Sonradan şirket ile yönetici arasında sorumluluk tartışması doğarsa, temsil düzeninin yeniden inceleneceği de açıklanmalıdır.
Şirketle Çalışmaya Başlarken Hangi Belgeler İncelenir?
İlk inceleme, şirketin karar düzenini ve öncelikli hukuki işlerini anlamaya yetecek belgelerle başlamalıdır. Belgeler güncellikleri ve birbirleriyle uyumları yönünden değerlendirilmelidir. Eski bir imza sirküleri, sonradan değişen temsil düzenini göstermeyebilir. Sözleşmenin yalnız ilk sayfası veya imzasız taslağı da mevcut yükümlülüğün anlaşılması için yeterli olmayabilir.
| Başlangıçta incelenecek belge grubu | İncelemenin amacı |
|---|---|
| Güncel esas sözleşme veya şirket sözleşmesi; ticaret sicili kayıtları | Şirket türünü, faaliyet çerçevesini, organları ve kayıtlı değişiklikleri belirlemek |
| Temsil kararları, imza belgeleri, vekâletnameler ve varsa iç yönerge | Talimat, karar ve imza yetkilerini; görev dağılımını incelemek |
| Pay sahipliği kayıtları, genel kurul ve yönetim kararları, mevcut ortaklık anlaşmaları | Ortaklık düzenini, karar geçmişini ve farklı belgeler arasındaki uyumu görmek |
| Başlıca müşteri, tedarik, kira, finansman ve teminat sözleşmeleri; ekleri | Süre, ödeme, yenileme, fesih ve teminat yükümlülüklerini belirlemek |
| Güncel finansal bilgiler, önemli alacak ve borç listeleri, verilen güvenceler | Hukuki öncelikleri mali etkileriyle birlikte değerlendirmek; gerektiğinde mali uzmanla çalışmak |
| Tebligatlar, ihtarlar, açık uyuşmazlık listesi ve ilgili yazışmalar | Yaklaşan süreleri, verilmiş cevapları ve acil işlem ihtiyacını saptamak |
Bu altı grup, başlangıç incelemesi için önerilen çerçevedir. Faaliyetin niteliğine göre ruhsatlar, çalışanlara ilişkin süreçler, fikrî haklar veya düzenleyici kurum yazışmaları ayrıca gündeme gelebilir. Her dosyada talep edilen belgenin hangi soruyu aydınlatacağı açıklanmalıdır.
Eksik belge, inceleme sonucunda görünür olmalıdır. “Ek protokol iletilmediği için fesih şartı konusunda kesin değerlendirme yapılamadı” kaydı, belirsizliği yönetime anlatır. Şirket de belgenin kimde bulunduğunu ve ne zaman temin edileceğini bildirmelidir. İlk görüşmeye hazırlık için avukatla ilk görüşmede gerekli belgeler ve sorular ayrıca incelenebilir.
Hukuki İnceleme Karar Sürecinin Hangi Aşamasında Yapılmalı?
Hukuki inceleme, şirketin seçeneklerinin hâlâ açık olduğu aşamada başlamalıdır. Karşı tarafa gönderilen teklif, kabul yazısı veya sipariş teyidi, içeriğine ve somut şartlara göre bağlayıcı sonuç doğurabilir. Türk Borçlar Kanunu, sözleşmenin karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamalarıyla kurulmasını esas alır; kanunda aksi öngörülmedikçe sözleşmeler için genel bir şekil şartı aramaz. Dolayısıyla her işlemin ancak son sözleşme imzalandığında doğacağı varsayımı güvenli değildir.[3]
Şirket avukatı; fiyat ve ticari hedef belli olurken, teslim modeli veya sorumluluk dağılımı kesinleşmeden sürece katılabilmelidir. İncelemeye yalnız son taslak gönderilecekse önceki tekliflerin, yazışmaların ve verilen taahhütlerin de paylaşılması gerekir. Aksi hâlde metinde yapılan düzeltme, daha önce kurulmuş ilişkinin bütün sonuçlarını değiştirmeyebilir.
İşletmenin her küçük alımı için aynı uzunlukta inceleme yapmak pratik olmayabilir. Bu nedenle standart işlemler için onaylı metinler, olağan dışı şartlar için ayrıca inceleme ve acil işler için belirlenmiş iletişim yolu önerilir. Yüksek tutarlı teminat, uzun süreli münhasırlık, kişisel kefalet veya tek taraflı fesih yetkisi gibi şartların hangi aşamada avukata iletileceği önceden kararlaştırılabilir.
Acil görüşte de bilginin sınırı gösterilmelidir. İncelenen sürüm, yanıtlanan soru, henüz görülmeyen belge ve görüşü değiştirebilecek olgu belirtilirse yönetim kararını daha bilinçli verir. Sözlü görüşün ardından kısa bir yazılı teyit yapılması, sonraki uygulamanın farklı hatırlamalara dayanmasını azaltır.
Yönetim Kararlarında Yetki, Onay ve Belgelendirme Düzeni
Anonim şirkette yönetim ve temsil ile limited şirkette müdürlerin görevleri, ilgili şirket türünün kurallarına göre değerlendirilir. Yönetim kurulunun ve müdürlerin kanunda sayılan devredilemez görevleri vardır. Hukuki danışman görevlendirilmesi, şirket organlarının yönetim ve gözetim sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yönetim kurulu üyelerinin özen ve bağlılık yükümlülüğü TTK m.369’da; limited şirket müdürlerinin yükümlülüğü m.626’da düzenlenir.[2]
İç onay ile üçüncü kişiye karşı temsil yetkisi
Bir işlemi şirket içinde kimin onaylayacağı ile dışarıya karşı kimin şirketi bağlayacağı ayrı ayrı incelenmelidir. Anonim şirketlerde temsil yetkisine getirilen iç sınırlamalar, her durumda iyiniyetli üçüncü kişilere karşı ileri sürülemez. TTK m.371’de temsilin kapsamı ve sınırlandırılmasının etkisi düzenlenmiştir; limited şirketlerde m.629’un atfı da dikkate alınır. Bu nedenle bütçe içi onay alınmaması, imzalanan sözleşmenin şirketi kesinlikle bağlamadığı sonucunu tek başına doğurmaz.[2]
Avukatın önerdiği karar dosyası; karar konusu, incelenen belgeler, yetkili organ, gerekli onaylar ve uygulanacak işlemi bir araya getirmelidir. İmzalanacak sözleşme sürümü kararla ilişkilendirilmeli; temsil düzeni değişiyorsa gerekli tescil ve ilan işlemleri ayrıca izlenmelidir. Bir belgeye “hukuken incelendi” yazılması, farklı sürümlerin sonradan aynı görüş kapsamında kabul edilmesine yol açmamalıdır.
Yönetim kurulu üyesinin kişisel menfaatiyle şirket menfaatinin çatıştığı durumlarda müzakereye katılma yasağı ayrıca değerlendirilir; TTK m.393 kapsamında ilgili sebep ve işlemler karara yazılır. Şirketle işlem yapma bakımından m.395’in koşulları ayrı bir inceleme gerektirir. Her ilişkili işlem için aynı onay şablonu kullanılması doğru değildir.[2]
Yöneticinin olası sorumluluğu, görev, ihlal ve somut olayla birlikte ele alınır. Bu konunun ayrı değerlendirmesi için şirket müdürü ve yönetim kurulunun sorumluluğu yazısına başvurulabilir.
Sözleşme İncelemesi Yönetime Hangi Sonuçları Sunmalı?
Sözleşme incelemesinin çıktısı, yönetimin hangi yükümlülüğü kabul edeceğini anlayabileceği açıklıkta olmalıdır. Yalnız değişiklik işaretleri bulunan bir dosya gönderildiğinde, hangi değişikliğin zorunlu hukuki sorunla ilgili olduğu, hangisinin pazarlık tercihi sayıldığı anlaşılamayabilir. Görüşte işlemin geçerliliği, tarafların borçları, uygulama güçlükleri ve müzakere seçenekleri birbirine bağlanmalıdır.
Taraflar sözleşme içeriğini kanuni sınırlar içinde belirleyebilir; emredici hükümlere veya kamu düzenine aykırılık gibi durumlar geçersizlik sonucunu gündeme getirebilir. Önceden hazırlanan standart şartlarda genel işlem koşullarına ilişkin hükümler de önem taşır. Bir şartın metne yazılması, her durumda geçerli ve uygulanabilir olduğu anlamına gelmez.[3]
İnceleme sonucunda hangi seçenekler sunulmalı?
Görüş, somut sorunu ve olası etkisini açıklamalıdır. Örneğin teslimin hangi kayıtla kabul edileceği belirsizse ödeme ve ayıp tartışmaları etkilenebilir. Çözüm; teknik kabul tutanağının hazırlanması, imza yetkilisinin belirlenmesi ve ödemenin kabul aşamalarıyla ilişkilendirilmesi olabilir. Bunun işletmenin üretim ve finans düzenine uygunluğu ilgili birimlerle görüşülmelidir.
Karşı tarafın değişikliği kabul etmemesi ihtimali de değerlendirilmelidir. Sürenin kısaltılması, siparişlerin aşamalara bölünmesi, teminat alınması veya alternatif tedarikçiyle ilerlenmesi farklı ticari seçeneklerdir. Avukat bu seçeneklerin hukuki sonuçlarını açıklar; mali ve operasyonel tercih, yetkili yönetim tarafından yapılır. Son metinde hangi riskin sürdüğü ve hangi önlemin uygulandığı kayda geçirilmelidir.
Sözleşmedeki hükmün şirket içinde uygulanabilecek olması da önemlidir. Bildirim yükümlülüğünün kim tarafından yerine getirileceği veya teslim aykırılığının nasıl kaydedileceği bilinmiyorsa, metindeki koruma fiilen zayıflayabilir. İmza sonrasında ilgili birimlere kısa bir yükümlülük özeti verilmesi önerilir. Bu özet; yapılacak iş, tetikleyici olay, tarih ve saklanacak belgeyi göstermeli; sözleşme yenilenirse güncellenmelidir.
Varsayımsal örnek: İlişkili bir tedarikçiden mal alımı
Bir anonim şirketin, yönetim kurulu üyesinin eşinin ortak olduğu tedarikçiden düzenli alım yapmayı düşündüğünü varsayalım. Bu örnek gerçek bir müvekkil olayını anlatmamaktadır. İnceleme için ortaklık ve temsil bilgileri, teklif karşılaştırmaları, teknik şartname, ödeme takvimi, sözleşme taslağı ve karar belgeleri istenir.
Avukat önce kişinin işlemdeki sıfatını ve menfaat çatışmasının somut koşullarını belirler. TTK m.393’teki müzakereye katılmama düzeni ile m.395 kapsamında ayrıca izin gerekip gerekmediği aynı soru değildir. İlişkinin varlığından hareketle işlemin kendiliğinden yasak olduğu veya yalnız bir genel kurul kararıyla bütün sorunların giderileceği söylenemez.[2]
Yönetime, alternatif teklifler ve seçimin gerekçesiyle birlikte seçenek sunulabilir: Daha kısa süreli sözleşme, deneme siparişi, aşamalı ödeme veya bağımsız kalite kabulü bunlar arasındadır. Yetkili kişilerin kararı, seçilen şartlar ve kabul kayıtları birlikte saklanır. Ayrıntılı hukuki ayrım, şirketle ilişkili taraf işlemleri ve çıkar çatışması incelemesinde ele alınmaktadır.
Şirketin Hukuki Riskleri Nasıl Önceliklendirilir?
Önceliklendirme, riskin yalnız tahmini parasal büyüklüğüne göre yapılmamalıdır. İşlem süresi, faaliyete etkisi, geri dönüş imkânı ve eldeki bilginin güvenilirliği de değerlendirilmelidir. Düşük bedelli bir sözleşmedeki otomatik yenileme şartı uzun süreli yük doğurabilir. Büyük görünen bir ticari ihtilaf ise eldeki belgelere ve müzakere imkânına göre farklı ele alınabilir.
Önerilen yöntem, her önemli risk için kısa bir kayıt oluşturmaktır: Konu hangi belgeye dayanıyor, gerçekleşirse neyi etkiliyor, ne zaman işlem gerekiyor ve mevcut bilgi ne ölçüde yeterli? “Yüksek risk” ifadesi tek başına yönetime yol göstermez. “Teminatın sona erme tarihi teslimden önce; yenileme veya ödeme planının değiştirilmesi gerekiyor” açıklaması, yapılacak işi görünür kılar.
Mali güçlük belirtileri bulunduğunda avukat ile mali müşavir veya ilgili finans uzmanı arasında görev paylaşımı kurulmalıdır. Hukuki çalışma, finansal verinin doğruluğuna ilişkin bağımsız denetim yapıldığı izlenimi vermemelidir. Sermaye kaybı ve borca batıklık yönünden şirket organlarının TTK m.376 ve limited şirketler bakımından m.633 kapsamındaki yükümlülükleri ayrıca incelenir; somut hesaplama ve güncel uygulama kuralları dosyaya göre doğrulanır.[2]
Risk kaydı zamanla değişebilir. Yeni bir ihtar, geciken ödeme veya değişen yönetici, daha önce olağan görülen konuyu öncelikli hâle getirebilir. Bu nedenle önerilen tedbirin uygulanmasından sonra kalan risk de yeniden değerlendirilmelidir.
Riskin kabul edilmesi ile hukuka aykırı işlemin yapılması birbirine karıştırılmamalıdır. Yönetim, hukuken izin verilen seçenekler arasında ticari belirsizliği üstlenebilir; fakat kendi onayıyla emredici kuralı etkisiz kılamaz. Avukatın da yolsuz veya haksız bulduğu işi reddetme yükümlülüğü vardır.[1][3] Hukuki görüş, bu sınırı pazarlıkla değiştirilebilecek sözleşme şartlarından açıkça ayırmalıdır.
Ortaklar Arasındaki Uyuşmazlık Belirtileri Nasıl Değerlendirilir?
Ortakların belge taleplerinin yanıtsız kalması, toplantıların yapılamaması, şirket kaynaklarının kullanımına yönelik itirazlar veya kâr dağıtımı konusunda sürekli anlaşmazlık yaşanması, inceleme gerektiren belirtilerdir. Bunlar tek başına bir ortağın hukuka aykırı davrandığını kanıtlamaz. Avukat önce hangi olayın belgeyle doğrulandığını ve hangi anlatımın henüz iddia düzeyinde olduğunu ayırmalıdır.
Bilgi alma ve inceleme hakları şirket türüne göre farklı düzenlenmiştir. Anonim şirket pay sahibinin hakkı TTK m.437’de, limited şirket ortağının hakkı m.614’te yer alır. Şirket sırrı gerekçesiyle bütün bilgi taleplerinin otomatik reddedilmesi veya ortaklık sıfatının sınırsız belge erişimi sağladığının varsayılması doğru değildir; ilgili hükmün koşulları incelenmelidir.[2]
Şirket avukatının görevi şirket adına yürütülüyorsa, bir ortağın diğerine karşı kişisel dava hazırlığını aynı temsil ilişkisi içinde üstlenmesi ayrıca değerlendirilir. Bilgi talebinin usulüne uygun işleme alınması, toplantı gündeminin hazırlanması veya kararların kayda geçirilmesi şirketin hukuki ihtiyacı olabilir. Buna karşılık belirli bir ortağın şirketten çıkış şartları üzerinde kişisel pazarlığı farklı bir temsil ilişkisi doğurabilir.[1][2]
Mevcut pay sahipleri sözleşmesi, şirket sözleşmesi ve alınmış kararlar birlikte okunmalıdır. Çelişen düzenlemeler ve fiilen uygulanmayan hükümler belirlenerek çözüm seçenekleri tartışılabilir. Bilgi alma ve inceleme hakkı ile pay sahipleri sözleşmesindeki oy, satış ve çıkış düzeni bu aşamada ayrı inceleme başlıklarıdır.
Hukuki Görüşten Uygulamaya: Sorumlu Kişi, Tarih ve Takip
Hukuki görüşün gönderilmesiyle şirket içindeki uygulama tamamlanmış olmaz. Karar alınması, karşı tarafla görüşülmesi, belgenin imzalanması veya kayıtların güncellenmesi gerekebilir. Bu nedenle her önerinin kim tarafından ve hangi tarihte yerine getirileceği belirlenmelidir. Avukatın üstlendiği takip ile şirketin işletme içi görevi açıkça ayrılmalıdır.
Aşağıdaki tablo önerilen bir takip düzenidir. Süreler somut işlem için belirlenir; tabloda verilen aşamalar kanuni süre oluşturmaz.
| Konu | Tespit | İşlem | Sorumlu | Takip | Tamamlanma |
|---|---|---|---|---|---|
| Temsil düzeni | Güncel karar ile kullanılan belge uyumsuz | Yetki ve kayıtları inceleyip gerekli işlemi yapmak | Yönetim ve avukat | Yeni işlemden önce | Güncel karar ve gereken sicil kaydı |
| Tedarik sözleşmesi | Teslim kabul yöntemi belirsiz | Kabul usulü ve belge örneği hazırlamak | Satın alma ve avukat | İmzadan önce | İmzalı ek ve görev bildirimi |
| Teminat | Süre, öngörülen ifa takviminden kısa | Yenileme veya alternatif güvenceyi görüşmek | Finans ve yönetim | Teminat sona ermeden | Yeni güvence veya yazılı karar |
| Ortak bilgi talebi | Talebin kapsamı ve belge listesi eksik | Hakkı ve belgeleri inceleyip uygun yanıtı hazırlamak | Yetkili organ ve avukat | Talebe uygulanacak süreye göre | Yanıt ve gönderim kaydı |
“Tamamlandı” kaydı, işlemin hangi belgeyle sonuçlandığını göstermelidir. İmzalı sözleşme, gönderim kaydı veya tescil belgesi bulunmadan yalnız sözlü teyitle dosyanın kapatılması, sonraki denetimi güçleştirir. Uygulanmayan öneri için de gerekçe kaydedilmeli; yönetime kalan risk ve yeniden değerlendirme zamanı bildirilmelidir.
Şirket Yönetimi Nasıl Bilgilendirilmeli?
Yönetim raporu, şirketin karar verebilmesi için gerekli bilgiyi taşımalıdır. Bekleyen işler, yaklaşan tarihler, yönetim onayı gereken konular ve önceki döneme göre değişen riskler görünür olmalıdır. Türk Borçlar Kanunu m.508 vekilin, istem üzerine yürüttüğü işin hesabını verme yükümlülüğünü düzenler. Düzenli raporun biçimi ve sıklığı ise görevlendirmenin kapsamına uygun kararlaştırılabilir.[3]
Her şirket için aynı uzunlukta aylık rapor gerekli değildir. Az sayıda işlemi olan işletmede kısa bir durum yazısı yeterli olabilirken, çok sayıda sözleşme yürüten şirkette iş listesiyle birlikte değerlendirme toplantısı yararlı olabilir. Raporun ekindeki uzun dosya listesinden önce yönetime hangi kararın düştüğü açıklanmalıdır. Belirsizliğin sürdüğü konularda bilgi eksikliği gizlenmemelidir.
Rapor, önceki görüşün hangi yeni bilgi nedeniyle değiştiğini de göstermelidir. Bir ek protokolün bulunması veya teknik incelemenin tamamlanması değerlendirmeyi değiştirebilir. Görüşün tarihini, dayanak belgeleri ve değişiklik sebebini birlikte tutmak, yönetimin güncelliğini yitirmiş bir açıklamaya göre işlem yapmasını önlemeye yardımcı olur. Bu kayıt düzeni, danışmanın değişmesi hâlinde de dosyanın anlaşılmasını kolaylaştırır.
Acil gelişme, olağan rapor gününü beklememelidir. Süreli tebligat veya işlemi etkileyen önemli yeni bilgi için kullanılacak iletişim yolu belirlenmeli; bildirimin ilgili kişiye ulaşıp ulaşmadığı izlenmelidir. Şirket içinden gelen talimatların farklılaşması hâlinde de karar yetkisi açıklığa kavuşturulmalıdır.
Ücret ve dış gider bilgisi aynı şeffaflık içinde sunulmalıdır. Önceden öngörülmeyen tercüme, uzman incelemesi veya başka bir işlem gerektiğinde nedeni ve tahmini etkisi açıklanmalıdır. Yapılan harcamaların belgelendirilmesi ve iş hesabının verilmesi, vekâlet ilişkisindeki hesap verme düzeniyle birlikte ele alınır.[3] Konunun mesleki çerçevesi, avukatın müvekkili bilgilendirme yükümlülüğü yazısında ayrıntılandırılmıştır.
Bağımsızlık, Gizlilik ve Menfaat Çatışması Nasıl Yönetilir?
Avukatın şirkete sürekli hizmet vermesi, mesleki bağımsızlığını ortadan kaldırmaz. Avukatlık Kanunu’nun bağımsızlık ve özen hükümleri ile işi reddetme yükümlülüğüne ilişkin kuralları geçerlidir. Yönetimin istediği sonucu desteklemek amacıyla olumsuz hukuki ihtimallerin gizlenmesi veya hukuka aykırı işlemin uygunmuş gibi sunulması, bu çalışma anlayışıyla bağdaşmaz.[1]
Menfaat çatışması incelemesi yalnız ilk görüşmede yapılmamalıdır. Yeni ortak, şirket devri, yönetici hakkında sorumluluk iddiası veya aynı gruptaki şirketler arasında ihtilaf ortaya çıkması temsil ilişkisini etkileyebilir. Aynı işte menfaati zıt tarafa daha önce avukatlık veya hukuki görüş verilmiş olması, Avukatlık Kanunu m.38 kapsamında işi reddetme sebebidir. Tarafların birlikte çalışmak istemesi, kanuni yasağın kendiliğinden ortadan kalktığını göstermez.[1]
Gizlilik düzeni ve bilginin paylaşılması
Avukatın mesleği dolayısıyla öğrendiği hususları açıklama yasağı, Avukatlık Kanunu m.36’da düzenlenir. Şirketle çalışma düzeninde bu yükümlülük; belgelerin kimlere gönderileceği, toplantıya kimlerin katılacağı ve raporların nasıl saklanacağı bakımından somutlaştırılmalıdır.[1]
Kişisel veri içeren belgelerde ayrıca hukuka aykırı erişimi ve işlemeyi önleyen, verilerin güvenliğini sağlayan teknik ve idari tedbirler değerlendirilmelidir. KVKK’nın veri güvenliği açıklaması, tedbirlerin faaliyete ve risklere göre belirlenmesini vurgular.[4] Pratikte görevle ilgisiz kişilere toplu dosya gönderilmemesi, erişim yetkilerinin tanımlanması ve personel değişikliklerinde güncellenmesi önerilir. Bir belgeyi avukata iletmek, belgenin nasıl elde edildiğine ilişkin hukuki sorunu kendiliğinden çözmez.
Temsilin sürdürülemeyeceği bir durum doğarsa, yeni işlem üstlenilmeden kapsam ve sonuçlar açıklanmalıdır. Daha ayrıntılı değerlendirme için avukatın menfaat çatışması ve temsil yasağı incelemesine bakılabilir.
Şirket Avukatıyla Çalışmaya Başlamadan Önce Hangi Sorular Sorulmalı?
İlk görüşmede şirketin ihtiyacı somut işlerle anlatılmalıdır: Ayda hangi tür sözleşmeler hazırlanıyor, kararlar kim tarafından alınıyor, hangi işler gecikiyor ve hangi belgelerde belirsizlik bulunuyor? Bu bilgiler, önerilecek çalışmanın şirketin gerçek işleyişine uygun kurulmasını sağlar. Avukatın görüşü hazırlamadan önce hangi bilgileri istediği ve eksikliği nasıl yönettiği de değerlendirilmelidir.
Çalışma kapsamı, ücret ve dış giderler
Hizmet teklifinde hangi şirketlerin yer aldığı, danışmanlığın kapsamı, sözleşme müzakerelerine katılım ve dava takibinin durumu sorulmalıdır. Talebin kim tarafından alınacağı, işi hangi avukatın yürüteceği, olağan dönüş düzeni ve acil konuların nasıl ele alınacağı açıklığa kavuşturulmalıdır. “Bütün hukuki işler” gibi belirsiz ifadeler, işlem çeşitliliği yüksek bir şirkette farklı beklentiler yaratabilir.
Ücretin hangi hukuki yardım için belirlendiği; kapsam değişikliği, ek iş ve dış giderler için nasıl onay alınacağı konuşulmalıdır. Avukatlık Kanunu m.163–164’teki sözleşme ve ücret hükümleri dikkate alınır. Aylık ücretin hangi işleri kapsadığı yazılılaştırılmadan yalnız tutar üzerinden karşılaştırma yapmak eksik değerlendirmeye yol açabilir.[1]
Çalışma sona erdiğinde dosya devri
İlişkinin başında dosya devri düzeninin de belirlenmesi yararlıdır. Açık işler, yaklaşan tarihler, belgenin hangi sürümünün geçerli olduğu, asıl belgelerin yeri ve dış muhataplarla son yazışmalar devir listesinde gösterilebilir. Teslim ve erişim düzeni, kanuni saklama, sır saklama ve avukatın haklarına ilişkin hükümler dikkate alınarak kurulmalıdır.[1]
Şirketin hizmeti değerlendirmesinde; süresinde bilgilendirme, anlaşılır hukuki seçenekler, belgelerin düzeni ve verilen görüşün uygulamayla bağlantısı ölçüt olabilir. Yalnız yazılan sayfa veya açılan dosya sayısı, çalışmanın niteliğini tek başına göstermez.
Sonuç
Şirket avukatıyla verimli çalışma, müvekkilin ve görevin açık tanımlanmasıyla başlar; karar öncesi inceleme, anlaşılır hukuki görüş ve uygulamanın takibiyle devam eder. Şirket yönetimi, hangi işlemi hangi yetkiyle yapacağını, hangi riskin sürdüğünü ve kendisinden hangi kararın beklendiğini anlayabilmelidir.
İlk somut adım; güncel şirket ve temsil belgelerini, önemli sözleşmeleri ve açık işleri aynı çalışma düzeninde incelemektir. Ardından öncelikler, sorumlu kişiler ve takip tarihleri belirlenebilir. Böylece hukuki yardım, şirketin kararlarına zamanında ulaşan ve sonucu belgeler üzerinden izlenebilen bir çalışmaya dönüşür.
Sıkça Sorulan Sorular
Şirket avukatı ile sürekli çalışmak bütün davaların ücrete dâhil olduğu anlamına gelir mi?
Kapsam, yapılan avukatlık sözleşmesine göre belirlenir. Sürekli danışmanlık, belirli işlem incelemesi ve dava veya icra takibi için ayrı görevlendirme ve ücret düzeni bulunabilir. Hangi şirketlerin ve işlerin kapsama girdiği; yeni uyuşmazlık çıktığında nasıl onay alınacağı yazılı olarak açıklanmalıdır. Avukatlık Kanunu m.163, sözleşmenin belirli hukuki yardım ve ücret içermesini öngörür.[1]
Şirketin avukatı ortakların kişisel avukatı da sayılır mı?
Şirket adına verilen hukuki yardım, ortakların bütün kişisel işlerini kendiliğinden kapsamaz. Şirket tüzel kişiliği ile ortakların sıfatları ayrıdır. Kişisel temsil ayrıca değerlendirilir; şirket ile ortak arasında veya ortakların kendi aralarında menfaat çatışması varsa Avukatlık Kanunu m.38’deki yasak gözetilir. Ücretin kim tarafından ödendiği, müvekkilin kim olduğunu tek başına belirleyen ölçüt değildir.[1][2]
Limited şirketin sürekli avukatla çalışması zorunlu mudur?
Avukatlık Kanunu m.35’teki sözleşmeli avukat bulundurma zorunluluğu, bütün limited şirketleri kapsayan genel bir düzenleme değildir. Anonim şirketler ve yapı kooperatifleri için maddede belirtilen şartlar ayrıca incelenir. Zorunluluk bulunmaması, şirketin sözleşme, yönetim veya uyuşmazlık konularında hukuki yardıma ihtiyaç duymadığı anlamına gelmez.[1]
Bir sözleşmeyi avukata ne zaman göndermek gerekir?
Teklif ve müzakere seçenekleri açıkken göndermek yararlıdır. Son imzadan önce de bağlayıcı irade açıklamaları veya taahhütler bulunabileceğinden, yalnız son taslakla yetinilmemelidir. Önceki yazışmalar, teknik ekler, ödeme planı ve verilmiş onaylar birlikte iletilmelidir. Sözleşmenin kurulması ve şekli, işlemin niteliğine ve uygulanacak hükümlere göre değerlendirilir.[3]
Avukatın uygun görüşü yöneticinin sorumluluğunu kaldırır mı?
Hukuki görüş alınması, yöneticinin kanuni görevlerini ve özen yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Anonim şirket yönetim kurulunun ve limited şirket müdürlerinin görevleri, yetkileri ve sorumluluğu ilgili hükümlere göre değerlendirilir. Görüşün hangi bilgiye dayandığı, işlemle ilişkisi ve uygulamada ne yapıldığı önem taşır; sonuç her somut olayda ayrıca incelenir.[2]
İlk toplantıya bütün şirket arşivini götürmek gerekir mi?
Önce güncel şirket ve temsil belgeleri, önemli sözleşmeler, açık işler ve süreli tebligatlar hazırlanmalıdır. Avukat, görevin kapsamına göre ek belge isteyebilir. Belgelerin tarih ve sürümü belirtilmeli, eksikler açıkça bildirilmelidir. Kişisel veri veya ticari sır içeren dosyaların paylaşımında da ihtiyaç ve güvenlik birlikte değerlendirilmelidir.[1][4]
Kaynakça
- 1136 sayılı Avukatlık Kanunu — Türkiye Barolar Birliği tarafından yayımlanan metin. m.1, 34–39, 163–164: bağımsızlık, özen, sözleşmeli avukat bulundurma, sır saklama, işi reddetme, evrak ve ücret.
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu — Adalet Bakanlığı UYAP Mevzuat. m.125, 365–375, 376, 393, 395, 437, 553, 614, 623–626, 629, 633: tüzel kişilik, yönetim, temsil, özen, bilgi hakları ve mali güçlükler.
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu — Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından yayımlanan metin. m.1, 12, 20–27, 506 ve 508: sözleşmenin kurulması, şekil, standart şartlar, sözleşme sınırları, sadakat, özen ve hesap verme.
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu — Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler. 6698 sayılı Kanun m.12 kapsamındaki teknik ve idari tedbirler hakkında Kurum açıklaması.