E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Uyuşmazlıkları
Elektronik fatura, elektronik arşiv fatura ve kâğıt fatura farklı teknik üretim ve iletim yöntemlerine sahip olsa da fatura ile temel sözleşme arasındaki bağ ortadan kalkmaz. Elektronik sistemde faturanın oluşturulması, iletilmesi, alınması, uygulama yanıtı verilmesi, iptal talebi veya bildirim yapılması ayrı kayıtlar üzerinden doğrulanmalıdır.
E-Fatura ve e-Arşiv uyuşmazlıklarında:
- Gönderici ve alıcının işlem tarihindeki sistem statüsü
- Fatura senaryosu ve belge türü
- Faturanın UUID/ETTN bilgisi ve bütünlüğü
- Düzenleme, gönderim, alınma ve görüntülenme kayıtları
- Uygulama yanıtı, ret ve kabul kayıtları
- İptal talebi ve ilgili elektronik bildirimler
- E-Arşiv faturanın elektronik veya fiziki iletimi
- Fatura ile sipariş, irsaliye ve teslim belgesi eşleşmesi
- Muhasebe ve ERP sistemine aktarım kayıtları
- İade, fiyat farkı veya düzeltme belgesi
- Mali mühür, elektronik imza ve yetki
- GİB, özel entegratör ve taraf sistemlerindeki kayıtlar
incelenir. Teknik sistemde bir faturanın “kabul edildiği”, “reddedildiği” veya “iptal edildiği” bilgisinin görünmesi, temel borcun varlığı ve ifanın gerçekleşmesi bakımından tek başına kesin sonuç doğurduğu varsayımıyla ele alınmamalıdır. Sistem kaydı ile tarafların hukukî beyanlarının ve fiilî uygulamasının birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Elektronik Fatura Dosyasında Çalışma Yaklaşımımız
Faturanın özgün elektronik dosyasını, belge kimliğini ve işlem kayıtlarını, sözleşme ve ifa belgeleriyle eşleştiriyoruz. Gerektiğinde muhasebe sorumlusu veya entegratörden alınacak kayıtların kapsamı belirlenir; teknik durum kodu tek başına borç sonucu olarak yorumlanmaz.
Portal işlemi ile hukukî bildirim
GİB’e yapılan iptal veya itiraz bildirimi ile karşı tarafa yöneltilen hukukî beyanın şartları ayrı incelenmelidir. Temel ve ticari senaryo, e-Arşiv belgesi ve alıcının sistem statüsü farklı işlem yolları doğurabilir. Güncel GİB kılavuzuna göre gereken elektronik bildirim de tamamlanmalıdır.
Hangi elektronik kayıtları saklamalısınız?
- Özgün XML/UBL dosyası ve ETTN/UUID belge kimliği.
- Gönderim, teslim, uygulama yanıtı, ret, iptal ve onay kayıtları.
- KEP delil dosyaları, bildirim ekleri ve entegratör işlem geçmişi.
- Sözleşme, sipariş, e-İrsaliye ve ödeme ile eşleştirme bilgileri.
PDF görüntüsü okunabilir bir kopyadır; özgün elektronik kaydın yerine geçtiği varsayılmamalıdır. Mali mühür, elektronik imza ve sistem şifrelerini paylaşmayın.
E-Fatura, UETS tebligatı değildir
Elektronik fatura ile resmî elektronik tebligat farklı sistemlerdir. UETS’ye ilişkin tebliğ kuralları e-Fatura veya KEP iletisine otomatik uygulanmaz. Mahkeme ya da icra evrakı ayrıca geldiyse o belge ve tebliğ kaydı ayrıca incelenmelidir.