Bakiye Mutabakatı, Mutabakat Mektubu ve Borç Kabulü
Mutabakat mektubu, tarafların belirli bir tarih itibarıyla muhasebe bakiyelerini karşılaştırması amacıyla kullanılabilir. İmzalı veya elektronik ortamda onaylanmış bir mutabakat; içeriğine, imzalayan kişinin yetkisine, çekinceye ve kapsamına göre delil değeri taşıyabilir. Ancak her mutabakat belgesi kayıtsız ve şartsız borç ikrarı değildir.
Mutabakat uyuşmazlıklarında:
- Mutabakatın hangi tarih ve dönemi kapsadığı
- Bakiyenin alacak veya borç yönü
- Belirli faturaların veya işlemlerin kapsam dışında bırakılıp bırakılmadığı
- İmza, kaşe, elektronik imza ve temsil yetkisi
- Belgenin muhasebe çalışanı, mali müşavir, yönetici veya yetkili temsilci tarafından düzenlenmesi
- “Kayıtlarımızla uyumludur” beyanının kapsamı
- Çekince, itiraz veya açıklama bulunup bulunmadığı
- E-posta yanıtı veya kurumsal sistem onayının kaynağı
- Mutabakattan sonra yapılan ödeme, iade, mahsup veya düzeltmeler
- Mutabakatın temel sözleşme ve teslim belgeleriyle uyumu
- Belgenin borç ikrarı, delil başlangıcı veya başka bir ispat aracı niteliği
değerlendirilir. Yanıt verilmemiş tek taraflı mutabakat yazısı ile karşı tarafça yetkili biçimde doğrulanmış mutabakat aynı hukukî değerde değildir. Mutabakatın yalnız muhasebe kayıtlarını mı yoksa borcun hukukî sebebini ve miktarını da mı kabul ettiği somut metinden belirlenmelidir.
Mutabakat İncelemesinde Çalışma Yaklaşımımız
Belgenin yalnız hesap teyidi mi, borç kabulü mü yoksa ödeme ve sulh taahhüdü mü içerdiğini inceliyoruz. Dönem, para birimi, imza, temsil yetkisi ve çekince ifadeleri birlikte değerlendirilir; karşı kayıtlar ve sonraki yazışmalarla karşılaştırılır.
İmzadan önce kontrol edin
- Belgenin kapsadığı dönem, şirket ve hesap doğru mu?
- İade, iskonto, avans ve mahsup henüz işlenmemiş mi?
- Çek ve senet teslimi, tahsil edilmiş gibi gösteriliyor mu?
- Metinde faiz, feragat, ibra veya yeni ödeme taahhüdü var mı?
- İmzalayan kişi şirketi bu kapsamda temsile yetkili mi?
Elektronik onayda inceleme
E-postanın hangi hesaptan gönderildiği kadar kişinin yetkisi, içeriğin bütünlüğü, ekler, onay yöntemi ve önceki uygulama da önemlidir. Kurumsal e-posta adresi kullanılması sınırsız temsil yetkisi bulunduğunu tek başına göstermez.
Uyuşmazlığı görünür kılın
Hesabın hatalı olduğunu düşünüyorsanız fark yaratan kayıtları ve dayanakları listeleyin. Yalnız şirket içindeki muhasebe kaydını düzeltmek, karşı tarafa itiraz bildirildiği anlamına gelmez.