Die Vorlage (ibraz) von Büchern und Belegen in der Steuerprüfung bedeutet, die aufzubewahrenden Aufzeichnungen der zuständigen Prüfungsstelle ordnungsgemäß zu übergeben. Der Umfang des Vorlageschreibens, seine Zustellung, die gesetzte Frist und die Art der verlangten Aufzeichnungen werden gemeinsam gewürdigt. Die Nichtvorlage von Belegen kann für die Berechnung der Steuer, für Verwaltungsstrafen und in einigen Fällen für ein Strafverfahren unterschiedliche Folgen haben. Diese Folgen sind nicht automatisch gleichbedeutend.
Für einen Steuerpflichtigen, der ein Vorlageverlangen erhält, besteht der erste Schritt nicht darin, die Bücher wahllos auszuhändigen oder das Schreiben unbeantwortet zu lassen. Es sollte ein Verzeichnis der verlangten Zeiträume und Belege erstellt, der vorhandene Bestand gesichert und, falls etwas fehlt, die Ursache sowie die Möglichkeit der Behebung dokumentiert werden. Die Übergabe physischer und elektronischer Aufzeichnungen ist getrennt zu verfolgen.
Welche Punkte sind im Vorlageschreiben zu prüfen?
Zu prüfen sind die Prüfungsbefugnis der absendenden Person, die Identität des Steuerpflichtigen, die Steuerart, der geprüfte Zeitraum, die verlangten Aufzeichnungen, die Übergabeart und der Fristbeginn. Wichtig ist auch, ob das Schreiben an das Unternehmen oder an einen früheren oder gegenwärtigen Vertreter gerichtet ist. Eine Pflicht der juristischen Person und die strafrechtliche Verantwortlichkeit einer bestimmten Person sind nicht dieselbe Beurteilung.
Ist das Verlangen unklar, kann um Erläuterung gebeten werden. Allerdings hemmt die Bitte um Erläuterung die Vorlagefrist nicht von selbst. Die Vorlage der vorhandenen Aufzeichnungen mit klarem Umfang, die begründete Mitteilung der strittigen oder nicht beschaffbaren Teile und erforderlichenfalls ein Antrag auf Fristverlängerung sollten gemeinsam geplant werden.
Warum sollte der Zustellungsnachweis aufbewahrt werden?
Das Vorlageschreiben und der Zustellungsnachweis sollten in derselben Akte geführt werden. Bei elektronischer Zustellung können der Zugangsnachweis, der gesetzliche Zustellungstag und der Tag der Öffnung des Dokuments auseinanderfallen. Die Frist sollte nicht ab einem Telefongespräch oder ab dem Tag gerechnet werden, an dem der Buchhalter das Schreiben weitergeleitet hat. Wird eine fehlerhafte Zustellung geltend gemacht, sind die Gründe darzulegen; die Behauptung darf nicht als Rechtfertigung dafür dienen, das Schreiben zu ignorieren.
Wie viele Tage beträgt die Frist für die Vorlage von Büchern und Belegen?
Nach Artikel 14 der Steuerverfahrensordnung (Vergi Usul Kanunu, VUK) darf die von der Verwaltung bestimmte Frist, wenn das Gesetz keine ausdrückliche Frist vorsieht, nicht weniger als 15 Tage betragen. Ein Vorlageschreiben in der Steuerprüfung wird in diesem Rahmen und gegebenenfalls zusammen mit Sondervorschriften geprüft. Für jede Art von Auskunftsverlangen, elektronischer Pflicht oder auf ein anderes Gesetz gestützter Aufforderung kann nicht von einer unveränderlichen „15-Tage-Regel“ gesprochen werden.
Ist die gesetzte Frist unzureichend, sollte innerhalb der Frist unter konkreter Darlegung der berechtigten Gründe eine Fristverlängerung beantragt werden. Behauptungen wie die Lagerung vieler Archivkartons an anderem Ort, ein technisches Zugriffsproblem oder die Verwahrung der Aufzeichnungen bei einer anderen amtlichen Stelle sind durch Belege zu stützen. Die Stellung des Antrags bedeutet für sich genommen keine Bewilligung; die erteilte Antwort und der neue letzte Tag sind zu verfolgen.
| Situation | Vorzubereitende Aufzeichnung | Vorzunehmende Handlung |
|---|---|---|
| Belege liegen bereit | Verzeichnis der Zeiträume und Belege | Vorlage gegen Empfangsbestätigung oder Protokoll |
| Teilweise unvollständig | Abgrenzung zwischen vorgelegten und fehlenden Aufzeichnungen | Ursache der Lücke und Beschaffungsplan |
| Technisches Zugriffsproblem | Systemprotokoll, Supportanfrage | Mitteilung, alternatives Verfahren und Antrag auf Fristverlängerung |
| Katastrophe oder Diebstahl | Amtliche Protokolle, Schadensfeststellung | Höhere Gewalt und gegebenenfalls Verfahren der Verlustbescheinigung |
| Aufzeichnung bei einer anderen Stelle | Beschlagnahme- oder Übergabeprotokoll | Erläuterung des Zugangs unter Angabe von Stelle und Aktendaten |
Diese Tabelle ist keine Liste von Umständen, die die Frist von selbst verlängern. In jedem Fall sind die Rechtsgrundlage des Verlangens, die Art des Hindernisses und dessen Nachweis zu würdigen. Dass bis zum Fristende keine Aufzeichnung vorgelegt wurde, ist nicht derselbe Sachverhalt wie eine Teilvorlage bei einem belegten Hindernis.
Wie sind elektronische Bücher und Belege vorzulegen?
Die Vorlagepflicht nach Artikel 256 VUK beschränkt sich nicht auf Papierbücher. Aufzeichnungen in elektronischer Form müssen zugänglich, lesbar und prüfungsgeeignet vorgelegt werden. Für das elektronische Buch (e-Defter), die Bestätigung (berat), die e-Rechnung und andere elektronische Belege sind das verlangte technische Format und die Bedingungen des amtlichen Systems zu beachten.
Ein Bildschirmfoto oder Ausdruck allein genügt der Pflicht in Bezug auf das Original der elektronischen Aufzeichnung nicht in jedem Fall. Die Integrität der Datei, ihr Zeitraum, der Zusammenhang mit Signatur oder Bestätigung und ihre Vollständigkeit sollten geprüft werden. Wenn die Zahl der Dateien und die von ihnen erfassten Zeiträume in einer Übergabeliste aufgeführt werden, verringert das spätere Auseinandersetzungen darüber, „welche Aufzeichnung vorgelegt wurde“.
Die digitalen Prüfsysteme der Steueraufsichtsbehörde (Vergi Denetim Kurulu, VDK) bieten Werkzeuge für Verfahren der elektronischen Vorlage und der Protokollierung. Eine Datei im System auszuwählen ist jedoch nicht dasselbe wie die Übermittlung abzuschließen. Der Nachweis der erfolgreichen Übergabe, die Vorgangsnummer und eine Kopie der übermittelten Dateien sollten aufbewahrt werden. Wird eine Portalstörung geltend gemacht, ist mit einem Nachweis mit Datum und Uhrzeit eine Supportanfrage zu stellen und nach der amtlichen alternativen Übergabemöglichkeit zu fragen.
Was gilt, wenn die Aufzeichnungen beim Steuerberater oder einem Dienstleister liegen?
Dass die Buchhaltung über eine externe Dienstleistung geführt wird, hebt die Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht des Steuerpflichtigen nicht von selbst auf. Ein Streit mit dem früheren Steuerberater (mali müşavir) oder das Ende eines Softwareabonnements sind keine Umstände, bei denen davon auszugehen wäre, dass sie allein als höhere Gewalt anerkannt werden. Zugangs- und Herausgabeverlangen sollten schriftlich gestellt werden; vorhandene Sicherungen und unabhängige Belegquellen sind zu erforschen.
Wie werden höhere Gewalt und verlorene Belege beurteilt?
Die Artikel 13 und 15 VUK regeln die Fälle höherer Gewalt, die die Erfüllung der steuerlichen Pflicht verhindern, und ihre Wirkung auf Fristen. Schwere Krankheit, Katastrophen oder bestimmte Verluste außerhalb des Willens der Person können in diesem Rahmen in Betracht kommen. Neben dem Eintritt des Ereignisses ist darzulegen, zwischen welchen Daten und auf welche Weise es die Vorlagepflicht verhindert hat.
Nicht jede Behauptung eines Verlusts ist höhere Gewalt. Ein amtliches Ereignisprotokoll, ein Feuerwehrbericht, eine Krankenhausakte, eine Versicherungsakte, eine technische Untersuchung und Sicherungsnachweise sind je nach Art des konkreten Ereignisses von Bedeutung. Die bloße Aussage „Die Bücher sind verloren gegangen“ genügt möglicherweise weder zum Nachweis der Wirklichkeit des Verlusts noch zum Nachweis, dass keine Verantwortung besteht.
Beendet eine Verlustbescheinigung die Steuerprüfung automatisch?
Die Verlustbescheinigung (zayi belgesi) nach Artikel 82 Absatz 7 des Handelsgesetzbuchs (Türk Ticaret Kanunu, TTK) ist der gerichtliche Weg, der beim Verlust von Handelsbüchern und -belegen aus bestimmten Gründen offensteht. Die gesetzliche Antragsfrist beträgt 30 Tage ab Kenntnis vom Verlust. Das zuständige Gericht und die konkreten Voraussetzungen werden gesondert gewürdigt. Auf die 15-Tage-Frist in älteren Quellen sollte man sich nicht stützen.
Eine Verlustbescheinigung bedeutet nicht, dass die Steuerschuld entfällt oder jeder strafrechtliche Vorwurf von selbst wegfällt. In der Steuerprüfung werden der Umfang der Bescheinigung, die verlorenen Aufzeichnungen, alternative Beweismittel und die einschlägige Pflicht gesondert geprüft. Ein Antrag bei Gericht darf nicht als Grund dafür herangezogen werden, das Vorlageschreiben nicht zu beantworten.
Sind Aufbewahrungsfrist und Vorlagefrist dasselbe?
Nach Artikel 253 VUK beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist fünf Jahre, beginnend mit dem auf das betreffende Jahr folgenden Kalenderjahr. Artikel 82 TTK enthält für Handelsbücher und -belege eine zehnjährige Aufbewahrungsregel. Diese beiden Regeln dienen unterschiedlichen rechtlichen Zwecken; der Ablauf der allgemeinen Frist im Steuergesetz bedeutet nicht, dass alle Belege bedenkenlos vernichtet werden können.
Laufende Verfahren, Aufbewahrungspflichten nach anderen Gesetzen und Vorgänge, die spätere Zeiträume berühren, sind gesondert zu würdigen. Wird dagegen die strafrechtliche Verantwortlichkeit geprüft, ist klar zu bestimmen, auf welche Aufbewahrungspflicht und welchen Zeitraum sich das konkrete Vorlageverlangen stützt. Das Erfordernis einer langen Aufbewahrung und die gesetzlichen Tatbestandsmerkmale einer bestimmten Straftat dürfen nicht miteinander vermengt werden.
Wie werden die steuerlichen und die strafrechtlichen Folgen der Nichtvorlage getrennt?
Die Nichtvorlage von Büchern und Belegen kann im Hinblick auf die Gründe für eine Festsetzung von Amts wegen nach Artikel 30 VUK gewürdigt werden. Dort, wo ein Abzug oder Aufwand durch einen Beleg nachzuweisen ist, gewinnen auch die Sondervorschriften der betreffenden Steuer Bedeutung. Insbesondere beim Vorsteuerabzug (KDV) sind die Wirklichkeit des Vorgangs sowie die Beleg- und Buchungsvoraussetzungen gesondert zu prüfen. Nicht jeder fehlende Beleg rechtfertigt die automatische Versagung des gesamten Abzugs; ebenso wenig korrigiert jede verspätete Vorlage das Ergebnis automatisch.
Bei der besonderen Ordnungswidrigkeitsstrafe nach Artikel 355 wiederholt VUK wird gewürdigt, ob das Verlangen und die gesetzlichen Warnvoraussetzungen ordnungsgemäß erfüllt waren. Wurde eine Strafe verhängt, ist zu bestimmen, welche Pflicht mit welchem Schreiben und in welcher Frist verlangt wurde. Wer nur den Strafbetrag anficht, lässt andere Einwendungen zu Verfahren und Sache möglicherweise unbeachtet.
Welche Elemente werden beim Vorwurf des Verbergens geprüft?
Im Hinblick auf Artikel 359 VUK kann es als Verbergen gewertet werden, wenn Bücher und Belege, deren Existenz durch notarielle Beglaubigung oder auf andere Weise feststeht, den befugten Personen während der Prüfung nicht vorgelegt werden. Die strafrechtliche Verantwortlichkeit wird jedoch zusammen mit dem wirksamen Verlangen, der Zustellung, der Frist, der tatsächlichen Möglichkeit, höherer Gewalt, dem Vorsatz und der Rolle der beschuldigten Person geprüft. Die Stellung als Geschäftsführer des Unternehmens beweist für sich allein nicht alle Tatbestandsmerkmale.
Gegenstand und Verantwortlichkeitsmaßstäbe des Finanzgerichts und des Strafgerichts unterscheiden sich. Das Verhältnis nach Artikel 367 VUK ist zu beachten; es sollte nicht angenommen werden, dass das Ergebnis in einer Akte das andere Verfahren in jedem Fall von selbst beendet. Auch die Wirkung nachträglich gefundener oder dem Gericht vorgelegter Belege ist anhand des konkreten Sachverhalts und der einschlägigen Rechtsprechung zu würdigen.
Verwandte Beiträge: Rechte gegen den Steuerprüfungsbericht: Bewertung des Berichts, Anhörung und Klage; Rechte des Steuerpflichtigen in der Steuerprüfung: Protokoll, Bericht und Verteidigungsverfahren; Einspruch gegen das Steuerprüfungsprotokoll: Unterschrift, Vorbehalt und Vorlage von Beweisen; Beweis in Steuerprozessen: Beweismittel, Amtsermittlung und Sachverständigenprüfung.
Fazit
Bei der Vorlage von Büchern und Belegen besteht der wirksamste Ansatz darin, das Verlangen richtig zu lesen, die Frist zu dokumentieren, die Aufzeichnungen vollständig zu übergeben und die Übergabe nachweisen zu können. Liegt ein echtes Hindernis vor, sind dessen Ursache, Dauer und Wirkung unverzüglich darzulegen. Die Verteidigung in Steuer-, Verwaltungsstraf- und Strafverfahren sollte auf derselben Beweisakte beruhen; jede ist nach ihren eigenen rechtlichen Voraussetzungen aufzubauen.
Häufig gestellte Fragen
Werden für die Vorlage immer 15 Tage gewährt?
Wo das Gesetz keine Frist nennt, darf die von der Verwaltung bestimmte Frist nicht weniger als 15 Tage betragen; Sondervorschriften werden gesondert geprüft. Der Abschnitt „Wie viele Tage beträgt die Frist für die Vorlage von Büchern und Belegen?“ erläutert diese Unterscheidung. Zugehörige Erläuterung
Genügt es, einen Ausdruck des e-Defter vorzulegen?
Nicht in jedem Fall. Das verlangte Format, die Integrität und die Zugänglichkeit der elektronischen Aufzeichnung sind von Bedeutung. Siehe den Abschnitt „Wie sind elektronische Bücher und Belege vorzulegen?“. Zugehörige Erläuterung
Entfallen bei einer Verlustbescheinigung alle Strafen?
Nein. Der Umfang des Verlusts und die Voraussetzungen jeder Sanktion werden gesondert gewürdigt. Die Grenzen sind im Abschnitt „Beendet eine Verlustbescheinigung die Steuerprüfung automatisch?“ erläutert. Zugehörige Erläuterung
Endet die Verantwortung des Steuerpflichtigen, wenn die Belege beim Buchhalter liegen?
Der Bezug einer Dienstleistung hebt die Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht nicht von selbst auf. Der Abschnitt „Was gilt, wenn die Aufzeichnungen beim Steuerberater oder einem Dienstleister liegen?“ behandelt, was getan werden kann. Zugehörige Erläuterung
Quellen
- Steuerverfahrensordnung Nr. 213 (213 sayılı Vergi Usul Kanunu), Artikel 13–15, 30, 253, 256, 355 wiederholt, 359 und 367; Veröffentlichung der Rechtsvorschrift durch die GİB: Quelltext
- Steueraufsichtsbehörde (Vergi Denetim Kurulu), Häufig gestellte Fragen; Erläuterungen zur Vorlage und zur Rückgabe von Aufzeichnungen: Quelltext
- Steueraufsichtsbehörde (Vergi Denetim Kurulu), Digitale Prüfsysteme: Quelltext
- Handelsgesetzbuch Nr. 6102 (6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu), Artikel 82; Link zum aktuellen Text einschließlich der Änderung des Artikels 55 durch das Gesetz Nr. 7417: Quelltext