Gemeinsame Prüfung der Rechnung und des zugrunde liegenden Handelsverhältnisses
Die Rechnung ist ein wichtiges Handelsdokument, das für im Rahmen eines Handelsbetriebs verkaufte Waren, erbrachte Arbeiten oder gewährte Vorteile ausgestellt wird. In der Regel wird eine Rechnung jedoch nicht unabhängig von dem Vertrag und der Leistung bewertet, die ihr zugrunde liegen. Ob zwischen den Parteien bereits ein Vertrag oder ein tatsächliches Handelsverhältnis bestand, ob eine Bestellung aufgegeben wurde, die Lieferung der Ware oder die Erbringung der Leistung sowie Menge, Einzelpreis, Fälligkeit und Zahlungsbedingungen müssen gesondert festgestellt werden.
Bei einem Rechnungsstreit werden insbesondere:
- Der schriftliche Vertrag, das Angebot und das Bestellformular
- Die frühere Geschäftspraxis der Parteien
- Das Datum der Ausstellung und der Übersendung der Rechnung
- Der Nachweis, dass die Rechnung den Käufer erreicht hat
- Lieferschein-, Lieferungs-, Transport- und Lagerunterlagen
- Leistungsabnahme-, Fertigstellungs- oder Abschlagszahlungsunterlagen
- Angaben zu Menge, Betrag, Rabatt, Steuer und Fälligkeit auf der Rechnung
- Rückgabe-, Preisdifferenz- und Kursdifferenzrechnungen
- Zahlungen, Vorschüsse, Verrechnungen und Aufrechnungen
- Handelsbücher und Kontokorrentaufzeichnungen
- E-Mail-, KEP- und Systemkorrespondenz des Unternehmens
- Umfang des Widerspruchs und Art seiner Übermittlung an die Gegenpartei
gemeinsam bewertet. Allein die Ausstellung einer Rechnung beweist nicht in jedem Fall, dass die in der Rechnung genannte Ware geliefert oder die Leistung vertragsgemäß erbracht wurde. Dagegen können die Erfassung der Rechnung in den Handelsbüchern der Gegenpartei, ihre teilweise Bezahlung, ihre Bestätigung durch Lieferunterlagen oder ihre Anerkennung in späterer Korrespondenz zusammen mit den übrigen Beweisen Gewicht haben.
Widerspruch gegen Rechnungen und die rechtliche Wirkung der Achttagesfrist
Nach dem Türkischen Handelsgesetzbuch gilt der Inhalt einer Rechnung als anerkannt, wenn der Empfänger nicht binnen acht Tagen ab dem Erhalt der Rechnung ihrem Inhalt widerspricht. Damit die Frist angewendet werden kann, muss das Datum des Erhalts der Rechnung feststellbar sein. Aufzeichnungen über die physische Übergabe, KEP-Nachrichten, Aufzeichnungen des E-Rechnungssystems, die E-Mail des Unternehmens und andere Daten elektronischer Benachrichtigungen können bei dieser Prüfung von Bedeutung sein.
Bei der Bewertung der Folgen der Achttagesfrist sind folgende Unterscheidungen zu beachten:
- Die Widerspruchsfrist wird in der Regel nicht ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung, sondern ab dem Datum ihres Erhalts bewertet.
- Ein nicht fristgerechter Widerspruch kann eine gesetzliche Vermutung hinsichtlich des Rechnungsinhalts begründen; diese Vermutung ist nicht absolut und kann widerlegt werden.
- Das Schweigen auf eine Rechnung begründet für sich allein keinen Vertrag, der zwischen den Parteien nie zustande gekommen ist.
- Die Lieferung der Ware oder die tatsächliche Erbringung der Leistung muss, wenn erforderlich, gesondert bewiesen werden.
- Ob die Rechnung vom bestehenden Vertrag abweichende neue Bestimmungen, eine Vertragsstrafe oder einen Fälligkeitsaufschlag enthält, wird gesondert bewertet.
- Ein nach Fristablauf erhobener Widerspruch wird im Streit nicht völlig wertlos; er kann jedoch Folgen für die Beweislage und die gesetzliche Vermutung haben.
- Dem Widerspruch kann auch nur ein Teil der Rechnung, die Menge, der Betrag, die Fälligkeit oder die Art der Leistung zugrunde liegen.
- Der Umfang und der Nachweis einer „Ablehnung“ oder „Anwendungsantwort“ im E-Rechnungssystem und eines Rechnungswiderspruchs im Sinne des Türkischen Handelsgesetzbuchs sind je nach konkretem System und Vorgang gesondert zu prüfen.
Für die Beweissicherheit ist es wichtig, dass der Widerspruch per Notar, KEP, Einschreiben mit Rückschein, mit sicherer elektronischer Signatur versehener Mitteilung oder auf andere Weise erfolgt, deren Zugang bei der Gegenpartei nachgewiesen werden kann, und dass Nummer, Datum und Betrag der beanstandeten Rechnung sowie die Widerspruchsgründe klar angegeben werden.
Abgrenzung des Bestätigungsschreibens vom Abstimmungsschreiben
Ein Bestätigungsschreiben, das zur Verifizierung des Inhalts eines telefonisch, über elektronische Kommunikationsmittel oder mündlich geschlossenen Vertrags oder abgegebener Erklärungen versandt wird, ist im Türkischen Handelsgesetzbuch besonders geregelt. Widerspricht der Empfänger eines Bestätigungsschreibens nicht binnen acht Tagen ab Erhalt, kann dies die gesetzliche Folge haben, dass das Schreiben als dem früheren Vertrag oder der früheren Erklärung entsprechend gilt.
Bei der Bewertung eines Bestätigungsschreibens wird:
- Ob zuvor ein Vertrag geschlossen oder eine Erklärung abgegeben wurde
- Ob das Schreiben ein neues Angebot oder die Bestätigung einer früheren Vereinbarung ist
- Die Vertretungsbefugnis von Absender und Empfänger
- Das Datum der Absendung und des Erhalts des Dokuments
- Frist, Inhalt und Zugangsnachweis des Widerspruchs
- Ob das Schreiben Preis, Menge, Fälligkeit, Lieferung oder Gerichtsstandsbedingungen ändert
- KEP, sichere elektronische Signatur, E-Mail des Unternehmens und Systemaufzeichnungen
- Die tatsächliche Handhabung der Parteien nach dem Bestätigungsschreiben
geprüft. Das Bestätigungsschreiben dient der Bestätigung des Inhalts eines Vertrags oder einer früheren Erklärung; es ist nicht dasselbe Dokument wie ein Abstimmungsschreiben, das die Buchsalden am Periodenende vergleicht. Auch ein Schreiben, mit dem eine Partei einseitig neue Pflichten hinzufügt, wird nicht allein deshalb in seinem gesamten Inhalt verbindlich, weil es den Titel „Bestätigung“ trägt.
Nachweis der Warenlieferung und der Leistungserbringung
Eine Rechnung und ein Handelsbucheintrag zeigen nicht in jedem Fall für sich allein die Erfüllung der Hauptleistung. Die Behauptung der Warenlieferung oder der Leistungserbringung muss durch objektive, der Art der Arbeit angemessene Aufzeichnungen gestützt werden.
Die wichtigsten Beweismittel:
- Versand- und Transportlieferscheine
- Ein unterzeichnetes Übergabeprotokoll
- Lagereingangs- und Lagerausgangsaufzeichnungen
- Fracht- und Logistikaufzeichnungen
- Fahrzeugverfolgungs- und Lieferortdaten
- Bestell- und Einkaufsbestätigung
- Leistungsabnahme- oder Fertigstellungsprotokoll
- Abschlagszahlungs-, Mengenermittlungs- und Baustellenaufzeichnungen
- Benutzerkonto-, Zugriffs- und Systemaufzeichnungen
- Fotos, Videos und digitale Aufzeichnungen mit Zeitangabe
- E-Mail-, KEP- und Unternehmensnachrichten-Aufzeichnungen
- Aufzeichnungen Dritter oder von Subunternehmern
- Spätere Verkaufs-, Nutzungs- oder Verbrauchsaufzeichnungen
Wem die Unterschrift auf dem Lieferdokument gehört und ob die unterzeichnende Person zur Entgegennahme der Lieferung befugt war, muss gesondert geprüft werden. Die Annahme der Ware bedeutet nicht, dass alle Einwendungen hinsichtlich Menge, Qualität, Mängeln oder Vertragsmäßigkeit entfallen sind.
Wie bereiten wir einen Rechnungswiderspruch für die Akte vor?
Wir prüfen gemeinsam, gegen welche Position sich der Widerspruch richtet, wie und wann die Rechnung erhalten wurde, den früheren Vertrag und die Lieferunterlagen. Bei der Bestimmung der Mitteilungsart und ihres Umfangs wird unterschieden, ob die gesamte Schuld oder ein bestimmter Betrag streitig ist.
Welches Datum ist bei der Fristberechnung maßgeblich?
Die acht Tage nach TTK Art. 21/2 knüpfen an den Erhalt der Rechnung an. Auch beim Bestätigungsschreiben ist nach Art. 21/3 das Datum des Erhalts maßgeblich. Halten Sie die Daten der Ausstellung, der Absendung, des Eingangs im System und des Lesens getrennt fest. Die Fristberechnung und die konkrete Mitteilungsart müssen anhand des Dokuments bewertet werden.
Ersetzt eine Rückgaberechnung jeden Widerspruch?
Die Ausstellung einer Rückgaberechnung und die Übermittlung eines rechtlichen Widerspruchs an die Gegenpartei sind nicht dasselbe. Der Grund der Rückgabe, ob die Ware tatsächlich zurückgesandt wurde, der Inhalt der Mitteilung und die Nachweise ihres Zugangs werden gemeinsam geprüft. Auch Mitteilungen zu mangelhafter oder unvollständiger Leistung werden nicht auf einen bloßen Rechnungswiderspruch reduziert.
Aufnahme neuer Bedingungen in die Rechnung
Dass eine Rechnung einen nicht vorab vereinbarten Fälligkeitsaufschlag, eine Vertragsstrafe oder eine Gerichtsstandsklausel enthält, bedeutet nicht, dass diese in jedem Fall zu Vertragsbestandteilen werden. Die Grundvereinbarung und das spätere Verhalten der Annahme werden gesondert bewertet.