Welche Handelsbücher muss eine neu gegründete Gesellschaft führen?
Nach TTK Art. 64 und den Regelungen zu den Handelsbüchern müssen Kaufleute für die Buchführung und die Geschäftsvorfälle des Unternehmens bestimmte Bücher führen. Auch in den aktuellen Erläuterungen des Handelsministeriums zu Gesellschaften wird darauf hingewiesen, dass jeder Kaufmann ein Journal, ein Inventarbuch und ein Hauptbuch führen muss und je nach Gesellschaftsform gesellschaftsrechtliche Bücher wie das Anteilsbuch, das Beschlussbuch des Verwaltungsrats und das Protokollbuch der Generalversammlung vorhanden sind.
Grundlegende Bücher, die in der Aktiengesellschaft zu führen sind
Für die Aktiengesellschaft sind vor allem folgende Bücher zu führen:
- Journal (yevmiye defteri)
- Hauptbuch (defter-i kebir)
- Inventarbuch
- Anteilsbuch
- Beschlussbuch des Verwaltungsrats
- Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung
Es darf nicht angenommen werden, dass alle diese Bücher im selben elektronischen System geführt werden. Die Buchführungsbücher und die Bücher zu den Gesellschaftsorganen und zur Beteiligungsstruktur unterliegen unterschiedlichen Systemen und Vorschriften.
Grundlegende Bücher, die in der GmbH zu führen sind
In der Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind vor allem folgende Bücher zu führen:
- Journal (yevmiye defteri)
- Hauptbuch (defter-i kebir)
- Inventarbuch
- Anteilsbuch
- Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung
Die GmbH kann zusätzlich ein Beschlussbuch der Geschäftsführerversammlung führen. Wird kein gesondertes Beschlussbuch der Geschäftsführerversammlung geführt, ist unter gemeinsamer Berücksichtigung der ETDS-Erläuterungen des Handelsministeriums und der einschlägigen Buchordnung vorzugehen, in welchem Buch und wie die Beschlüsse der Geschäftsführerversammlung erfasst werden.
Was ist das ETDS und worin unterscheidet es sich vom E-Buch?
Das Elektronische Handelsbuchsystem (ETDS) wird vom Handelsministerium betrieben und ermöglicht es, bestimmte Handelsbücher, die nicht die Buchführung des Unternehmens betreffen, in elektronischer Umgebung zu erstellen, zu führen, aufzubewahren und vorzulegen. Dieses System ist nicht dasselbe wie die E-Buch-Anwendung der Steuerverwaltung (GİB).
Welche Bücher erfasst das ETDS?
Nach den Erläuterungen des Handelsministeriums wird das ETDS je nach Gesellschaftsform für das Anteilsbuch, das Beschlussbuch des Verwaltungsrats, das Beschlussbuch der Geschäftsführerversammlung und die Protokoll- und Beratungsbücher der Generalversammlung verwendet.
Für alle Gesellschaften, deren Gründung ab dem 1. Januar 2026 in das Handelsregister eingetragen wird, ist die Führung des Anteilsbuchs und des Protokoll- und Beratungsbuchs der Generalversammlung im ETDS verpflichtend. Mit der Eintragung der Gründung der Gesellschaft sollen diese Bücher im System aktiv werden. Die Führung des Beschlussbuchs des Verwaltungsrats im ETDS ist im Allgemeinen der Wahl der Gesellschaft überlassen; Sonderregeln für Gesellschaften, deren Gründung und die Änderung der Satzung der Genehmigung des Ministeriums unterliegen, sind gesondert zu beachten.
Welche Aufzeichnungen erfasst das E-Buch?
Die E-Buch-Anwendung der GİB ist dagegen das System zur Erstellung der Angaben in den nach der Abgabenordnung (Vergi Usul Kanunu) und dem Türkischen Handelsgesetzbuch zu führenden Buchführungsbüchern in Form elektronischer Aufzeichnungen. In den aktuellen Erläuterungen der GİB sind vom E-Buch im Wesentlichen das Journal und das Hauptbuch (defter-i kebir) erfasst; die Möglichkeit und die Praxis der elektronischen Führung des Inventarbuchs sind gesondert geregelt.
Deshalb ist die folgende Unterscheidung wichtig:
| System | Grundfunktion | Typische Aufzeichnungen |
|---|---|---|
| ETDS | Bücher des Gesellschaftsrechts | Anteilsbuch, Generalversammlungsbuch, Beschlussbücher |
| GİB E-Buch (e-Defter) | Elektronische Führung der Buchführungsbücher | Journal, Hauptbuch; nach aktueller Praxis weitere zugelassene Bücher |
| E-Rechnung / E-Archiv | Erstellung und Übermittlung von Belegen | Rechnungen und Archivbelege |
| E-Zustellung (e-Tebligat) | Elektronische Zustellung von Mitteilungen der Steuerverwaltung | Zustellungsunterlagen |
Die Aufnahme in eines dieser Systeme bedeutet nicht, dass alle anderen Pflichten automatisch erfüllt wären.
Wann wechseln 2026 neu gegründete Gesellschaften zum E-Buch?
In den aktuellen Erläuterungen der Steuerverwaltung zum Allgemeinen Rundschreiben über das Elektronische Buch ist vorgesehen, dass Steuerpflichtige, die nach dem Bilanzprinzip Bücher führen müssen oder freiwillig das Bilanzprinzip wählen, in die E-Buch-Anwendung einbezogen werden müssen. Für Steuerpflichtige, die ab dem 1. Januar 2025 neu ihre Tätigkeit aufnehmen und nach dem Bilanzprinzip Bücher führen werden, ist der Übergang mit dem Datum der Tätigkeitsaufnahme vorgesehen.
Da die Buchführung von Kapitalgesellschaften auf dem Bilanzprinzip beruht, ist die E-Buch-Pflicht bei neuen Aktiengesellschaften und GmbHs gleich zu Beginn des Gründungsprozesses zu behandeln. Bestehen jedoch konkrete Steuerpflicht, besonderes Rechnungsjahr, Verschmelzung, Formwechsel oder andere Sonderstatus, ist das Übergangsdatum gesondert zu prüfen.
Dürfen nach dem Wechsel zum E-Buch noch Papierbücher geführt werden?
Nach der Erläuterung der GİB dürfen Steuerpflichtige, die in die E-Buch-Anwendung einbezogen sind, die erfassten Bücher ab dem Monat der Einbeziehung nicht mehr in Papierform führen. Deshalb ist es wichtig, das Datum des Wechsels zum elektronischen System richtig zu bestimmen. Die Einrichtung eines parallelen und widersprüchlichen Aufzeichnungssystems für denselben Zeitraum ist im Hinblick auf Beweis und Steuerprüfung riskant.
Wie haben sich Eröffnung, Abschluss und Beglaubigung der Bücher geändert?
Dass elektronische Bücher sich verbreiten, bedeutet nicht, dass der klassische Ansatz der „notariellen Beglaubigung“ (noter tasdiki) für jedes Buch in gleicher Weise fortgilt. Für elektronisch geführte Bücher gelten die systemeigenen Mechanismen der Erstellung, Genehmigung, Bescheinigung (berat) und Überprüfung.
Die Rolle des Handelsregisters bei der Gründung
In den Erläuterungen des Handelsministeriums gibt es Regelungen, wonach die Eröffnungsbeglaubigungen der Handelsbücher von Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Genossenschaften bei der Gründung durch die Handelsregisterämter vorgenommen werden. Bei neuen Gesellschaften im Rahmen des ETDS werden das Anteilsbuch und das Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung mit der Eintragung im elektronischen System aktiv.
Bescheinigungs- und Genehmigungsverfahren im E-Buch
In der E-Buch-Anwendung werden die Buchdateien im vorgegebenen Format erstellt, mit Sicherheitsinstrumenten wie elektronischer Signatur oder Finanzsiegel (mali mühür) signiert bzw. genehmigt, und die zugehörigen Bescheinigungsdateien (berat) werden in der vorgeschriebenen Weise in das System hochgeladen. Aktuelle Fristen und technische Leitfäden sind im E-Buch-Portal zu verfolgen. Dass sich eine Buchung in der Buchhaltungssoftware befindet, bedeutet nicht, dass das E-Buch-Verfahren abgeschlossen ist.
Ist die E-Rechnung und die E-Archiv-Rechnung eine Buchführungspflicht?
Nein. E-Rechnung und E-Archiv sind Regime der Rechnungsstellung und -übermittlung; sie sind keine Handelsbücher. Für die Richtigkeit der Buchführung der Gesellschaft müssen Rechnungen und Buchungen jedoch miteinander übereinstimmen.
Warum werden E-Rechnung und E-Buch verwechselt?
Da beide Systeme elektronische Anwendungen der Steuerverwaltung sind, werden sie in der Praxis mitunter als ein einziges „elektronisches Buchführungssystem“ wahrgenommen. Übergangsvoraussetzungen, Belegarten, technische Formate und rechtliche Folgen sind jedoch verschieden. Eine Gesellschaft kann im Rahmen der E-Rechnung erfasst sein und zugleich der E-Buch-Pflicht unterliegen; die beiden Pflichten sind aber getrennt zu prüfen.
Warum ist die elektronische Zustellung für neue Gesellschaften kritisch?
Die elektronische Bekanntgabe von Mitteilungen der Steuerverwaltung ist unabhängig von der Buch- und Aufzeichnungspflicht, aber im Hinblick auf die Fristenkontrolle von höchster Bedeutung. Das Allgemeine Rundschreiben zur Abgabenordnung Nr. 596 vom 11. Oktober 2026 hat die aktuellen Verfahren und Grundsätze des elektronischen Zustellungssystems im Rahmen des Art. 107/A der Abgabenordnung neu geregelt.
Wenn Geschäftsleiter oder Buchhaltung der Gesellschaft nur auf physische Post warten, kann dies ein ernstes Risiko des Rechtsverlusts begründen. Die Rechtsfolgen eines im System der elektronischen Zustellung eingegangenen Dokuments entfallen nicht mit der Begründung, die „E-Mail-Benachrichtigung sei nicht gesehen worden“. Systembenutzer, Vollmachtsübertragung und Verfolgung der Benachrichtigungen sollten daher in den internen Kontrollplan der Gesellschaft aufgenommen werden.
Wie sind elektronische Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren?
Die elektronische Aufzeichnung beseitigt die Aufbewahrungspflicht nicht; sie ändert nur die Form der Aufbewahrung. Nach der Abgabenordnung besteht für Bücher und Belege eine fünfjährige Aufbewahrungs- und Vorlagepflicht. Nach dem Türkischen Handelsgesetzbuch bestehen für die Aufbewahrung von Handelsbüchern und Belegen zusätzlich längere Pflichten. Es ist daher nicht richtig, Aufzeichnungen allein im Hinblick auf die steuerliche Verjährung vorzeitig zu löschen.
Genügt es zu sagen: „Es liegt in der Cloud“?
Nein. Es muss bestimmt werden, in welchem System, in welchem Format, für welche Dauer und unter wessen Zugriff die Aufzeichnungen gehalten werden. Fälle wie die Sperrung des Kontos durch den Softwareanbieter, das Ausscheiden von Gesellschaftspersonal oder Änderungen bei Finanzsiegel oder Benutzerberechtigung dürfen den Zugriff auf die Aufzeichnungen nicht beeinträchtigen.
Warum sind Datensicherung und Zugriffsberechtigung wichtig?
Befinden sich elektronische Bücher und Belege nur im Konto eines einzigen Benutzers, entsteht ein Unternehmensrisiko. Die Gesellschaft muss berechtigte Benutzer, Sicherungsrichtlinie, Aufbewahrungsverantwortlichen und Zugriffsmethode im Krisenfall bestimmen. Da bei einem Cyberangriff oder Datenverlust die Verlustbescheinigung (zayi belgesi) und andere rechtliche Schutzwege in Betracht kommen können, sind Feststellung des Vorfalls und Sicherung der Aufzeichnungen zusätzlich wichtig.
Welche Folgen kann eine fehlerhafte Führung des Anteilsbuchs im ETDS haben?
Das Anteilsbuch ist nicht nur eine Buchführungsaufzeichnung. Es ist eine der wesentlichen Grundlagen in den Aufzeichnungen der Gesellschaft für Beteiligungsstruktur, Erwerb und Übertragung von Anteilen, Angaben zur Gesellschafterstellung und deren Änderungen. Insbesondere bei Anteilsübertragung, Erbfall, Pfändung, Nießbrauch, Teilnahme an der Generalversammlung und Streitigkeiten unter Gesellschaftern können die Eintragungen im Anteilsbuch Bedeutung gewinnen.
Deshalb genügt es für sich genommen nicht, im ETDS angemeldet zu sein; die Aufzeichnungen müssen richtig und aktuell sein. Zwischen dem Vertrag bei der Anteilsübertragung, den Notar-/Registervorgängen und der ETDS-Eintragung sollte kein Widerspruch verbleiben.
Worauf ist bei der Erfassung von Generalversammlungsbeschlüssen im elektronischen Buch zu achten?
Das Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung sollte nicht als ein Bereich angesehen werden, in dem nur eine kurze Zusammenfassung des Beschlussergebnisses geführt wird. Sitzung, Teilnahme, Tagesordnung und Beschlussverfahren sind entsprechend den einschlägigen Vorschriften zu dokumentieren.
Beseitigt eine nachträgliche Eintragung das Risiko?
Nein. Die Rechtmäßigkeit des Beschlusses wird zusammen mit Elementen wie Einberufung, Tagesordnung, Beratungs- und Beschlussquorum, Stimmabgabe, Vertretung und Sitzungsprotokoll gewürdigt. Dass nachträglich eine Eintragung in das elektronische Buch erfolgt, macht einen fehlerhaften Generalversammlungsprozess nicht von selbst wirksam.
Fahrplan der elektronischen Aufzeichnung für eine neu gegründete Gesellschaft
In der Gründungsphase kann folgende Kontrollreihenfolge angewandt werden:
- Bestimmen Sie alle Handelsbücher, die je nach Gesellschaftsform zu führen sind.
- Prüfen Sie den Systembenutzer und die Berechtigungen für das mit der Eintragung im ETDS eröffnete Anteilsbuch und das Generalversammlungsbuch.
- Bestimmen Sie den Beginn der E-Buch-Pflicht.
- Erfüllen Sie die Anforderungen an Finanzsiegel, elektronische Signatur und Buchhaltungssoftware.
- Prüfen Sie den Status bei E-Rechnung/E-Archiv gesondert.
- Bestimmen Sie die Benutzer der elektronischen Zustellung und die Verantwortung für die tägliche Verfolgung.
- Richten Sie ein Verfahren für Aufbewahrung, Sicherung und Berechtigungsübertragung ein.
- Prüfen Sie regelmäßig, dass die rechtlichen, buchhalterischen und Registeraufzeichnungen zu Anteilsübertragung, Generalversammlung und Leitungsbeschlüssen miteinander übereinstimmen.
Die häufigsten Fehler
ETDS und E-Buch für dasselbe System halten
Dieser Fehler kann dazu führen, dass man ein Buch für geführt hält, obwohl die Pflicht in einem anderen System überhaupt nicht erfüllt wurde.
Meinen, mit der E-Rechnung seien alle elektronischen Pflichten erfüllt
Belegordnung und Buchordnung sind nicht dasselbe.
Die Aufzeichnung in der Buchhaltungssoftware mit der E-Buch-Datei gleichsetzen
Dass sich die Buchhaltungsaufzeichnung im Programm befindet, bedeutet nicht, dass die Erstellung, Signatur/Genehmigung und das Bescheinigungsverfahren des vorschriftsgemäßen E-Buchs abgeschlossen sind.
Das Anteilsbuch nur als Gesellschafterliste ansehen
Das Anteilsbuch hat gesellschaftsrechtlich eigenständige rechtliche Bedeutung und kann bei Streitigkeiten unter Gesellschaftern Beweiswert erlangen.
Die elektronische Zustellung der persönlichen Verfolgung durch den Buchhalter überlassen
Die Fristen und Verteidigungsrechte der Gesellschaft dürfen nicht von der persönlichen Aufmerksamkeit einer einzelnen Person abhängig gemacht werden.
Fazit
Seit 2026 ist die Buch- und Aufzeichnungsordnung bei neu gegründeten Gesellschaften mehrschichtig geworden. ETDS, E-Buch, E-Rechnung/E-Archiv und E-Zustellung sind voneinander verschiedene Systeme. Während Anteilsbuch und Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung neu eingetragener Gesellschaften seit dem 1. Januar 2026 im ETDS geführt werden, gilt für die Buchführungsbücher zusätzlich das E-Buch-Regime der GİB.
Für eine gesunde Unternehmensführung kommt es nicht nur darauf an, technisch „im System angemeldet“ zu sein, sondern darauf, dass gesellschaftsrechtliche, buchhalterische und steuerliche Aufzeichnungen dieselbe geschäftliche Wirklichkeit widerspruchsfrei zeigen. Ein bei der Gründung nicht richtig eingerichtetes elektronisches Aufzeichnungssystem kann deutlich höhere Kosten verursachen, wenn eine Anteilsübertragung, eine Steuerprüfung, ein Streit in der Generalversammlung oder die Haftung eines Geschäftsleiters in Rede steht.
Häufig gestellte Fragen
Sind ETDS und E-Buch dasselbe?
Nein. Das ETDS ist das System, das das Handelsministerium für die Bücher des Gesellschaftsrechts nutzt. Das E-Buch ist dagegen die Anwendung der Steuerverwaltung (GİB) zur elektronischen Führung der Buchführungsbücher.
Muss jede Gesellschaft, die nach dem 1. Januar 2026 gegründet wird, das ETDS nutzen?
Ja. Nach der Mitteilung des Handelsministeriums sind alle Gesellschaften, deren Gründung ab diesem Datum in das Handelsregister eingetragen wird, verpflichtet, das Anteilsbuch und das Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung im ETDS zu führen.
Ist das Beschlussbuch des Verwaltungsrats im ETDS ebenfalls Pflicht?
Für alle neu gegründeten Gesellschaften besteht als Grundregel die Pflicht zum Anteilsbuch und zum Protokoll- und Beratungsbuch der Generalversammlung. Die elektronische Führung des Beschlussbuchs des Verwaltungsrats ist im Allgemeinen der Wahl überlassen; für Gesellschaften, die der Genehmigung des Ministeriums unterliegen, sind Sonderregeln gesondert zu prüfen.
Muss eine GmbH ein Beschlussbuch der Geschäftsführerversammlung führen?
Die GmbH kann ein gesondertes Beschlussbuch der Geschäftsführerversammlung führen. Wird kein gesondertes Buch geführt, sind die Beschlüsse vorschriftsgemäß im einschlägigen Gesellschaftsbuch zu erfassen.
Darf eine Gesellschaft, die das E-Buch nutzt, zusätzlich ein Papierjournal führen?
Für die erfassten Bücher nein. Die GİB erklärt, dass die erfassten Bücher ab dem Datum der Einbeziehung in die E-Buch-Anwendung nicht in Papierform geführt werden dürfen.
Bedeutet die Nutzung der E-Rechnung die Nutzung des E-Buchs?
Nein. Die E-Rechnung betrifft die Belegordnung, das E-Buch die Buchführungsordnung. Auch wenn die Übergangspflichten miteinander verbunden sein können, handelt es sich rechtlich um verschiedene Anwendungen.
Müssen elektronische Bücher zusätzlich in Papierausdruck aufbewahrt werden?
Nach den Erläuterungen der GİB müssen ordnungsgemäß in elektronischer Umgebung geführte E-Bücher nicht zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden. Die Pflicht zur elektronischen Aufbewahrung und Vorlage besteht fort.
Beginnt die Frist nicht, wenn wir die elektronische Zustellung nicht sehen?
Die Rechtsfolge der elektronischen Zustellung tritt nach den Zustellungsregeln des Systems ein. Dass eine E-Mail- oder SMS-Benachrichtigung nicht gesehen wurde, macht die Zustellung für sich genommen nicht unwirksam. In der Gesellschaft sollte daher ein regelmäßiges Verfolgungssystem eingerichtet werden.
Was ist bei einem Wechsel des Buchhalters mit den elektronischen Aufzeichnungen zu tun?
Zugriff, Berechtigung, Finanzsiegel, Archiv, Sicherung und Aufzeichnungen früherer Zeiträume sollten schriftlich und kontrolliert übergeben werden. Es darf nicht zugelassen werden, dass Aufzeichnungen nur im Konto des früheren Buchhalters oder eines einzelnen Mitarbeiters verbleiben.
Quellenverzeichnis
- Türkisches Handelsgesetzbuch Nr. 6102 (TTK), insbesondere Art. 64 und 82.
- Handelsministerium der Republik Türkei, „Unternehmensinformationen“. Quelle
- Handelsministerium der Republik Türkei, „Bei Gesellschaften, die nach dem 1. Januar 2026 gegründet werden, wird das Elektronische Handelsbuchsystem verpflichtend“. Quelle
- Handelsministerium der Republik Türkei, „100 Fragen zum ETDS“, Generaldirektion für Binnenhandel des Handelsministeriums.
- Steuerverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı), Allgemeines Rundschreiben über das Elektronische Buch und aktuelle Erläuterungen zum E-Buch. Quelle
- Steuerverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı), aktuelles Informationsdokument zur „E-Buch-Anwendung“.
- Steuerverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı), „Pflichten der Steuerpflichtigen bei Aufnahme und Aufgabe der Tätigkeit“. Quelle
- Steuerverwaltung (Gelir İdaresi Başkanlığı), Allgemeines Rundschreiben zur Abgabenordnung Nr. 596, 11.10.2026. Quelle