Streitigkeiten über E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung
Auch wenn die elektronische Rechnung, die elektronische Archivrechnung und die Papierrechnung unterschiedliche technische Erstellungs- und Übermittlungswege haben, entfällt die Verbindung zwischen Rechnung und zugrunde liegendem Vertrag nicht. Im elektronischen System müssen die Erstellung, Übermittlung und der Erhalt der Rechnung, die Abgabe einer Anwendungsantwort, ein Stornierungsantrag oder eine Benachrichtigung anhand gesonderter Aufzeichnungen verifiziert werden.
Bei Streitigkeiten über E-Rechnung und E-Archiv-Rechnung werden:
- Der Systemstatus von Absender und Empfänger am Tag des Vorgangs
- Das Rechnungsszenario und die Dokumentart
- Die UUID/ETTN-Angabe der Rechnung und ihre Integrität
- Aufzeichnungen über Ausstellung, Versand, Erhalt und Anzeige
- Anwendungsantwort, Ablehnung und Annahme
- Der Stornierungsantrag und zugehörige elektronische Benachrichtigungen
- Die elektronische oder physische Übermittlung der E-Archiv-Rechnung
- Der Abgleich der Rechnung mit Bestellung, Lieferschein und Lieferdokument
- Aufzeichnungen über die Übernahme in das Buchhaltungs- und ERP-System
- Rückgabe-, Preisdifferenz- oder Korrekturbeleg
- Finanzsiegel, elektronische Signatur und Vertretungsbefugnis
- Aufzeichnungen bei der GİB, beim privaten Integrator und in den Systemen der Parteien
geprüft. Dass ein technisches System eine Rechnung als „angenommen“, „abgelehnt“ oder „storniert“ anzeigt, sollte nicht in der Annahme behandelt werden, dies habe für sich allein eine abschließende Wirkung auf das Bestehen der Grundschuld und die Erfüllung der Leistung. Die Systemaufzeichnung muss zusammen mit den rechtlichen Erklärungen und der tatsächlichen Handhabung der Parteien bewertet werden.
Unsere Arbeitsweise bei einer Akte zur elektronischen Rechnung
Wir gleichen die elektronische Originaldatei der Rechnung, die Dokumentenkennung und die Vorgangsaufzeichnungen mit den Vertrags- und Leistungsunterlagen ab. Bei Bedarf wird der Umfang der vom Buchhaltungsverantwortlichen oder vom Integrator einzuholenden Aufzeichnungen bestimmt; ein technischer Statuscode wird nicht für sich allein als Ergebnis der Schuld ausgelegt.
Portalvorgang und rechtliche Mitteilung
Die Voraussetzungen einer bei der GİB eingereichten Stornierungs- oder Widerspruchsmitteilung und einer gegenüber der Gegenpartei abgegebenen rechtlichen Erklärung müssen gesondert geprüft werden. Das Basis- und das Handelsszenario, das E-Archiv-Dokument und der Systemstatus des Empfängers können unterschiedliche Verfahrenswege begründen. Auch die nach dem aktuellen GİB-Leitfaden erforderliche elektronische Mitteilung muss vervollständigt werden.
Welche elektronischen Aufzeichnungen sollten Sie aufbewahren?
- Die XML/UBL-Originaldatei und die Dokumentenkennung ETTN/UUID.
- Aufzeichnungen über Versand, Zustellung, Anwendungsantwort, Ablehnung, Stornierung und Genehmigung.
- KEP-Beweisdateien, Anlagen von Mitteilungen und der Vorgangsverlauf beim Integrator.
- Abgleichsinformationen mit Vertrag, Bestellung, E-Lieferschein (e-İrsaliye) und Zahlung.
Ein PDF-Bild ist eine lesbare Kopie; es sollte nicht angenommen werden, dass es die elektronische Originalaufzeichnung ersetzt. Geben Sie Finanzsiegel, elektronische Signatur und Systempasswörter nicht weiter.
Die E-Rechnung ist keine UETS-Zustellung
Die elektronische Rechnung und die amtliche elektronische Zustellung sind verschiedene Systeme. Die Zustellungsregeln zum UETS (elektronisches Zustellungssystem) gelten nicht automatisch für eine E-Rechnung oder eine KEP-Nachricht. Ist zusätzlich ein Gerichts- oder Vollstreckungsdokument eingegangen, müssen dieses Dokument und der Zustellungsnachweis gesondert geprüft werden.