Vorgänge bei Generalversammlung, Verwaltungsrat und Geschäftsführergremium
Der Wille der Gesellschaft bildet sich durch die zuständigen Organe. Eine nicht ordnungsgemäße Einberufung der Generalversammlung, eine falsch aufgestellte Tagesordnung, ein nicht erreichtes Versammlungs- oder Beschlussquorum, eine falsche Ausübung des Stimmrechts oder Handlungen unbefugter Personen können die Wirksamkeit von Beschlüssen beeinträchtigen.
Bei Vorgängen der Generalversammlung und der Leitung werden
- Vorbereitung ordentlicher und außerordentlicher Versammlungen
- Einberufung, Tagesordnung, Bekanntmachung und Mitteilung an die Gesellschafter
- Anwesenheitsliste, Vollmacht und Kontrolle der Vertretung
- Bestimmung der Versammlungs- und Beschlussquoren
- Erfordernis einer Sonderversammlung der Inhaber von Vorrechten
- Antrag auf einen Vertreter des Ministeriums in erforderlichen Fällen
- Erstellung des Versammlungsprotokolls und der Beschlusstexte
- Versammlungs- und Beschlussprozesse in elektronischer Umgebung
- Wahl und Abberufung von Mitgliedern des Verwaltungsrats oder von Geschäftsführern
- Aufgabenverteilung, Übertragung von Befugnissen und interne Richtlinie
- Vertretungs- und Verpflichtungsbefugnisse sowie Zeichnungsordnung
- Eintragung und Bekanntmachung der Beschlüsse
behandelt. Dass ein Beschluss lediglich in das Handelsregister eingetragen wurde, bedeutet nicht in jedem Fall, dass sein Inhalt rechtmäßig ist.
Beteiligung, Minderheitsrechte und Sonderprüfung
Die Rechte der Gesellschafter erschöpfen sich nicht in der Teilnahme an der Generalversammlung und der Stimmabgabe. Die Rechte auf Auskunft und Einsicht, auf Gewinnanteil, auf Bezug (rüçhan), auf Liquidationsanteil, auf Klage gegen Beschlüsse der Generalversammlung und unter bestimmten Voraussetzungen auf Antrag einer Sonderprüfung werden im Rahmen von Gesellschaftsform und konkretem Fall bewertet.
Die wichtigsten Vorgänge und Streitigkeiten in diesem Bereich sind:
- Feststellung der Gesellschafterstellung und der Beteiligungsquote
- Eintragung in das Anteilsbuch und Berichtigung der Eintragung
- Teilnahme an der Generalversammlung, Vertretung und Stimmrecht
- Auskunfts- und Einsichtsverlangen
- Anträge auf Bestellung eines Sonderprüfers
- Einberufung der Generalversammlung durch die Minderheit oder Aufnahme von Punkten in die Tagesordnung
- Bewertung von Jahresabschlüssen und Geschäftsberichten
- Gewinnverteilung und Ansprüche auf Gewinnanteil
- Ausübung oder Beschränkung des Bezugsrechts (rüçhan)
- Verletzung von Vorrechten und des Gleichbehandlungsgrundsatzes
- Schadensersatzansprüche eines Gesellschafters gegen die Gesellschaft oder die anderen Gesellschafter
Bei der Ausübung der Rechte können je nach Gesellschaftsform, Beteiligungsquote und Art des Verlangens unterschiedliche Verfahren und Fristen gelten.
Unterlagen, die vor der Versammlung vorzubereiten sind
Einberufung, Tagesordnung, Vertretungsnachweise, Jahresabschlüsse und Beschlussentwürfe werden gemeinsam durchgesehen. Die richtige Erfassung von Teilnahme, Stimmabgabe, Widerspruch und Auskunftsverlangen ist in einer späteren Streitigkeit von Bedeutung.
Das Auskunftsverlangen konkretisieren
Es muss deutlich angegeben werden, welcher Vorgang und welcher Zeitraum geprüft werden soll und wann und wie zuvor ein Antrag gestellt wurde. Bei Ablehnung oder ausbleibender Antwort bestehen je nach Gesellschaftsform unterschiedliche Antragsverfahren; Antragsdatum und Antwortunterlagen sollten aufbewahrt werden.
Sonderprüfung und unabhängige Abschlussprüfung sind nicht dasselbe
Ein auf die Aufklärung eines bestimmten Ereignisses gerichteter Antrag auf Sonderprüfung ersetzt nicht die ordentliche unabhängige Abschlussprüfung der Gesellschaft. Antragsberechtigte Personen, vorheriges Auskunftsverlangen, Stand der Generalversammlung und gerichtliche Voraussetzungen werden gemeinsam bewertet.
Übereinstimmung von Beschluss- und Vertretungsunterlagen
Die Übereinstimmung von interner Richtlinie, Übertragung von Befugnissen, eingetragener Vertretungsform und Zeichnungsbefugnissen wird geprüft. Es sollte nicht angenommen werden, dass sich alle Beschränkungen im Innenverhältnis Dritten gegenüber in gleicher Weise geltend machen lassen.