Verträge, Beschaffung und wirtschaftliche Tätigkeiten
- Erstellung von Miet-, Dienstleistungs-, Liefer-, Spenden-, Sponsoring-, Projekt-, Werk-, Bau-, Lizenz- und Kooperationsverträgen
- Bestimmungen zu Befugnis, Transparenz, Interessenkonflikt, Lieferung, Prüfung und Kündigung bei Ausschreibungen oder Angebotsverfahren
- Forderungs- und Vertragsstreitigkeiten aus der gewerblichen Tätigkeit der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe von Vereinen und Stiftungen sowie von Genossenschaften
- Befugnis, Marktbedingungen, Beschluss und Dokumentation bei Geschäften mit nahestehenden Personen von Leitungspersonen oder Mitgliedern
- Protokolle oder gemeinsame Projekte mit öffentlichen Einrichtungen, Kommunen, Universitäten, Unternehmen und internationalen Organisationen
Beschäftigte, Freiwillige und Arbeitsrecht
- Arbeitsverträge, Projektpersonal, befristete Beschäftigung, Arbeit im Homeoffice und Entsendungsunterlagen
- Abgrenzung des Freiwilligenverhältnisses vom Arbeitsvertrag; Regelung von Auslagen, Versicherung, Vertraulichkeit und Verhaltensregeln
- Streitigkeiten über Vergütung, Überstunden, Urlaub, Kündigung, Wiedereinstellung, Mobbing, Arbeitsunfälle und Sozialversicherung
- Bewertung von Arbeitserlaubnis, Aufenthalt und sozialversicherungsrechtlichem Status ausländischer Beschäftigter und Freiwilliger
- Arbeitgebervertretung durch Leitungspersonen, Personaldaten und interne Untersuchungsverfahren
Schutz personenbezogener Daten, Mitglieder- und Spenderdaten
- Verzeichnis der Datenverarbeitung zu Daten von Mitgliedern, Genossenschaftsmitgliedern, Spendern, Begünstigten, Beschäftigten, Freiwilligen und Projektteilnehmern
- Mitgliedschafts- und Beteiligungsregister, Kontaktlisten, Beiträge, Spenden sowie Verfahren mit Gesundheitsdaten oder besonderen Kategorien von Daten
- Datenschutzhinweise, Vorgänge, die eine ausdrückliche Einwilligung erfordern, Aufbewahrung und Vernichtung, Zugriffsberechtigung und Verfahren der Datensicherheit
- Kontrolle der Listen der Generalversammlung, der Protokolle, der Tätigkeitsberichte und der Veröffentlichungen im Internet im Hinblick auf personenbezogene Daten
- Rechtliche Regelung der Datenübermittlung an Geldgeber im Ausland, Zentralorganisationen oder Technologiedienstleister
Finanzielle Compliance, Steuern und Verhinderung der Geldwäsche
- Rechtlicher Rahmen von Einnahmemodell, Spenden, Beiträgen, wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Sponsoring, Vermögen und Projektzahlungen der Organisation
- Bewertung von Steuern, Quellensteuer (stopaj), Mehrwertsteuer, Ausnahmen, Befreiungen, Erklärungen und Belegordnung in Abstimmung mit Finanzberatern
- Risikobasierte interne Kontrolle und Registerführung zu Spendern, Begünstigten, Geschäften und Mittelflüssen
- Compliance-Richtlinien gegen verdächtige Geschäfte, Sanktionen, Terrorismusfinanzierung und die Risiken einer zweckwidrigen Verwendung von Mitteln
- Erstellung von Verfahren für Bankkonten, Annahme von Bargeld, grenzüberschreitende Überweisungen, Ausgaben und die Befugnismatrix
Immaterialgüterrechte, Marke und Ansehen der Organisation
- Schutz von Name, Logo, Marke, Domainname, Veröffentlichungen, Schulungsinhalten, Software und Projektergebnissen der Organisation
- Markeneintragung, Lizenzen, Nutzungserlaubnisse, Sponsoring- und gemeinsame Sichtbarkeitsvereinbarungen
- Streitigkeiten über die unbefugte Nutzung von Name oder Logo, gefälschte Spendenkampagnen, Internet-Domainnamen und Konten in sozialen Medien
- Prüfung von Veröffentlichungen, Fotografien, Videos und Inhalten von Teilnehmenden im Hinblick auf Urheber- und Persönlichkeitsrechte
- Rechtliche Schritte gegen rechtswidrige Veröffentlichungen, die die Organisation zum Ziel haben, und gegen Handlungen des unlauteren Wettbewerbs
Befugnis, Register und Kontrolle für die Compliance aufeinander abstimmen
Wer welchen Vorgang vorschlägt, genehmigt, unterzeichnet und kontrolliert, muss schriftlich festgelegt werden. Beim Wechsel der Leitung können Bücher, elektronische Berechtigungen, Verträge und laufende Anträge mit einem Übergabeprotokoll übergeben werden.
Verhältnismäßigkeit bei Mitglieder- und Spenderdaten
Teilnehmerlisten, Spendeninformationen und Daten von Begünstigten sollten nicht öffentlich zugänglich veröffentlicht werden. Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlage, Zugriff, Aufbewahrung und gegebenenfalls Übermittlung ins Ausland werden gesondert geprüft. Informationspflicht und ausdrückliche Einwilligung sind nicht derselbe Vorgang.
Die Bezeichnung als Freiwilligentätigkeit ist für sich allein nicht maßgeblich
Die tatsächliche Art der Arbeit, Weisungsabhängigkeit, Vergütung und die Aufgabenordnung werden bewertet. Eine Freiwilligenvereinbarung beseitigt nicht von selbst Pflichten, die sich aus einem Arbeitsverhältnis ergeben können. Arbeits- und Aufenthaltsvoraussetzungen ausländischer Personen werden gesondert geprüft.
Umfang der finanziellen Compliance
Dass kein Gewinn verteilt wird, bedeutet nicht, dass jede Einnahme und jede Tätigkeit steuerbefreit ist. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, gewerbliche Tätigkeit und Projekteinnahmen werden gesondert bewertet. Bei der Planung von Kontrollen zu Erträgen aus Straftaten und Mittelflüssen wird nach dem rechtlichen Status bestimmt, ob bestimmte Pflichten für die Organisation gelten; nicht jeder Organisation wird dieselbe Meldepflicht auferlegt.