Vertraulichkeitsvereinbarungen
In einer einseitigen oder gegenseitigen Vertraulichkeitsvereinbarung werden der Umfang der vertraulichen Information, die zulässige Nutzung, zugangsberechtigte Personen, Berater, Finanzierungsgeber, gesetzlich erforderliche Offenlegung, Datensicherheit, Rückgabe oder Vernichtung, die Laufzeit der Vereinbarung und die Folgen eines Verstoßes geregelt.
Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ersetzt weder die Voraussetzung für die Verarbeitung personenbezogener Daten noch den Mechanismus für die Übermittlung ins Ausland oder den im Wettbewerbsrecht zulässigen Informationsaustausch. Ob zwischen konkurrierenden Parteien ein Clean Team und eine Aggregation erforderlich sind, wird gesondert bestimmt.
Verfahrensbrief, Angebot und Bieterverfahren
Bei kontrollierten Verkäufen werden der für potenzielle Erwerber geltende Zeitplan, der Datenraumzugang, die Frage-und-Antwort-Ordnung, die Managementpräsentation, der Inhalt des verbindlichen Angebots, die Finanzierungsbestätigung, Vertragskommentare und die Befugnis des Veräußerers zur Änderung des Verfahrens im Verfahrensbrief (Process Letter) dargelegt.
Es erfolgt eine rechtliche Bewertung, damit Angebote nicht nur nach dem Preis, sondern auch hinsichtlich Bedingtheit, Finanzierungssicherheit, Genehmigungsrisiko, Haftungsforderungen, Dauer bis zum Closing und Abweichungen vom Vertrag verglichen werden können.
Absichtserklärung, Vorprotokoll und Verständigungsschreiben
Die wesentlichen wirtschaftlichen und rechtlichen Bedingungen der Transaktion werden unter den Überschriften Struktur, ungefährer Preis oder Berechnungsmethode, Prüfung, Exklusivität, Vertraulichkeit, Kosten, Genehmigungen, Zeitplan, Gültigkeit und anwendbares Recht gerahmt.
Es ist erforderlich, klar zu trennen, welche Bestimmungen des Dokuments verbindlich und welche eine bloße Verhandlungsabsicht sind. Die Überschrift „unverbindlich“ beseitigt nicht von selbst alle Folgen hinsichtlich Vertraulichkeit, Exklusivität, Kosten, Streitbeilegung oder Verhandeln in böser Absicht.
Prüfung von personenbezogenen Daten, Datenraum und Cyberrisiko
Geprüft werden, zu welchem Zweck und aufgrund welcher rechtlichen Voraussetzung das Ziel Daten von Beschäftigten, Kunden, Lieferanten und Nutzern verarbeitet; ferner Information, Speicherung, Sicherheit, Lieferanten, Verletzungen, Übermittlung ins Ausland und Anfragen betroffener Personen. Ob die Zusammenführung von Datenbanken nach der Transaktion einen neuen Zweck oder eine neue Übermittlung begründet, wird gesondert geplant.
In den Datenraum sollten nicht sämtliche Personalakten, Gesundheitsdaten oder die Kundendatenbank hochgeladen werden. Die Weitergabe von Unterlagen sollte stufenweise, zweckgebunden und verhältnismäßig erfolgen; bei Bedarf sind Anonymisierung, Maskierung, Stichproben, Zugang nur für externe Berater oder die Clean-Team-Methode zu verwenden.
Sicherer Datenraum und Clean-Team-Management
Festgelegt werden die Ordnerstruktur des Datenraums, Zugriffsgruppen, Dokumentenbenennung, Versionen, Downloads, Wasserzeichen, Fristen, Fragen und Antworten, Benachrichtigung über neue Dokumente und Regeln für die Closing-Kopie. Der Zugang wird auf Personen beschränkt, die ihn für die Transaktion benötigen; unkontrolliertes Kopieren auf private Geräte wird verhindert.
Sind die Parteien Wettbewerber, wird für wettbewerbsrelevante Informationen wie kundenbezogene Preise, zukunftsbezogene Pläne, Kapazität, Angebote, Kosten oder Strategie ein Clean-Team-Protokoll eingerichtet. Die Zielgesellschaft wird bis zur Genehmigung und zum Closing weiterhin unabhängig geführt.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Absichtserklärung verbindlich?
Je nach Wortlaut des Dokuments können einige Bestimmungen verbindlich und andere nur ein Verhandlungsrahmen sein. Vertraulichkeit, Exklusivität, Kosten, anwendbares Recht und Streitbeilegung werden häufig verbindlich geregelt. Maßgeblich ist nicht die Überschrift, sondern der ausdrückliche Wortlaut jeder Bestimmung.
Sollte ein Datenraum geöffnet werden, bevor eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet ist?
Bevor sensible Informationen geteilt werden, sollten grundsätzlich Vertraulichkeit, Verwendungszweck, zugangsberechtigte Personen und die Bedingungen für Rückgabe oder Vernichtung geregelt sein. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ersetzt jedoch nicht die Pflichten aus dem Datenschutz- und Wettbewerbsrecht.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum ist ein sicherer Online-Bereich, in dem Transaktionsunterlagen mit Kontrollen für Zugriff, Protokollierung, Versionen und Weitergabe bereitgestellt werden. Er sollte nicht mit einem gewöhnlichen Ordner zur Dateifreigabe gleichgesetzt werden; rollenbasierter Zugriff, Multi-Faktor-Authentifizierung, Wasserzeichen und Protokollfunktionen sind zu verlangen.
Dürfen Beschäftigten- und Kundendaten in den Datenraum hochgeladen werden?
Es dürfen nur Informationen geteilt werden, die für den Transaktionszweck erforderlich sind, eine rechtliche Grundlage haben und verhältnismäßig sind. Angaben zu Identität, Gesundheit, Vergütung oder Kunden sollten bei Bedarf aggregiert, maskiert oder im Zugang beschränkt werden. Vor dem Closing sollte keine unbeschränkte Übertragung von Datenbanken erfolgen.
Warum wird ein Clean Team eingesetzt?
Es wird insbesondere bei Transaktionen zwischen konkurrierenden Unternehmen eingesetzt, um zu verhindern, dass wettbewerbsrelevante Informationen an die täglichen Geschäftsteams der Parteien gelangen. Befugte externe Berater oder eine begrenzte Personengruppe prüfen die Daten und stellen den Parteien aggregierte oder maskierte Ergebnisse zur Verfügung.