Saldenabstimmung, Abstimmungsschreiben und Schuldanerkenntnis
Ein Abstimmungsschreiben kann dazu verwendet werden, dass die Parteien ihre Buchsalden zu einem bestimmten Stichtag vergleichen. Eine unterzeichnete oder elektronisch bestätigte Abstimmung kann je nach Inhalt, Befugnis der unterzeichnenden Person, Vorbehalt und Umfang Beweiswert haben. Jedoch ist nicht jedes Abstimmungsdokument ein vorbehaltloses und unbedingtes Schuldanerkenntnis.
Bei Streitigkeiten über Abstimmungen werden:
- Welches Datum und welchen Zeitraum die Abstimmung umfasst
- Ob der Saldo eine Forderung oder eine Schuld ist
- Ob bestimmte Rechnungen oder Vorgänge ausgenommen wurden
- Unterschrift, Stempel, elektronische Signatur und Vertretungsbefugnis
- Ob das Dokument von einem Buchhaltungsmitarbeiter, Steuerberater, einer Führungskraft oder einem bevollmächtigten Vertreter erstellt wurde
- Der Umfang der Erklärung „stimmt mit unseren Aufzeichnungen überein“
- Ob ein Vorbehalt, Widerspruch oder eine Erläuterung vorhanden ist
- Die Herkunft einer E-Mail-Antwort oder einer Bestätigung im Unternehmenssystem
- Nach der Abstimmung erfolgte Zahlungen, Rückgaben, Verrechnungen oder Korrekturen
- Die Übereinstimmung der Abstimmung mit dem Grundvertrag und den Lieferunterlagen
- Ob das Dokument ein Schuldanerkenntnis, ein Beweisanfang oder ein anderes Beweismittel ist
bewertet. Ein einseitiges Abstimmungsschreiben, auf das nicht geantwortet wurde, und eine von der Gegenpartei in befugter Weise bestätigte Abstimmung haben nicht denselben rechtlichen Wert. Ob die Abstimmung nur die Buchungen oder auch den Rechtsgrund und die Höhe der Schuld anerkennt, muss dem konkreten Text entnommen werden.
Unsere Arbeitsweise bei der Prüfung einer Abstimmung
Wir prüfen, ob das Dokument nur eine Kontobestätigung, ein Schuldanerkenntnis oder eine Zahlungs- und Vergleichsverpflichtung enthält. Zeitraum, Währung, Unterschrift, Vertretungsbefugnis und Vorbehaltsformulierungen werden gemeinsam bewertet und mit den Gegenaufzeichnungen und der späteren Korrespondenz verglichen.
Vor der Unterschrift prüfen
- Sind der vom Dokument erfasste Zeitraum, das Unternehmen und das Konto richtig?
- Sind Rückgaben, Rabatte, Vorschüsse und Verrechnungen noch nicht gebucht?
- Wird die Übergabe von Schecks und Wechseln so dargestellt, als wären sie eingezogen?
- Enthält der Text Zinsen, Verzicht, Erlass oder eine neue Zahlungsverpflichtung?
- Ist die unterzeichnende Person befugt, das Unternehmen in diesem Umfang zu vertreten?
Prüfung bei elektronischer Bestätigung
Ebenso wichtig wie das Konto, von dem die E-Mail gesendet wurde, sind die Befugnis der Person, die Integrität des Inhalts, die Anlagen, die Bestätigungsmethode und die frühere Handhabung. Die Verwendung einer E-Mail-Adresse des Unternehmens zeigt für sich allein keine unbeschränkte Vertretungsbefugnis.
Machen Sie den Streit sichtbar
Wenn Sie das Konto für fehlerhaft halten, listen Sie die Buchungen und Belege auf, auf die es ankommt. Die bloße Korrektur der Buchung innerhalb des Unternehmens bedeutet nicht, dass der Gegenpartei ein Widerspruch mitgeteilt wurde.